(1) ₁Gegenstand dieser Verordnung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Erzdiözese Freiburg und ihrer unselbstständigen Einrichtungen, durch die Römisch-Katholischen Kirchengemeinden, durch die Verwaltung von kirchlichen Stiftungen des öffentlichen Rechts und durch sonstige öffentlich-rechtlich verfasste kirchliche Stellen für andere öffentlich-rechtlich verfasste kirchliche Stellen. ₂Diese Stellen handeln entweder als Verantwortliche oder Verarbeiter im Sinne dieser Verordnung. ₃Die Verordnung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit eine der genannten Körperschaften und angehörigen Einrichtungen diese Daten für eine der anderen genannten Körperschaften und angehörigen Einrichtungen verarbeitet.

₄Die Verarbeitung umfasst insbesondere folgende Aufgaben:

(2) Die Verarbeitung erfolgt unbefristet und endet spätestens mit dem ersatzlosen Außerkrafttreten dieser Verordnung.

(1) ₁Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten:

Nähere Beschreibung der Verarbeitung im Hinblick auf Art und Zweck der Aufgaben des Verarbeiters: Bereitstellung, Administration, Betrieb, Durchführung und Betreuung der in § 1 Abs. 1 dieser Verordnung genannten Arten der Verarbeitung zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Verwaltungstätigkeit in den dort genannten Körperschaften und angehörigen Einrichtungen.

₂Die Verarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. ₃Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der §§ 39 ff. KDG erfüllt sind.

(2) Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien:

(3) Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

(1) ₁Der Verarbeiter hat die Umsetzung der im Vorfeld der Verarbeitung dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Durchführung zu dokumentieren und dem Verantwortlichen auf Nachfrage zur Prüfung zu übergeben. ₂Soweit eine Prüfung/ein Audit des Verantwortlichen einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

(2) ₁Der Verarbeiter hat die Sicherheit gemäß den §§ 29 Abs. 4 lit. c, 26 KDG insbesondere in Verbindung mit § 7 Abs. 1 und 2 KDG und den einschlägigen Regelungen der jeweils geltenden KDG-DVO herzustellen. ₂Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. ₃Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von § 26 Abs. 1 und 3 KDG zu berücksichtigen.

(3) ₁Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. ₂Insoweit ist es dem Verarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. ₃Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. ₄Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

(1) ₁Der Verarbeiter darf die Daten, die verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. ₂Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Verarbeiter wendet, wird der Verarbeiter dieses Ersuchen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten.

(2) Soweit vom Gegenstand der Verarbeitung umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen unmittelbar durch den Verarbeiter sicherzustellen.

Der Verarbeiter hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieser Verordnung gesetzliche Pflichten gemäß den §§ 26, 29 bis 33 KDG; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

(1) ₁Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß den §§ 37, 38 KDG ausübt. ₂Dessen Kontaktdaten werden dem Verantwortlichen zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. ₃Ein Wechsel des betrieblichen Datenschutzbeauftragten wird dem Verantwortlichen unverzüglich mitgeteilt.

(2) ₁Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß den §§ 26 Abs. 5, 29 Abs. 4 lit. b, 30 KDG. ₂Der Verarbeiter setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. ₃Der Verarbeiter und jede dem Verarbeiter unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Verantwortlichen verarbeiten, einschließlich der in dieser Verordnung eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

(3) Die Umsetzung und Einhaltung aller für die Verarbeitung erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß den §§ 29 Abs. 4 lit. c, 26 KDG.

(4) Der Verantwortliche und der Verarbeiter arbeiten auf Anfrage mit der kirchlichen Datenschutzaufsicht bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

(5) ₁Die unverzügliche Information des Verantwortlichen über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der kirchlichen Datenschutzaufsicht, soweit sie sich auf diese Verarbeitung beziehen. ₂Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Verarbeitung beim Verarbeiter ermittelt.

(6) Soweit der Verantwortliche seinerseits einer Kontrolle der kirchlichen Datenschutzaufsicht, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Verarbeitung beim Verarbeiter ausgesetzt ist, hat ihn der Verarbeiter nach besten Kräften zu unterstützen.

(7) Der Verarbeiter kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

(8) Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Verantwortlichen im Rahmen seiner Kontrollrechte nach § 7 dieser Verordnung.

(1) ₁Als Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieser Verordnung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf den Gegenstand der Verarbeitung beziehen. ₂Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Verarbeiter z. B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. ₃Der Verarbeiter ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Verantwortlichen auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

(2) Der Verarbeiter legt dem Verantwortlichen zu Beginn der Verarbeitung eine Liste der Unterverarbeiter vor und unterrichtet ihn unverzüglich bei etwaigen Änderungen (mind. Textform).

(3) Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Verantwortlichen an den Unterverarbeiter und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterverarbeitung gestattet.

(4) ₁Erbringt der Unterverarbeiter die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Verarbeiter die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. ₂Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 S. 2 dieser Verordnung eingesetzt werden sollen.

(5) ₁Eine weitere Auslagerung durch den Unterverarbeiter bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Verarbeiters (mind. Textform). ₂Sämtliche Regelungen dieser Verordnung sind auch dem weiteren Unterverarbeiter aufzuerlegen.

(1) ₁Der Verantwortliche hat das Recht, im Benehmen mit dem Verarbeiter Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. ₂Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Verordnung durch den Verarbeiter zu überzeugen.

(2) ₁Der Verarbeiter stellt sicher, dass sich der Verantwortliche von der Einhaltung der Pflichten des Verarbeiters nach § 29 KDG überzeugen kann. ₂Der Verarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortlichen auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur die konkrete Verarbeitung betreffen, kann, soweit einschlägig, erfolgen durch:

Der Verarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der in den §§ 26, 33 bis 35 KDG genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u. a.:

(1) Mündliche Weisungen bestätigt der Verantwortliche unverzüglich (mind. Textform).

(2) ₁Der Verarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. ₂Der Verarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird.

(1) ₁Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt. ₂Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

(2) ₁Nach Beendigung der Verarbeitung oder früher nach Aufforderungdurch den Verantwortlichen – spätestens mit ersatzlosem Außerkrafttreten dieser Verordnung – hat der Verarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit der Verarbeitung stehen, dem Verantwortlichen auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. ₂Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. ₃Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

(3) ₁Dokumentationen, die dem Nachweis der auftragsund ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Verarbeiter entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über die Beendigung der Verarbeitung hinaus aufzubewahren. ₂Er kann sie zu seiner Entlastung bei Beendigung der Verarbeitung dem Verantwortlichen übergeben.

Diese Verordnung tritt zum 1. Juni 2021 in Kraft.