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#Anwendungserlass zur Budgetierung und Bewirtschaftung gemäß § 66 Absatz 4 Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg (HO)
vom 14. Februar 2023
1 Geltungsbereich und Grundlagen
#1.1 Geltungsbereich und Inkraftsetzung
1 Der Anwendungserlass zur Budgetierung und Bewirtschaftung ist für die Erzdiözese Freiburg K.d.ö.R. sowie deren unselbständige Einrichtungen und Stellen verbindlich.
2 Er tritt am 1. Januar 2023 in Kraft. 3 Der am 6. Mai 2021 veröffentlichte Anwendungserlass (ABl. S. 57 bis 75, Nr. 60) tritt hierdurch außer Kraft.
#1.2 Grundlagen
1 Die Verpflichtung für einen verantwortungsvollen Umgang mit den anvertrauten Mitteln ergibt sich unmittelbar aus dem Kirchenrecht, insbesondere aus can. 1284 CIC sowie aus der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg. 2 Die dortigen Bestimmungen umschreiben den verbindlichen Rahmen und begründen die besonderen Sorgfaltspflichten der Finanz- und Vermögensverwaltung der Erzdiözese Freiburg.
3 Der vorliegende Anwendungserlass regelt gemäß § 66 Absatz 4 der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg (HO) die Budgetierung und Bewirtschaftung.
4 Grundlagen sind die am 5. Juni 2022 durch Erzbischof Stephan Burger in Kraft gesetzte Diözesanstrategie, die Finanz- und Vermögensstrategie der Erzdiözese Freiburg vom 1. Januar 2019 sowie die Diözesanen Leitlinien vom 29. Juni 2017.
4 Grundlagen sind die am 5. Juni 2022 durch Erzbischof Stephan Burger in Kraft gesetzte Diözesanstrategie, die Finanz- und Vermögensstrategie der Erzdiözese Freiburg vom 1. Januar 2019 sowie die Diözesanen Leitlinien vom 29. Juni 2017.
5 Er gibt den Rahmen für eine ordnungsgemäße operative Planung und Budgetierung, sowie für die sich anschließende Bewirtschaftung vor.
#1.3 Ziele der Budgetierung und Bewirtschaftung
1 Das Ziel der Budgetierung und Bewirtschaftung besteht darin, den Budgetverantwortlichen einen verbindlichen und verlässlichen Rahmen zur zielführenden und erfolgreichen Umsetzung der Diözesanstrategie und der sich hieraus ableitenden Aufgaben und Aufträge zur Verfügung zu stellen. 2 Die dezentrale Fach- und Ressourcenverantwortung, die sich aus der Strategie ableitenden Budgets sowie sämtliche Maßnahmen, Projekte, Initiativen und diözesanen Zuschüsse, sind Kernelemente der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle für die Erzdiözese Freiburg.
3 Ein weiteres Ziel besteht darin, die zur Zielerreichung erforderlichen Kompetenzen der verantwortlichen Organisationseinheiten zu stärken. 4 Eine wirkungs- und ergebnisorientierte Bewirtschaftung erfordert somit eine hinreichende Flexibilität für die Budgetverantwortlichen.
5 Die Verantwortlichen werden mit den zur Zielerreichung erforderlichen Entscheidungsspielräumen und Kompetenzen ausgestattet, um eigenverantwortlich, kostenbewusst und wirtschaftlich die strategischen Ziele der Erzdiözese Freiburg zu erreichen.
6 Darüber hinaus erfordern Veränderungen des finanziellen Handlungsrahmens, insbesondere hervorgerufen durch den gesellschaftlichen Wandel und den damit zusammenhängenden Herausforderungen, einen gezielten Ressourceneinsatz.
7 Der Planung und Budgetierung kommt somit im ersten Schritt die Aufgabe zu, sämtliche wahrzunehmenden (Regel-)Aufgaben und Maßnahmen auf die Diözesanstrategie auszurichten, um diese im zweiten Schritt zu priorisieren und die Zielerreichung im Zuge der Bewirtschaftung durch quantitative und qualitative Merkmale zu messen.
Ziele der Budgetierung und Bewirtschaftung |
Gewährleistung der strategischen Zielerreichung |
Stärkung und Unterstützung der strategischen, wirkungsorientierten Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle der Bistumsleitung |
Stärkung der Kompetenzen der Budgetverantwortlichen durch die Bereitstellung angemessener Entscheidungsspielräume |
Flexible und transparente Mittelverwendung |
Förderung wirtschaftlichen Handelns durch Anreize zum Erkennen und Umsetzen von Einsparpotentialen |
Konsequente Verknüpfung von Leistungs- und Ressourcensteuerung |
Steigerung von Transparenz für Gremien und Öffentlichkeit |
2 Budgetierung
#2.1 Begriffsdefinitionen
Handlungsfelder
1 Handlungsfelder bilden abteilungsübergreifendende und übergeordnete Aufgaben und Themenfelder ab, wodurch kirchliches Handeln konkret, sichtbar und erfahrbar wird.
2 Sie leiten sich direkt aus den kirchlichen Grunddiensten und strategischen Zielen ab und bündeln direkte und indirekte Angebote und Leistungen der Erzdiözese Freiburg und zwar unabhängig von deren organisatorischer Zuordnung.
3 Durch die Implementierung von Handlungsfeldern wird die Betrachtung und Analyse von Budgets auf Ebene der einzelnen Organisationseinheiten (Hauptbudgets) um eine weitere – horizontale – Dimension ergänzt. 4 Handlungsfelder nehmen jedoch keinen Einfluss auf definierte Budgetverantwortlichkeiten, Entscheidungsmechanismen, Prozesse, Abläufe oder Vollmachten.
5 Damit die Handlungsfelder ihren Beitrag zu einer ziel- und zweckorientierten Steuerung der Mittelverwendung erfüllen können, bedarf es der eindeutigen Zuordnung des Ressourcenbedarfs je Kostenstelle und Auftrag für:
- (Regel-)Aufgaben,
- Investitionen,
- Maßnahmen, Projekte und Initiativen sowie
- diözesane Zuschüsse.
6 Hierdurch wird erkennbar, ob und in welchem Umfang sich die Planung und anschließende Bewirtschaftung der Organisationseinheiten an den Handlungsfeldern und der Diözesanstrategie ausrichtet.
Budgetierung
1 Unter Budgetierung wird die Gesamtheit aller Prozesse, Maßnahmen, Aktivitäten und Regelungen zur Erstellung und Genehmigung eines Budgets verstanden.
2 Eine wirkungsvolle Budgetierung richtet dabei sämtliche Aktivitäten und Ressourcen auf die strategischen Ziele und inhaltlichen Schwerpunkte der Erzdiözese Freiburg aus. 3 Im Verlauf der Budgetierung werden einer Organisationseinheit finanzielle Ressourcen zum eigenverantwortlichen Erreichen zuvor festgelegter Maßnahmen, Projekte und Initiativen zur Verfügung gestellt.
