Diese für die Erzdiözese Freiburg (Erzdiözese) geltende Vergabeordnung steht im Einklang mit der Diözesanstrategie und dient der Einführung verbindlicher Regelungen bei der Vergabe von Aufträgen nach § 31 der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg. Vergaben von Bauleistungen sind von dieser Ordnung ausgenommen.

Neben grundsätzlichen ökonomischen Gesichtspunkten sind im Sinne der Nachhaltigkeit ökologische Aspekte und soziale Kriterien als untrennbare Einheit zu berücksichtigen. Die Kirche hat in ihrem Auftrag zur Bewahrung der Schöpfung, gerade in der sichtbaren Präsenz durch ökologisch faire Beschaffung, eine besondere Vorbildfunktion.

Im Bewusstsein dieser Verantwortung verpflichtet sich die Erzdiözese zu einem ressourcenschonenden, qualitätsorientierten und ethisch vertretbaren Einsatz aller finanziellen, personellen und sachlichen Mittel. Die Beschaffungsentscheidungen orientieren sich an einem nachhaltigen und wirtschaftlichen Umgang mit kirchlichem Vermögen, im Einklang mit der katholischen Soziallehre sowie den Prinzipien ökologischer und sozialer Verantwortung.

Diese Vergabeordnung dient daher nicht nur der rechtssicheren und wirtschaftlichen Auftragsvergabe, sondern ist Ausdruck des kirchlichen Selbstverständnisses: gerecht, dienend, nachhaltig und dem Wohl des Menschen verpflichtet.

( 1 ) Die Vergabeordnung schafft verbindliche Regeln für die Vergabe von Aufträgen gemäß § 31 der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg, ausgenommen Bauleistungen.

( 2 ) Die Vergabe unterliegt den allgemeinen Vergabegrundsätzen, insbesondere:

( 3 ) Darüber hinaus sind die folgenden Grundsätze zu beachten:

( 1 ) 1 Diese Ordnung findet auf die Erzdiözese und die Kirchengemeinden der Erzdiözese Anwendung, sofern nachstehend nichts anderes bestimmt ist. 2 Sie findet ferner Anwendung auf kirchliche juristische Personen des öffentlichen Rechts, sofern ihre Statuten es vorsehen.

( 2 ) Diese Ordnung gilt für die Vergabe von Aufträgen über Lieferungen und Leistungen sowie für die Vergabe von diesbezüglichen Rahmenverträgen.

( 3 ) 1 Diese Ordnung gilt nicht für die Vergabe von Bauleistungen oder diesbezüglicher Rahmenverträge. 2 Diese bleibt der Vergabeordnung der Erzdiözese Freiburg für das Bauwesen vorbehalten.

( 4 ) Die Beispruchsrechte des Diözesanvermögensverwaltungsrates und des Konsultorenkollegiums sowie sonstige kirchliche Vorschriften über Genehmigungsvorbehalte bleiben von dieser Ordnung unberührt.

( 1 ) 1 Unternehmen oder Personen, die sich selbst am Wettbewerb beteiligen können, sollen nicht beratend oder auf andere Art und Weise an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens und der Erstellung der Vergabeunterlagen mitwirken. 2 Andernfalls ist durch entsprechende Maßnahmen sicherzustellen, dass der Wettbewerb nicht verzerrt wird. 3 Dasselbe gilt auch für abhängige und herrschende Unternehmen gemäß § 17 des Aktiengesetzes sowie für wechselseitig beteiligte Unternehmen gemäß § 19 des Aktiengesetzes. 4 Hiervon ist insbesondere auszugehen, wenn einem der Unternehmen mindestens 25 Prozent der Geschäftsanteile des anderen Unternehmens gehören. 5 Bestehen Zweifel, ob eine solche Konstellation vorliegt, ist eine Klärung mit dem Erzbischöflichen Ordinariat herbeizuführen.

( 2 ) 1 Beschäftigte von Rechtspersonen, auf die diese Ordnung Anwendung findet, dürfen auch nicht an der Durchführung von Vergabeverfahren der Rechtsperson beteiligt sein, bei der sie beschäftigt sind, wenn eine der bietenden Personen dem folgenden Personenkreis des Beschäftigten zuzuordnen ist:

2 Eine Ausnahme kann im Einzelfall durch das Erzbischöfliche Ordinariat genehmigt werden. 3 Die Ausnahme ist zu begründen.