4 Hieraus folgt, dass Budgets nur dann zur Verfügung stehen, sofern diese für konkrete Maßnahmen, Projekte und Initiativen eingesetzt werden, die sich eindeutig aus der Diözesanstrategie ableiten. 5 Darüber hinaus ist es für eine zielorientierte Steuerung unerlässlich, den Grad der Zielerreichung anhand quantitativer und qualitativer Merkmale messen zu können. 6 Die nachfolgende Grafik bildet die Zusammenhänge ab:
Festlegung des Budgets Diözesanstrategie – strategische Ziele –> Ermittlung der Eckwerte –> Festlegung der operativen Ziele pro Hauptabteilung –> Konkrete Planung der Zielerreichung und Abgleich mit den strategischen Zielen –> Erstellung von Einzelplänen durch Hauptabteilungen –> Aggregation der Einzelpläne zum Globalhaushalt –> Beschlussfassung |
Umsetzung und Steuerung Durchführung von Maßnahmen, Projekten oder Initiativen –> Steuerung der Zielerreichung –> Steuerung der Budgeteinhaltung –> Nachsteuerung bei Zielen und/oder Budgets –> Zielerreichung |
Budget
1 Ein Budget stellt den monetären Maximalrahmen je Rechnungsjahr und Organisationseinheit zur Zielerreichung dar.
2 Ein Budget besteht aus einer oder mehreren Ertrags- und Aufwandsposition(en) und ist das Ergebnis der Budgetierung. 3 Dieses wird nach vollständiger und richtiger Ermittlung des Ressourcenbedarfs einer Organisationseinheit zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung übertragen.
4 Die zur Verfügung gestellten monetären Ressourcen sind zur Erreichung der zuvor vereinbarten Maßnahmen, Projekte oder Initiativen einzusetzen.
5 Zur zielorientierten Steuerung und Informationsversorgung für die Bistumsleitung und die Gremien ist es erforderlich, dass die Budgetverantwortlichen ihre Zielerreichung und Budgeteinhaltung fortlaufend evaluieren und deren Ergebnisse der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zur Verfügung stellen.
Budgetverantwortliche
1 Durch die Errichtung dezentraler Budgets erfolgt die Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung mit dem Ziel eines effektiven und effizienten Ressourceneinsatzes.
2 Budgetverantwortliche im Sinne dieser Richtlinie sind diejenige, denen die Verantwortung für die inhaltliche und zeitliche Zielerreichung sowie die Einhaltung des zur Verfügung stehenden Budgets obliegt.
3 Die dezentrale Verantwortung zur Erreichung der vereinbarten Ziele und die Zuordnung der zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen erfolgt entlang der Budgethierarchie.
4 Die Budgethierarchie und Verantwortung wirkt sich dabei unmittelbar auf den Prozess zur Erstellung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg sowie auf die sich anschließende Bewirtschaftung aus.
#2.2 Budgethierarchie-Ebenen
1 Die Budgethierarchie orientiert sich an der Organisations- und Aufbaustruktur der Erzbischöflichen Kurie. 2 Jedes Budget ist somit eindeutig und transparent den jeweils für die Zielerreichung verantwortlichen Organisationseinheiten sowie deren Leitungspersonen zugeordnet.
3 In der Erzdiözese Freiburg werden vier Budgethierarchie-Ebenen unterschieden, deren Zusammenhänge nachfolgend dargestellt werden:
Globalebene | ||
Hauptebene | ||
Hauptbudget 1 | Hauptbudget 2 | Hauptbudget 3 |
Referatsebene | ||
Referatsbudget 1 | Referatsbudget 2 | Referatsbudget 3 |
Fachebene | ||
Fachbudget 1 | Fachbudget 2 | Fachbudget 3 |
Ebene 1 – Globalbudget
1 Das Globalbudget bildet den durch die Kirchensteuervertretung beschlossenen maximal zur Verfügung stehenden Rahmen eines Haushaltsjahres für die Erzdiözese Freiburg. 2 Es setzt sich zusammen aus der Gesamtheit der einzelnen Hauptbudgets zuzüglich zentral verwalteter Mittel (z. B. Deckungsreserve gemäß § 13 HO).
3 Die Verantwortung für die Einhaltung des Globalbudgets obliegt dem Diözesanökonomen der Erzdiözese Freiburg.
Ebene 2 – Hauptbudget
1 Das Hauptbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen einer Hauptabteilung bzw. vergleichbaren Organisationseinheit dar. 2 Das Überschreiten eines Hauptbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 3 Treten im Zuge der Bewirtschaftung Sachverhalte auf, die ein Überschreiten erforderlich machen, ist die für Finanzen zuständige Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats umgehend und rechtzeitig zu informieren (weitere Ausführungen vgl. Kapitel 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets). 4 Die Budgetverantwortung obliegt der Leitung der Organisationseinheit.
Ebene 3 – Referatsbudget
1 Das Referatsbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen eines Referats dar. 2 Es setzt sich zusammen aus dem originären Budget des Referats und ggf. aus den Budgets zugeordneter unselbständiger Einrichtungen. 3 Ein Überschreiten des Referatsbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 4 Treten im Zuge der Bewirtschaftung Sachverhalte auf, die ein Überschreiten des Budgets erforderlich machen, ist die Leitung der entsprechenden Organisationseinheit umgehend und rechtzeitig zu informieren (weitere Ausführungen vgl. Kapitel 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets). 5 Die Budgetverantwortung obliegt der Leitung des Referats.
Ebene 4 – Fachbudget
1 Das Fachbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen einer unselbständigen Einrichtung der Körperschaft Erzdiözese dar. 2 Ein Überschreiten des Fachbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 3 Treten im Zuge der Bewirtschaftung Sachverhalte auf, die ein Überschreiten des Budgets erforderlich machen, ist die Leitung desjenigen Referates umgehend und rechtzeitig zu informieren, dem die Einrichtung organisatorisch zugeordnet ist. 4 Die Budgetverantwortung obliegt der Einrichtungsleitung.
5 Die den Budgethierarchieebenen zugeordneten Organisationseinheiten der Körperschaft Erzdiözese Freiburg werden nachfolgend definiert.
Übersicht Hauptbudgets der Körperschaft Erzdiözese Freiburg
1 Die Budgethierarchie orientiert sich an der Organisationsstruktur der Erzbischöflichen Kurie. 2 Eine sich ändernde Aufbauorganisation (Wegfall, Neuerrichtung oder Umsetzung) führt nicht zur Novellierung dieses Anwendungserlasses. 3 Vielmehr ist diese insbesondere für hinzukommende Organisationseinheiten mit dem Tag ihrer Errichtung verbindlich. 4 Für die Planung und Bewirtschaftung findet der Geschäftsverteilungsplan in seiner jeweils gültigen Fassung entsprechende Anwendung.
Referatsbudgets und Fachbudgets innerhalb der Körperschaft Erzdiözese Freiburg
1 Die Referatsbudgets sind dem jeweils gültigen Organigramm des Erzbischöflichen Ordinariats zu entnehmen. 2 Die Fachbudgets ergeben sich aus der organisatorischen Zuordnung der Referate der jeweiligen Hauptabteilungen, Stabsstellen sowie Diözesanstellen im Erzbischöflichen Ordinariat.
Budgethierarchieebenen und Verantwortlichkeiten | ||
Budget | Beschreibung | Budgetverantwortung |
Globalbudget | Global- oder Gesamthaushalt der Erzdiözese Freiburg | Diözesanökonom |
Hauptbudget | Budget einer Hauptabteilung oder einer vergleichbaren Organisationseinheit der Erzbischöflichen Kurie | Leitung Hauptabteilung bzw. Leitung vergleichbarer Organisationseinheit |
Referatsbudget | Budget eines einer Organisationseinheit zugeordneten Referats | Leitung des Referats |
Fachbudget | Budget einer unselbständigen Einrichtung der Erzdiözese, welche einem Referat der Erzbischöflichen Kurie zugeordnet ist | Leitung der jeweiligen Einrichtungen |
2.3 Zentrale und dezentrale Planungselemente
1 Die Erstellung des Haushalts und seiner Bestandteile erfolgt sowohl durch zentrale als auch durch dezentrale Planungselemente. 2 Die Steuerung und Letztverantwortung der Planung und Bewirtschaftung liegt beim Diözesanökonomen.
#2.3.1 Dezentrale Planung
1 Die dezentrale Planung erfolgt unter Berücksichtigung der Diözesanstrategie und der vorzunehmenden Priorisierungen in Verantwortung und nach Maßgabe der Hauptbudgetverantwortlichen. 2 Sie beinhaltet:
- Darlegung der Beiträge der einzelnen Kostenstellen und der Anträge für neue Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung (Investitionen, Maßnahmen, Projekte und Initiativen der Erzdiözese Freiburg sowie diözesaner Zuschüsse an rechtlich selbständige Verbände und Vereine) zur Erreichung der in der Diözesanstrategie festgelegten Ziele.
- Ermittlung des zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcenbedarfs. 3 Für neue Maßnahmen im Bereich IT sowie Immobilien und Bau sind die fachlich involvierten Organisationseinheiten entsprechend zu beteiligen.
- Darlegung qualitativer und quantitativer Kennzahlen/Merkmale zur Messbarkeit der Zielerreichung.
2.3.2 Zentrale Planung
1 Die zentrale Planung umfasst:
- den Lagebericht, den Ergebnisplan, den Investitionsplan, die mittelfristige Ergebnisplanung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres und werden durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat erstellt,
- das Führen und Erstellen des neuen Stellenplans sowie sämtliche im Zuge der Haushaltsplanung erforderlichen Abläufe und Prozesse, insbesondere Anträge auf neue Stellen, erfolgt in Verantwortung und nach Maßgabe der im Erzbischöflichen Ordinariat für Personal zuständigen Hauptabteilung, der Stellenplanordnung und dem Planstellenplan in ihren jeweils gültigen Fassungen sowie,
- die Planung von Aufwendungen und Erträgen aus dem Bereich Mieten sowie Betriebs- und Nebenkosten. 2 Sie erfolgt in Verantwortung und nach Maßgabe der im Erzbischöflichen Ordinariat für Immobilien und Bau zuständigen Hauptabteilung. 3 Bei der Planung sind dabei insbesondere Veränderungen zu Vorjahren (z. B. neue Anmietungen, wegfallende Anmietungen sowie die Preisentwicklung im Bereich der Betriebs- und Nebenkosten) zu berücksichtigen.
Planungselement: | Verantwortlich: | |
Lagebericht Ergebnisplan Investitionsplan | Für Finanzen zuständige Abteilung im Erzbischöflichen Ordinariat | |
Mittelfristige Ergebnisplanung Kapitalflussrechnung | ||
Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres | ||
Budgets nach Organisations- und Aufgabenbereichen | Budgetverantwortliche | |
Eine nach pastoralen Handlungsfeldern dargestellte Verteilung der Haushaltsmittel | ||
Stellenplan | Für Personal zuständige Abteilung im Erzbischöflichen Ordinariat |
2.4 Grundsätze der Budgetierung und Bewirtschaftung
Nachfolgend werden die für die Erzdiözese Freiburg geltenden Grundsätze der Budgetierung/Haushaltsplanung dargelegt.
#2.4.1 Haushaltsausgleich
1 Der Globalhaushalt der Erzdiözese Freiburg ist gemäß § 12 Absatz 2 Haushaltsordnung im Ergebnisplan auszugleichen. 2 Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Summe der geplanten Aufwendungen die Summe der geplanten Erträge nicht übersteigt. 3 Ein geplanter Jahresfehlbetrag ist nur dann zulässig, wenn dieser durch den Einsatz vorhandener Rücklagen ausgeglichen werden kann.
#2.4.2 Haushaltszeitraum
1 Die operative Haushaltsplanung umfasst zwei Kalenderjahre (Doppelhaushalt). 2 Die Planung/Budgetierung erfolgt nach Jahren getrennt.
#2.4.3 Budgetermittlung im Rahmen der Haushaltsplanung
1 Das Budget wird durch eine Kombination nachfolgender Maßnahmen ermittelt:
- GlobalbudgetDie für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt insbesondere auf Basis der Kirchensteuerprognose den maximal zur Verfügung stehenden finanziellen Handlungsrahmen des Globalbudgets.
- Verpflichtungsermächtigungen1 Die (Haupt-)Budgetverantwortlichen ermitteln die Höhe der aus begonnenen, jedoch noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen aus Vorjahren resultierenden Verpflichtungen (sog. Verpflichtungsermächtigungen). 2 Auf Grundlage von Ziffer 3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets sind diese entsprechend zu berücksichtigen.
- Prüfung Strategiekonformität1 Die (Haupt-)Budgetverantwortlichen überprüfen die ihrer Organisationseinheit zugeordneten Kostenstellen hinsichtlich ihrer Strategiekonformität. 2 Leitfrage: Welchem strategischen Ziel dienen diese und welchen Beitrag leisten die benötigten Ressourcen zur Erreichung des strategischen Zieles? 3 Sofern die Aufgabenwahrnehmung auf Grundlage einer staatlichen oder kirchenrechtlichen Norm erfolgt, ist das Ausmaß der Verpflichtung zu prüfen und darzulegen welche Ressourcen zur Erfüllung der Aufgabe unabdingbar sind.4 In einem zweiten Schritt priorisieren die Hauptbudgetverantwortlichen die Kostenstellen bzw. deren Aufgaben und ordnen sie einer der nachfolgenden Kategorien zu. 5 Hierzu bildet der Zeitpunkt der Zielerreichung ein Kriterium für den Grad der Strategiekonformität.
- Grundaufgabe, bzw. Aufgabe mit sehr hoher Strategiekonformität (Grün)
- Innovative Aufgabe mit hoher Strategiekonformität (Gelb)
- Ergänzende Aufgabe mit geringer Strategiekonformität (Rot)
- Hochrechnung1 Die Ergebnisse der vorherigen Schritte werden durch die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung in die Planwerte überführt und bei der sich anschließenden Hochrechnung (vgl. hierzu Kapitel 2.6 Hochrechnung) berücksichtigt. 2 Aus dem so ermittelten Ergebnis ergibt sich der monetäre Handlungsrahmen für die Planung neuer Investitionen (Invest I und II), neuer Maßnahmen, Projekte und Initiativen der Erzdiözese Freiburg sowie der Rahmen zur Gewährung diözesaner Zuschüsse an rechtlich selbständige Verbände und Vereine.
2 Unter Berücksichtigung der Diözesanstrategie und oben dargelegter Priorisierung erfolgt die Planung neuer Investitionen (Invest I und II), neuer Maßnahmen, Projekte und Initiativen der Erzdiözese Freiburg sowie die Gewährung diözesaner Zuschüsse an rechtlich selbständige Verbände und Vereine für die jeweilige Organisationseinheit in Verantwortung und nach Maßgabe der Hauptbudgetverantwortlichen.