( 3 ) 1 Alle Beschäftigten sind zur Geheimhaltung über Inhalte aus dem Vergabeverfahren verpflichtet. 2 Auch intern dürfen Informationen nur insoweit weitergegeben werden, wie dies zur Abwicklung des Verfahrens oder aus Rechtsgründen erforderlich ist.

( 4 ) 1 Dritte erhalten nur Informationen, soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht. 2 Dabei sind Dienst- oder Geschäftsgeheimnisse zu wahren sowie datenschutzrechtliche Bestimmungen zu beachten.

( 5 ) Werden bei formalen Verfahren nach § 7 Absatz 3 und 4 Dritte mit der Ausführung der Ausschreibung beauftragt, sind Unterlagen, aus denen hervorgeht, welche Bewerber Vergabeunterlagen erhalten bzw. bezogen haben, bis zur Angebotseröffnung geheim zu halten.

Vor Einleitung eines Vergabeverfahrens ist, unter Beachtung der entsprechenden Vergabebestimmungen, insbesondere das Folgende rechtzeitig zu veranlassen:

( 1 ) Der Ablauf der Vergabe im Sinne des § 31 der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg ist in einer Prozessbeschreibung, welche den Anforderungen eines internen Kontrollsystems entspricht, zu dokumentieren.

( 2 ) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens ist der jeweils gültige Beschaffungsprozess anzuwenden sowie sind die vom Erzbischöflichen Ordinariat veröffentlichten Formulare zu verwenden.

( 1 ) Zur Bestimmung des Vergabeverfahrens gemäß § 7 ist der Auftragswert nach Maßgabe der nachstehenden Vorgaben zu schätzen.

( 2 ) 1 Bei der Schätzung des Auftragswerts ist vom voraussichtlichen Gesamtwert der vorgesehenen Beschaffung inkl. Umsatzsteuer auszugehen. 2 Zudem sind etwaige Optionen oder Vertragsverlängerungen sowie die Nebenkosten der Beschaffung zu berücksichtigen.

( 3 ) 1 Die Wahl der Methode zur Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht in der Absicht erfolgen, das anzuwendende Vergabeverfahren gemäß § 7 zu beeinflussen. 2 Setzt sich das zu beschaffende Gut aus mehreren Bestandteilen zusammen, ist eine Aufteilung zur Unterschreitung der Wertgrenzen unzulässig. 3 Ist eine Vergabe nach Losen möglich, so ist für die Wahl der Verfahrensart der Gesamtauftragswert maßgeblich.

( 4 ) Der Wert einer Rahmenvereinbarung wird auf der Grundlage des geschätzten Gesamtwertes aller Einzelaufträge berechnet, die während der gesamten Laufzeit einer Rahmenvereinbarung geplant sind.

( 5 ) Bei Beschaffungen im Rahmen von Dauerschuldverhältnissen mit unbestimmter Laufzeit oder automatischer Verlängerung bei Nichtkündigung ist für die Berechnung des geschätzten Auftragswerts von einer Laufzeit von vier Jahren auszugehen.

( 1 ) Bei der Durchführung der nachstehend aufgeführten Vergabeverfahren ist stets § 1 Absatz 2 und 3 zu berücksichtigen.

( 2 ) Bis zu einem Gesamtwert der Beschaffung von 10.000,00 Euro inkl. Umsatzsteuer erfolgt die Vergabe freihändig.

( 3 ) 1 Liegt der Gesamtwert der Beschaffung zwischen 10.000,00 Euro und 50.000,00 Euro inkl. Umsatzsteuer, sind mindestens drei dokumentierte und nachvollziehbare Vergleichsangebote anzufordern. 2 Sofern die Beschaffung in einzelne Lose teilbar ist, sind für jedes Los mindestens drei Angebote anzufordern. 3 Die Angebote sind mindestens in Textform anzufordern.

( 4 ) Übersteigt der Gesamtwert der Beschaffung 50.000,00 Euro inkl. Umsatzsteuer, ist eine Ausschreibung gemäß § 8 durchzuführen.

( 5 ) Bei der Vergabe von Rahmenverträgen, Dauerschuldverhältnissen und sonstigen genehmigungsbedürftigen Rechtsgeschäften ist zusätzlich § 9 zu beachten.