Prüfung der Übernahme von Budgets
1 Der Generalvikar und der Diözesanökonom prüfen und entscheiden gemeinsam welche in der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat eingegangenen Darlegungen zu den Kostenstellen und
- welche neuen Anträge für Investitionen (Invest I und II),
- welche neuen Maßnahmen, Projekte und Initiativen sowie
- welche Anträge zur Gewährung diözesaner Zuschüsse an rechtlich selbständige Verbände und Vereinen
Eingang in den jeweiligen Haushaltsentwurf finden. 2 Die Entscheidungen werden in den Budgetrunden der Leitungskonferenz begründet.
3 Die Datenerfassung erfolgt ausschließlich über die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Der Ablauf der Planung, einzelne Planungsschritte, Meilensteine und Termine sind dem jeweils geltenden Prozess zur Planung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg und dem jeweiligen Zeitplan zur Haushaltsplanung zu entnehmen.
#2.4.4 Ordnungsgemäße Planung
1 Um der Kirchensteuervertretung, als beschlussfassendem Gremium, valide Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stellen zu können, ist es erforderlich, allgemeingültige Grundsätze für eine ordnungsgemäße Planung festzulegen, deren Einhaltung den Budgetverantwortlichen obliegt.
2 Im Sinne der Transparenz müssen sich die Planungsergebnisse an folgenden Merkmalen ausrichten:
- Vollständigkeit1 Der Planungsgrundsatz der Vollständigkeit soll gewährleisten, dass alle zur Zielerreichung relevanten Maßnahmen und hieraus resultierenden Finanzbedarfe, inklusive gegebenenfalls erforderlich werdender einmaliger oder dauernder Folgekosten (z. B. Wartung, Instandhaltung), vollständig berücksichtigt werden. 2 Dieser Grundsatz trägt insbesondere § 12 Absatz 1 Satz 1 HO Rechnung und soll die jederzeitige Aufgabenerfüllung und Zahlungsfähigkeit sicherstellen.
- WesentlichkeitDer Grundsatz der Wesentlichkeit schränkt den Grundsatz der Vollständigkeit dahingehend ein, dass insbesondere diejenigen Informationen und Sachverhalte darzulegen sind, die aufgrund ihrer strategischen oder finanziellen Tragweite für die künftige Entwicklung der Erzdiözese Freiburg bedeutsam sind.
- Richtigkeit1 Der Grundsatz der Richtigkeit soll sicherstellen, dass im Haushaltsplan die Ausgangssituation und sämtliche Annahmen zur künftigen Entwicklung korrekt abgebildet werden. 2 Darüber hinaus müssen die Angaben zutreffend, plausibel, rechnerisch und sachlich richtig sein und dürfen nicht im Widerspruch zu bereits gewonnenen Erkenntnissen stehen.
- Wirtschaftlichkeit1 Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit trägt insbesondere § 3 Absatz 1 bis 3 HO Rechnung. 2 Hiernach ist das Kirchenvermögen in seinem Wert zu erhalten und soll die nachhaltige Aufgabenerfüllung und die Zahlungsfähigkeit sicherstellen.
- Realisierbarkeit1 Dieser Grundsatz erfordert die Planung von Maßnahmen, Initiativen und Projekten unter der Prämisse der Realisierbarkeit. 2 Mit Blick auf begrenzte Ressourcen und die Budgetsolidarität steht die handlungsleitende Frage: “Kann die Maßnahme innerhalb des Haushaltszeitraums mit den zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen durchgeführt werden?“ im Vordergrund.
- Messbarkeit1 Eine ergebnisorientierte, effektive und effiziente Budgetierung und Steuerung durch die Gremien und die Bistumsleitung setzt voraus, dass mit der Zuweisung eines monetären Rahmens auch konkrete Zielvorgaben einhergehen. 2 Deshalb ist es erforderlich, den Grad der Zielerreichung mittels quantitativer und qualitativer Kennzahlen objektiv messen zu können. 3 Die Festlegung dieser Kennzahlen obliegt grundsätzlich den Budgetverantwortlichen. 4 Insbesondere hinsichtlich der quantitativen Kriterien behält sich die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat das Recht vor, diese um betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu ergänzen.
- Dokumentation1 Die Planungsgrundlagen und -ergebnisse sind angemessen zu dokumentieren, wodurch die Ordnungsmäßigkeit der Planung nachprüfbar wird. 2 Die Planungsdokumentation muss auf den hierfür durch das Controlling zur Verfügung gestellten Formularen erfolgen und ist derart auszugestalten, dass die Ziele, Inhalte und finanziellen Bedarfe (einmalig oder fortlaufend) vom zentralen Controlling der Erzdiözese Freiburg in kurzer Zeit nachvollzogen werden können.
- Einklang zur ZielsetzungDie Planung muss im Einklang und ohne erkennbaren Widerspruch zur übergeordneten diözesanen Strategie und im Einklang mit der hieraus abgeleiteten Zielsetzung des Hauptbudgets der jeweiligen Organisationseinheit stehen.
2.4.5 Budgetgarantie
1 Damit die Budgetverantwortlichen ihrer umfassenden Verantwortung nachkommen können, können sie grundsätzlich darauf vertrauen, dass sich genehmigte Budgets nicht ändern (Budgetgarantie).
2 Eine Ausnahme hiervon bildet die drohende Gefährdung des Gesamthaushaltes (Globalbudget). 3 Dies kann insbesondere durch gravierende Änderungen der Kirchensteuerprognose oder unerwartete und erhebliche Mehraufwendungen eintreten.
4 In diesen Fällen kann der Diözesanökonom gemäß § 23 HO Budgets ganz oder teilweise sperren oder die Anordnung erteilen, dass nur mit dessen Einwilligung Verpflichtungen und Verfügungen von Budgets geleistet werden dürfen (sog. haushaltswirtschaftliche Sperre).
4 In diesen Fällen kann der Diözesanökonom gemäß § 23 HO Budgets ganz oder teilweise sperren oder die Anordnung erteilen, dass nur mit dessen Einwilligung Verpflichtungen und Verfügungen von Budgets geleistet werden dürfen (sog. haushaltswirtschaftliche Sperre).
5 Greift das Verfahren der Nachtragshaushaltsplanung gemäß § 17 der Haushaltsordnung, ist die Budgetgarantie außer Kraft gesetzt.
6 Sofern strategische Ziele unterjährig Gegensteuerungsmaßnahmen erfordern, tritt die Budgetgarantie hinter die Budgetsolidarität (vgl. Ziffer 2.3.7) zurück.
#6 Sofern strategische Ziele unterjährig Gegensteuerungsmaßnahmen erfordern, tritt die Budgetgarantie hinter die Budgetsolidarität (vgl. Ziffer 2.3.7) zurück.
2.4.6 Budgetdisziplin
1 Ansprüche oder Verbindlichkeiten werden gemäß § 3 Absatz 6 HO durch den Haushaltsplan weder begründet noch aufgehoben.
2 Die Budgetverantwortlichen sind verpflichtet, ihre Budgets einzuhalten und die vereinbarten Ziele zu erreichen.
3 Budgetüberschreitungen sind grundsätzlich nur zulässig, sofern diese für die Zielerreichung unvermeidlich sind und trotz aktiver Gegensteuerungsmaßnahmen durch den Budgetverantwortlichen nicht vermieden werden können. 4 Darüber hinaus kommen Budgetüberschreitungen nur dann in Betracht, wenn sich unterjährig, aufgrund geänderter gesetzlicher oder strategischer Vorgaben, die Ziele und die hieraus resultierenden Ressourcenbedarfe verändern.
5 Sofern Budgetüberschreitungen zur Zielerreichung erforderlich werden, ist zunächst durch die Budgetverantwortlichen zu prüfen, ob innerhalb des entsprechenden Hauptbudgets Kompensationsmöglichkeiten zur Vermeidung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen bestehen (vgl. Ziffer 3.4 – 3.7).
#2.4.7 Budgetsolidarität
1 Sofern das Erreichen strategischer Ziele es erfordert, sind die Budgetverantwortlichen zu Budgetsolidarität und Kooperation über die Grenzen ihrer Organisationseinheit hinweg verpflichtet.
2 Die Budgetsolidarität stellt einen unverzichtbaren Bestandteil der dezentralen Budgetverantwortung dar.
3 Hierdurch können erforderliche Mehraufwände innerhalb der jeweils übergeordneten Budgethierarchie-Ebene ausgeglichen, übergeordnete Ziele erreicht und der Haushaltsausgleich sichergestellt werden. 4 Im Einzelfall kann nicht ausgeschlossen werden, dass Budgetverantwortliche zur Erreichung der strategischen Ziele und zur Konsolidierung des Globalhaushalts inhaltliche und monetäre Abstriche zugunsten eines anderen Budgets hinnehmen müssen.
3 Hierdurch können erforderliche Mehraufwände innerhalb der jeweils übergeordneten Budgethierarchie-Ebene ausgeglichen, übergeordnete Ziele erreicht und der Haushaltsausgleich sichergestellt werden. 4 Im Einzelfall kann nicht ausgeschlossen werden, dass Budgetverantwortliche zur Erreichung der strategischen Ziele und zur Konsolidierung des Globalhaushalts inhaltliche und monetäre Abstriche zugunsten eines anderen Budgets hinnehmen müssen.
5 Anzustreben ist stets eine einvernehmliche Lösung zwischen den Budgetverantwortlichen. 6 Sofern dies nicht erreicht werden kann, erfolgt die Entscheidung durch den Verantwortlichen der jeweils übergeordneten Budgethierarchie-Ebene, bei Veränderungen zwischen Hauptbudgets gemeinsam durch den Generalvikar und den Diözesanökonom. 7 Bei nicht einvernehmlichen Veränderungen zwischen Hauptbudgets wird der Kirchensteuerausschuss informiert.
#2.5 Bestandteile des Haushaltsplanes
1 Das Ergebnis der Budgetierung wird im Haushaltsplan der Erzdiözese Freiburg dargestellt. 2 Dieser besteht gemäß § 5 HO aus den folgenden Bestandteilen:
- Lagebericht
- Ergebnisplan
- Investitionsplan
- mittelfristige Ergebnisplanung
- Kapitalflussrechnung
- Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres
- Budgets nach Organisations- und Aufgabenbereichen
- Stellenplan
- eine nach pastoralen Handlungsfeldern dargestellte Verteilung der Haushaltsmittel.
2.6 Hochrechnung
1 Im Haushalt der Erzdiözese Freiburg sind zahlreiche Aufwendungen und Erträge zu berücksichtigen, die unabhängig von der Ertragslage, der Anzahl durchgeführter Veranstaltungen, Maßnahmen, Initiativen und Projekte, zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes wiederkehrend benötigt werden. 2 Um den Planungsaufwand für die (Haupt-)Budgetverantwortlichen in diesem Bereich auf das erforderliche Mindestmaß zu beschränken, können durch die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung Planwerte hochgerechnet bzw. fortgeschrieben werden.
3 Hierzu können insbesondere folgende Aufwendungen und Erträge zählen:
- Abschreibungen
- Zinsen
- Mieten, Leasing
- Energieversorgung (Strom, Wasser, Gas)
- Verwaltungs- und Wirtschaftsaufwand (Telefon, Bürobedarf, Porto usw.)
- laufende Instandhaltung und Instandsetzung (Wartungen, Inspektionen, Schönheits- und Kleinreparaturen)
- Versicherungen
- Lizenzen
- weitere auf Grundlage eines Vertrages oder einer schriftlichen Vereinbarung eingegangenen Zahlungsverpflichtungen oder Erstattungsansprüche.
2.6.1 Hochrechnungsparameter
1 Aufgrund allgemeiner oder inflationsbedingter Preissteigerungen können Kosten mit positiven Parametern hochgerechnet bzw. fortgeschrieben werden. 2 Ebenso können negative Parameter angesetzt werden, sofern dies zur Einhaltung des Haushaltsausgleichs bzw. im Sinne allgemeiner Einsparungen erforderlich werden sollte.
3 Das Ergebnis der Hochrechnung muss dabei – analog der dezentralen Planung (z. B. Prüfung der Kostenstellen durch die Hauptbudgetverantwortlichen und neue Anträge auf Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung) – sowohl die Strategiekonformität als auch die vorgenommenen Priorisierungen abbilden.
3 Das Ergebnis der Hochrechnung muss dabei – analog der dezentralen Planung (z. B. Prüfung der Kostenstellen durch die Hauptbudgetverantwortlichen und neue Anträge auf Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung) – sowohl die Strategiekonformität als auch die vorgenommenen Priorisierungen abbilden.
4 Die einzelnen Parameter werden auf Ebene der Kostenarten durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt und im Rahmen der Eckdatensitzung vom Kirchensteuerausschuss freigegeben.
#2.6.2 Durchführung der Hochrechnung
1 Die Hochrechnung erfolgt grundsätzlich durch Anwendung der freigegebenen Hochrechnungsparameter auf Ebene der einzelnen Kostenstellen und Kostenarten.
2 Hierzu werden die Ist-Werte des Basisjahres mit dem jeweiligen Parameter multipliziert.
3 Darüber hinaus sind die Ergebnisse der Prüfung der Kostenstellen durch die Hauptbudgetverantwortlichen hinsichtlich deren Strategiekonformität und Priorisierung zwingend zu berücksichtigen. 4 Dies erfolgt mittels manuellen Eingriffs in die Planwerte durch die für Finanzen im Erzbischöflichen Ordinariat verantwortliche Hauptabteilung.
5 Darüber hinaus sind gegebenenfalls im Basisjahr eingetretene und noch enthaltene Sondereffekte durch manuelle Eingriffe zu eliminieren.
2 Hierzu werden die Ist-Werte des Basisjahres mit dem jeweiligen Parameter multipliziert.
3 Darüber hinaus sind die Ergebnisse der Prüfung der Kostenstellen durch die Hauptbudgetverantwortlichen hinsichtlich deren Strategiekonformität und Priorisierung zwingend zu berücksichtigen. 4 Dies erfolgt mittels manuellen Eingriffs in die Planwerte durch die für Finanzen im Erzbischöflichen Ordinariat verantwortliche Hauptabteilung.
5 Darüber hinaus sind gegebenenfalls im Basisjahr eingetretene und noch enthaltene Sondereffekte durch manuelle Eingriffe zu eliminieren.
6 Der Hinweis auf Sondereffekte gegenüber der im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständigen Hauptabteilung sowie Prüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Planwerte liegt in der Verantwortung der Hauptbudgetverantwortlichen. 7 Aus Versäumnissen während der Planung erwachsen den Organisationseinheiten keine Vorteile in Form von Budgets ohne strategische Zielsetzung.
8 Vielmehr ist die für Finanzen im Erzbischöflichen Ordinariat zuständige Hauptabteilung bei Bekanntwerden derartiger Sachverhalte berechtigt, das Budget auf die im Haushalt verankerte Deckungsreserve umzuwidmen.