( 6 ) Ist das Verfahren gemäß Absatz 3 undurchführbar oder kann es aus wichtigem Grund nicht durchgeführt werden, ist vor Auftragsvergabe die Genehmigung des Erzbischöflichen Ordinariats, in Kirchengemeinden des Pfarreivermögensverwaltungsrats, einzuholen.

( 7 ) 1 Ist eine Ausschreibung gemäß Absatz 4 undurchführbar oder kann sie aus wichtigem Grund nicht durchgeführt werden, ist zur Abweichung von dem Ausschreibungsverfahren gemäß § 8 die Genehmigung des Erzbischöflichen Ordinariates, in Kirchengemeinden des Pfarreivermögensverwaltungsrats, erforderlich. 2 Vor Erteilung der Genehmigung nach Satz 1 dürfen keine Angebote eingeholt werden.

( 8 ) 1 Sind Rahmenverträge abgeschlossen, dürfen Aufträge zur Beschaffung nur nach Maßgabe dieser Verträge erteilt werden; ein Vergabeverfahren nach Absatz 2 bis 4 findet nicht statt. 2 Hiervon können Kirchengemeinden zur Förderung der lokalen Beschaffung abweichen, wenn lokale Bezugsquellen am Ort der Leitungserbringung bestehen,

3 Die Abweichung vom Rahmenvertrag ist zu begründen und zu dokumentieren.

( 1 ) 1 Ausschreibungen sind Verfahren, bei denen die Angebotseinholung auf Grundlage einer produkt- und herstellerneutralen Leistungsbeschreibung erfolgt und eine genehmigte Bedarfsanforderung zugrunde liegt. 2 Die genehmigende Stelle ergibt sich aus dem Beschaffungsprozess gemäß § 5 Absatz 2 dieser Ordnung. 3 Das Beschaffungsgut ist hinreichend mit einer eindeutigen und vollständigen Aufzählung aller Anforderungen zu beschreiben. 4 Die Leistungsbeschreibung kann konstruktiv anhand der Leistungserwartungen und Anforderungen des Beschaffungsgutes erfolgen oder funktional an der Darstellung des Nutzungszwecks und der Rahmenbedingungen orientiert sein, sofern keine konstruktive Beschreibung möglich erscheint.

( 2 ) 1 Die Angebotseinholung kann dadurch erfolgen, dass eine unbegrenzte Anzahl an Anbietern öffentlich zur Angebotsabgabe aufgefordert wird (offene Ausschreibung) oder dadurch, dass eine begrenzte Anzahl von Anbietern, mindestens jedoch drei, zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (beschränkte Ausschreibung). 2 Die Entscheidung, welche Art der Ausschreibung gewählt wird, liegt im Ermessen des für die Vergabe Verantwortlichen.

( 3 ) Die im jeweiligen Beschaffungsprozess definierten Kontrollen des internen Kontrollsystems und bzw. oder im Prozess definierte organisatorische Zuständigkeiten im Rahmen der Beschaffung sind jeweils zu berücksichtigen und einzuhalten.

( 1 ) 1 Rahmenverträge regeln die Rechte und Pflichten der Vertragspartnerinnen bzw. der Vertragspartner aus später zu schließenden Einzelverträgen im Voraus. 2 Diese vorab festgelegten Vertragsinhalte beinhalten keine regelmäßige Abnahmeverpflichtung, aber eine Leistungsverpflichtung der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers. 3 Für den Fall, dass Einzelverträge abgeschlossen werden, gelten die im Rahmenvertrag ausgehandelten Bedingungen. 4 Rahmenverträge sind in der Regel zeitlich begrenzt und enthalten den Preisrahmen sowie die ungefähre, durchschnittliche Abnahmemenge bzw. den Leistungsumfang. 5 Verschiedene Punkte der zu erbringenden Leistung sind noch nicht näher definiert.

( 2 ) Rahmenverträge müssen spätestens alle vier Jahre neu ausgeschrieben werden.

( 3 ) 1 Der Abschluss von Rahmenverträgen bleibt der Erzdiözese vorbehalten. 2 Sie bedürfen vor Vertragsschluss der Genehmigung des Erzbischöflichen Ordinariates.