9 Diese Regelung unterstützt sowohl die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung als auch den Gedanken der Budgetsolidarität.
#8 Vielmehr ist die für Finanzen im Erzbischöflichen Ordinariat zuständige Hauptabteilung bei Bekanntwerden derartiger Sachverhalte berechtigt, das Budget auf die im Haushalt verankerte Deckungsreserve umzuwidmen.
9 Diese Regelung unterstützt sowohl die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung als auch den Gedanken der Budgetsolidarität.
2.6.3 Hochzurechnende Kostenarten
1 Die Hochrechnung erfolgt auf Grundlage der im Kontenrahmen der Erzdiözese Freiburg festgelegten Kostenarten.
2 Die Festlegung der in die Hochrechnung einzubeziehenden Kostenarten obliegt der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat und wird im Rahmen der jeweiligen Haushaltsplanung dargelegt.
#2.6.4 Manuelle Eingriffe durch bilanzielle Anforderungen
1 Sofern die Rechnungslegung nach handelsrechtlichen Standards es erfordert, kann die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung die Planwerte entsprechend anpassen, insbesondere wenn die Regelungen des Handelsrechts dies erfordern. 2 In diesen Fällen wird eine Dispense erteilt.
#2.7 Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung
1 Insbesondere der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert die transparente Darlegung sämtlicher Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung innerhalb einer Haushaltsperiode.
2 Dies ermöglicht eine Rückkopplung zwischen operationalisierten Maßnahmen und strategischen Zielen. 3 Hierdurch wird die nachhaltige Zielerreichung unter Berücksichtigung der finanziellen Rahmenbedingungen sichergestellt. 4 Aus diesem Grund bezieht sich die Wesentlichkeit einer Maßnahme nicht ausschließlich auf monetäre Aspekte. 5 Vielmehr müssen sämtliche Maßnahmen der Erreichung mindestens einem der in der Diözesanstrategie genannten Ziele dienen und darüber hinaus zwingend die entsprechende Priorisierung durchlaufen haben.
2 Dies ermöglicht eine Rückkopplung zwischen operationalisierten Maßnahmen und strategischen Zielen. 3 Hierdurch wird die nachhaltige Zielerreichung unter Berücksichtigung der finanziellen Rahmenbedingungen sichergestellt. 4 Aus diesem Grund bezieht sich die Wesentlichkeit einer Maßnahme nicht ausschließlich auf monetäre Aspekte. 5 Vielmehr müssen sämtliche Maßnahmen der Erreichung mindestens einem der in der Diözesanstrategie genannten Ziele dienen und darüber hinaus zwingend die entsprechende Priorisierung durchlaufen haben.
6 Als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung im Sinne dieser Richtlinie gelten:
- Investitionen
- Initiativen und
- Projekte der Pastoral und der Verwaltung (insbesondere Kirchenentwicklung 2030) sowie
- diözesane Zuschüsse an Dritte.
2.7.1 Investitionen
1 Das Ziel der Investitionsplanung besteht unter anderem darin, den Verantwortlichen die wirtschaftliche Tragweite von Investitionsentscheidungen transparent darzulegen. 2 Vor diesem Hintergrund kommt der Investitionsplanung in der Erzdiözese Freiburg ein besonderer Stellenwert zu.
3 Die Investitionsstrategie der Erzdiözese Freiburg gibt den inhaltlichen Handlungsrahmen und die Schwerpunkte vor und bildet somit den handlungsleitenden Maßstab für die operative Planung. 4 Investitionsvorhaben sind deshalb zunächst auf Grundlage der strategischen Ziele (qualitative Prämissen) in den Blick zu nehmen und im Anschluss daran anhand der finanziellen Rahmenvorgaben, zu priorisieren. 5 Darüber hinaus ist bei konkurrierenden Investitionsobjekten durch Kostenvergleiche das zur Zielerreichung günstigste Objekt zu ermitteln.
6 Hieraus erwachsen den Budgetverantwortlichen auf Grundlage von § 8 Absatz 2 und 4 HO umfangreiche Sorgfaltspflichten; insbesondere deshalb, da aus Investitionen Folgekosten in nicht unerheblichem Umfang zu Lasten kommender Haushalte resultieren können.
7 Der Investitionsplan der Erzdiözese Freiburg gliedert sich in zwei Teile.
#2.7.1.1 Investitionsplan Teil I
1 Der Investitionsplan Teil I beinhaltet:
- Investitionen zur Anschaffung und Herstellung von zu aktivierenden (Aktivierungspflicht) oder aktivierbaren (Aktivierungswahlrecht) beweglichen sowie immateriellen Gegenständen des Anlagevermögens.
2 Investitionen bis 2.500 € gemäß § 8 Absatz 1 Satz 1 HO werden im Investitionsplan Teil I in einer Position zusammengefasst. 3 Die Anforderungen an die Planung, insbesondere an die Beantragung als neue Maßnahme von wesentlicher Bedeutung, bleiben hiervon unberührt.
4 Die Entscheidung, ob es sich um einen aktivierungspflichtigen oder aktivierbaren Gegenstand und somit um eine Investition im Sinne dieses Anwendungserlasses handelt, erfolgt nach Maßgabe des Handelsrechts durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
Investitionsplan Teil I A
1 Im Investitionsplan Teil I A sind folgende Maßnahmen aufzunehmen:
- Sachinvestitionen (Neu-, Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen)
- immaterielle Investitionen (Lizenzen und Rechte).
2 Bei der Investitionsplanung gemäß Teil I sind die bestehenden Rahmenverträge der Erzdiözese Freiburg zu berücksichtigen. 3 Hierdurch wird einerseits der zeitliche Planungsaufwand reduziert, andererseits wird die Einhaltung der diözesanen Vorschriften im Bereich Vergabe und Beschaffung sichergestellt. 4 Informationen und Hilfestellung werden hierzu durch das Referat Vergabe und Beschaffung in der für Finanzen zuständigen Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats zur Verfügung gestellt.
Investitionsplan Teil I B – Sammelpool
1 Unbeschadet der Grundsätze ordnungsgemäßer Planung werden zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes sogenannte Sammelpools errichtet.
2 Diese Budgets stehen für notwendig werdende und in Anlehnung an § 19 HO zum Zeitpunkt der Planung unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Beschaffungen zur Verfügung. 3 Sie ermöglichen eine unbürokratische und zeitnahe Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes.
4 Die Regelungen der Vergabeordnung, insbesondere die Inanspruchnahme der für die Erzdiözese Freiburg bestehenden Rahmenverträge, bleiben hiervon unberührt.
4 Die Regelungen der Vergabeordnung, insbesondere die Inanspruchnahme der für die Erzdiözese Freiburg bestehenden Rahmenverträge, bleiben hiervon unberührt.
5 Die Entscheidung, welchen Einrichtungen ein Sammelpool zur Verfügung gestellt wird und über dessen Umfang, liegt im pflichtgemäßen Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
6 Die Laufzeit des Sammelpools beträgt ein Kalenderjahr. 7 Ganz oder teilweise nicht in Anspruch genommene Budgets können nicht in Folgejahre übertragen werde.
#2.7.1.2 Investitionen Teil II – Gebäude
1 Der Investitionsplan Teil II beinhaltet:
- Investitionen zur Anschaffung und Herstellung von zu aktivierenden (Aktivierungspflicht) oder aktivierbaren (Aktivierungswahlrecht) unbeweglichen Gegenständen des Anlagevermögens (Gebäuden).
2 Die Entscheidung, ob es sich um einen aktivierungspflichtigen oder aktivierbaren Gegenstand und somit um eine Investition im Sinne dieses Anwendungserlasses handelt, erfolgt nach Maßgabe des Handelsrechts durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
3 Im Investitionsplan Teil II sind folgende Maßnahmen aufzunehmen:
- Investitionen an Gebäuden im Rahmen der erstmaligen Errichtung, der Erweiterung, der wesentlichen Verbesserung oder umfangreichen Sanierung.
4 Durch die langfristige Bindung finanzieller Mittel, können Investitionen gemäß Investitionsliste Teil II nur dann veranschlagt werden, wenn Pläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung die Kosten der Baumaßnahmen, der Einrichtung, des Grundstückserwerbs, der entstehenden Folgekosten und Verpflichtungen für kommende Rechnungsjahre sowie die vorgesehene Finanzierung und ein Zeitplan ersichtlich sind. 5 Auf Grundlage der Haushaltsgrundsätze von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist es erforderlich, verschiedene Handlungsalternativen (Kostenvergleichsrechnungen) je Maßnahme darzulegen. 6 Im Falle konkurrierender Investitionsobjekte stellen die Strategie und die sich hieraus ableitenden Ziele den handlungsleitenden Maßstab zur Priorisierung eines Investitionsprojekts dar.
7 Erforderliche Investitionen, die zum Zeitpunkt der Planung noch nicht den Grundsätzen und Anforderungen ordnungsgemäßer Planung entsprechen (vgl. § 8 Absatz 2 HO), können in die Investitionsplanung Teil II aufgenommen werden, sofern sachliche Gründe einer vollumfänglichen Darlegung des Investitionsvorhabens entgegenstehen. 8 In diesen Fällen ist das Investitionsvorhaben gemäß § 16 HO mit einem Sperrvermerk zu versehen und in der Investitionsplanung kenntlich zu machen.
9 Bei der Investitionsplanung handelt es sich um einen integralen Bestandteil der dezentralen Planung. 10 Sie unterliegt deshalb den durch die Budgetverantwortlichen wahrzunehmenden Sorgfaltspflichten im besonderen Maße.
11 Der Ablauf der Investitionsplanung ist dem jeweils gültigen Prozess zur Erstellung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg zu entnehmen.
#2.7.2 Initiativen
1 Zur Erreichung der strategischen Ziele kann es erforderlich werden, Initiativen ins Leben zu rufen, um Impulse und Anreize für innovatives pastorales Handeln und Wirken zu schaffen. 2 Die hierfür erforderlichen Sach- und Personalressourcen, sind als Entscheidungsgrundlage transparent darzulegen. 3 Bei den aus Initiativen resultierenden Folgekosten, handelt es sich um Verpflichtungen für folgende Haushalte, weshalb diese in die Planung miteinzubeziehen sind.
4 Die Planung von Initiativen enthält somit neben der Zielbeschreibung und der Darlegung konkreter Maßnahmen zur Zielerreichung insbesondere die hieraus unmittelbar und künftig begründeten finanziellen und personellen Bedarfe, sowie einen Zeitplan bzw. die Dauer der Initiative. 5 Darüber hinaus obliegt es den Budgetverantwortlichen, deren Inhalt und Detaillierungsgrad den Gremien vorzustellen und darzulegen.
#2.7.3 Projekte der Pastoral und der Verwaltung
1 Unter Projekten im Sinne dieses Anwendungserlasses werden einmalige, zeitlich klar begrenzte zusätzliche Aufgaben verstanden, die zur Erreichung eines zumeist abteilungsübergreifenden, übergeordneten Ziels von der Leitungsebene initiiert werden.
2 Projekte zeichnen sich insbesondere durch einen eindeutigen, von einem Auftraggeber erteilten Auftrag, mit konkreter Zielsetzung aus. 3 Darüber hinaus verfügt jedes Projekt mindestens über eine Projektleitung, ein Projektteam, einen Zeitplan und ein feststehendes Projektbudget.
2 Projekte zeichnen sich insbesondere durch einen eindeutigen, von einem Auftraggeber erteilten Auftrag, mit konkreter Zielsetzung aus. 3 Darüber hinaus verfügt jedes Projekt mindestens über eine Projektleitung, ein Projektteam, einen Zeitplan und ein feststehendes Projektbudget.
4 Die Projektplanung und Budgetierung unterliegt dabei – analog der Planung von Investitionsmaßnahmen und Initiativen – insbesondere den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung. 5 Insofern wird an dieser Stelle auf die Ausführungen unter Kapitel 2.3 Grundsätze der Budgetierung/Haushaltsplanung verwiesen. 6 Um Projekte in der Haushaltsplanung berücksichtigen zu können sind durch die Budgetverantwortlichen folgende Planungsunterlagen einzureichen:
- Projektbeschreibung
- Zeitplan
- Aufgabenplan (z. B. Arbeitspakete)
- vollständige Darlegung der für eine erfolgreiche Projektumsetzung erforderlichen personellen, technischen, räumlichen und finanziellen Ressourcen
- vollständige Darlegung der aus der Projetumsetzung resultierenden künftigen Ressourcenbedarfe (personell, technisch, räumlich, finanziell).
2.7.4 Planerische Darstellung von Maßnahmen mit wesentlicher Bedeutung
1 Die unter Kapitel 2.7 benannten Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung werden einheitlich auf sog. Aufträgen geplant. 2 Hierzu steht ein entsprechendes Formular zur Verfügung, welches durch die Budgetverantwortlichen vollständig ausgefüllt und an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat weitergeleitet wird.
3 Zur Unterstützung der Budgetverantwortlichen und Verwaltungsvereinfachung erfolgt die Eingabe von Planwerten – analog der übrigen Werte – zentral durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Im Ergebnis entsteht hierdurch einerseits der Gesamtinvestitionsplan der Erzdiözese Freiburg und andererseits eine transparente Übersicht aller innerhalb der Haushaltsperiode geplanten Initiativen und Projekte (I & P Plan).
#2.8 Diözesanes Zuschusswesen
1 Die Erzdiözese Freiburg bewilligt auf Grundlage von § 24 HO i. V. m. den Allgemeinen Bewilligungsbedingungen für Zuwendungen aus dem Bistumshaushalt, finanzielle Leistungen an Dritte in Form von Zuschüssen, sofern
- an der Wahrnehmung von Aufgaben bzw. der Durchführung von Maßnahmen ein erhebliches, strategisches, kirchenpolitisches Interesse besteht und die Erzdiözese Freiburg nicht selbst Trägerin der Einrichtung bzw. der Maßnahme ist.
2 Das diözesane Förderspektrum ist dabei breitgefächert und wird wie folgt unterteilt:
- institutionelle Förderung (finanzielle Unterstützung von Einrichtungen zur Wahrnehmung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben),
5 Das diözesane Zuschusswesen beansprucht sowohl hinsichtlich der Anzahl der jährlich geförderten Einrichtungen und Maßnahmen, als auch mit Blick auf deren monetäres Volumen einen wesentlichen Anteil des Haushalts der Erzdiözese Freiburg.
6 Diözesane Zuschüsse werden ohne wirtschaftlichen Zusammenhang zu einer entsprechenden Gegenleistung gewährt. 7 Die Gewährung von Zuschüssen verfolgt somit ausschließlich den Zweck die Ziele der diözesanen Leitlinien und der diözesanen Strategie zu erreichen. 8 Aus dieser Unbestimmtheit resultiert jedoch für die Budgetverantwortlichen die Pflicht, das Förderziel, den angestrebten Zweck und das gewünschte Ergebnis zu benennen und dessen Einhaltung bzw. Erreichung zu überprüfen (sog. Zweckbindung).