( 1 ) Dauerschuldverhältnisse, insbesondere Miet- und Leasingverträge, mit einem sich über die Vertragslaufzeit erstreckenden Vertragsvolumen von mehr als 50.000,00 Euro inklusive Umsatzsteuer bedürfen vor Vertragsschluss der Genehmigung des Erzbischöflichen Ordinariates.

( 2 ) Aufträge im Zusammenhang mit

dürfen nur nach vorheriger Einbindung des Erzbischöflichen Ordinariates vergeben werden.

( 3 ) Für Kirchengemeinden gelten die im Pfarreigesetz vorgesehenen Genehmigungsvorbehalte.

( 1 ) Die Vergabe erfolgt durch Zuschlag.

( 2 ) Eine Vergabe ist nur zulässig, wenn das jeweils durchzuführende Vergabeverfahren ordnungsgemäß durchgeführt worden ist.

( 3 ) Der Zuschlag darf nur durch hierzu bevollmächtigte Personen, unter Wahrung der gültigen Vollmachten und Wertgrenzen erteilt werden.

( 4 ) 1 Der Zuschlag ist zumindest in Textform zu erteilen. 2 Er kann durch Annahme eines Bieterangebots erklärt werden. 3 Ein formloser Zuschlag ist ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragswert gemäß § 6 die für geringwertige Wirtschaftsgüter jeweils geltende Wertgrenze nicht übersteigt.

( 5 ) 1 Bei den formalen Vergabeverfahren (§ 7 Absatz 3 und 4) ist eine klare Trennung der formalrechtlichen Entscheidungsbefugnis einzuhalten. 2 Der Zuschlag bedarf zweier funktionsgetrennter Unterschriften.

( 6 ) Bei Beauftragung externer Dritter ist generell zu prüfen, ob insbesondere zur Verschwiegenheit, zur Wahrung von Dienst- und Datengeheimnissen sowie zur Korruptionsvorbeugung (z. B. im Hinblick auf Vorteilsannahme, Vorteilsgewährung, Bestechung, Bestechlichkeit) vertragliche Regelungen aufzunehmen sind bzw. die bestehenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

( 7 ) 1 Die Rechte der Mitarbeitervertretungen gemäß Mitarbeitervertretungsordnung sind zu wahren. 2 Hierzu ist vor Erteilung des Zuschlags zu prüfen, ob derartige Rechte durch den Zuschlag betroffen sind.

( 1 ) Die Vergabe von Aufträgen ist gemäß den Grundsätzen des § 1 Absatz 2 und 3 zu begründen und zu dokumentieren.

( 2 ) 1 Alle Vergaben sind vollständig in einer Vergabeakte festzuhalten und alle Verfahrensschritte, von der Bedarfsermittlung bis zur Auftragsvergabe, sind zu belegen. 2 Insbesondere sind die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen der einzelnen Entscheidungen mindestens in Textform festzuhalten.

( 1 ) 1 Für alle Dokumente der Vergabeakte, die als begründende Unterlagen für die Schlussrechnung in Frage kommen, besteht eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren. 2 Dies betrifft insbesondere Angebote, Bieteranfragen, Aufträge oder Auftragszettel, weitere Vertragsbedingungen, Nachträge, Abnahmeprotokolle und sonstige Dokumente, die im Zusammenhang mit dem Zuschlag stehen. 3 Die Frist beginnt in der Regel am 1. Januar des Jahres der Beschlussfassung über den Jahresabschluss des folgenden Haushaltsjahres.

( 2 ) 1 Nicht berücksichtigte Angebote, die nicht mit dem Zuschlag im Zusammenhang stehen, sowie alle übrigen Unterlagen der Vergabeakte, die keiner gesetzlichen Bestimmung unterliegen, sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren. 2 Die Frist beginnt mit der Zuschlagserteilung.

( 3 ) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Unterlagen grundsätzlich dem Erzbischöflichen Archiv Freiburg zur Archivierung anzubieten.

( 1 ) Die Vergabeordnung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft.

( 2 ) Gleichzeitig tritt die Vergabeordnung der Erzdiözese Freiburg K. d. ö. R. vom 19. Februar 2021 (ABl. S. 31), zuletzt geändert am 8. Februar 2022 (ABl. S. 84) außer Kraft.