#2.9 Erfassung von Budgets (Planwerte)
1 Die Erfassung von Budgets bzw. Planwerten erfolgt unabhängig von der Art des Planungselementes, ausschließlich durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat. 2 Etwaige Anpassungen oder Ergänzungen bzw. Streichungen werden durch die jeweils Budgetverantwortlichen im dafür vorgesehenen Formular vorgenommen. 3 Die Überführung in das IT-System Wilken erfolgt durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage des jeweiligen Planungsprozesses sowie anhand der jeweiligen zur Verfügung stehenden Formulare.
#2.10 Beratung, Beschlussfassung, Verabschiedung und Genehmigung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg
1 Der Planung und Budgetierung kommt für die Verknüpfung langfristiger, strategischer Ziele der Erzdiözese Freiburg mit dem Haushalts- und Rechnungswesen eine große Bedeutung zu, da die verbindlich vereinbarten Leistungsziele und die hieraus resultierenden Finanzbedarfe/Budgets ihre Legitimation durch den Haushaltsbeschluss der Kirchensteuervertretung erhalten.
2 Die Einbringung der jeweiligen Haushaltsentwürfe erfolgt durch den Diözesanökonom.
3 Die Schritte der Beratung, Beschlussfassung, Verabschiedung und Genehmigung des Haushaltsplans der Erzdiözese Freiburg durch die Gremien und das Kultusministerium des Landes Baden-Württemberg gestaltet sich auf Grundlage der geltenden Rechtsnormen, wie folgt:
- Der Eckdaten-Entwurf wird dem Diözesanvermögensverwaltungsrat (DVVR) zur Freigabe vorgelegt und freigegeben.
- Die Eckdaten werden durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird auf Grundlage der Eckdaten erstellt.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird durch den DVVR vorgelegt und freigegeben.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 2. Entwurf des Haushalts wird durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 3. Entwurf des Haushalts wird der Kirchensteuervertretung zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt.
- Einholung staatliche Genehmigung.
3 Bewirtschaftung
#3.1 Begriffsdefinition
Bewirtschaftung
1 Unter Bewirtschaftung wird der sparsame und wirtschaftliche Einsatz von im Haushaltsplan (inkl. Stellenplan) bereitgestellten Ressourcen verstanden. 2 Die Bewirtschaftung erfolgt auf Grundlage der Haushaltsordnung, dieses Anwendungserlasses sowie der Stellenplanordnung in ihren jeweils gültigen Fassungen.
#3.2 Grundsätze der Bewirtschaftung
Die in Kapitel 2.3 aufgeführten Grundsätze der Budgetgarantie, der Budgetdisziplin sowie der Budgetsolidarität finden im Rahmen der Bewirtschaftung analoge Anwendung.
#3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets
1 Eine Übertragung von Budgets in nachfolgende Haushaltsjahre ist grundsätzlich nicht möglich. 2 Allerdings besteht trotz sorgfältiger Planung das Risiko, dass die unter Kapitel 2.7 aufgeführten Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung nicht innerhalb des ursprünglich dafür vorgesehenen Zeitraums vollständig realisiert werden können. 3 Deshalb kann in begründeten Einzelfällen die Übertragung von Budgets in Folgejahre erforderlich werden. 4 Nachfolgend werden die Voraussetzungen zur Budgetübertragung für Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung dargelegt.
5 Hierbei gilt, dass die Gründe und die Notwendigkeit der Übertragung von Budgets durch die Budgetverantwortlichen schriftlich darzulegen und bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat einzureichen sind. 6 Die Entscheidung über die Übertragung von Budgets liegt, auf Basis der durch die Budgetverantwortlichen eingereichten Begründung, im pflichtgemäßen Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
#3.3.1 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A
1 Da es sich bei Maßnahmen gemäß Investitionsliste Teil I A mehrheitlich um Einzelmaßnahmen der Beschaffung handelt, ist die Übertragung von Budgets in kommende Haushaltsperioden, d. h. in den neuen (Doppel-)Haushalt nur möglich, sofern mit der Umsetzung der geplanten Maßnahme im ursprünglichen Haushaltszeitraum bereits begonnen wurde. 2 Diese Voraussetzung gilt als erfüllt, sofern im entsprechenden Zeitraum verbindliche Bestellungen oder Auftragsvergaben erfolgt sind, die zu einer künftigen Zahlungsverpflichtung der Erzdiözese Freiburg führen.
3 Hierdurch wird den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung im Allgemeinen und der zentralen Frage der Realisierbarkeit im Besonderen Rechnung getragen.
4 Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass geplante jedoch nicht begonnene Maßnahmen gemäß Investitionsliste Teil I A nicht in den neuen Haushaltszeitraum übertragen werden können. 5 Sofern an der Investition aus sachlichen Gründen festgehalten werden soll, bedarf es eines erneuten Antrags im Rahmen der jeweiligen Haushaltsplanung.
Zeitliche Übertragbarkeit vom 1. Haushaltsjahr in das 2. Haushaltsjahr eines Haushaltszeitraums
6 Bei Vorliegen folgender Voraussetzungen ist die Übertragung von Budgets in Höhe des bis zum Ende des 1. Haushaltsjahres nicht verwendeten Budgets in das 2. Haushaltsjahr möglich:
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr etatisiert,
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr nicht oder nicht vollständig umgesetzt und
- zur Umsetzung der etatisierten Maßnahme wird das Budget jedoch im 2. Haushaltsjahr ganz oder teilweise benötigt, da entsprechende Aufwendungen anfallen werden.
7 Die Übertragung erfolgt mittels Antrag der/des Hauptbudgetverantwortlichen an die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung. 8 Hierzu sind die Ursachen bzw. Gründe für die erforderlich werdende Übertragung sowie die Höhe (etatisiertes Budget abzgl. tatsächliche Aufwendungen) anzugeben. 9 Im Zuge der Budgetübertragung ist eine Überschreitung des ursprünglich etatisierten Budgets nicht möglich (vgl. § 19 HO Überplanmäßige Aufwendungen).
10 Sofern sich aus diesen Übertragungen positive Effekte auf das Jahresergebnis der Erzdiözese Freiburg im 1. Haushaltsjahr ergeben sollten, gilt eine Verwendungssperre in dieser Höhe.
#3.3.2 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I B – Sammelpool
Das Budget des Sammelpools ist aufgrund seiner Funktion als unbürokratisches, flexibles und ausschließlich im Falle unvorhersehbarer Ersatzbeschaffungen zur Verfügung stehendes Finanzierungsinstrument, von der Übertragung in Folgejahre ausgeschlossen.
#3.3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil II – Gebäude
1 Im Sinne der Vollständigkeit, Richtigkeit und Transparenz sind Mittel, die im entsprechenden Haushaltszeitraum noch nicht benötigt wurden, als sog. 2 Verpflichtungsermächtigungen in den neuen Haushalt zu übertragen. 3 Die Auswirkungen der zeitlichen Übertragbarkeit liegen darin, dass sich der insgesamt zur Verfügung stehende monetäre Handlungsrahmen hierdurch im neuen Haushalt entsprechend vermindert.
4 Um die vollständige planerische Erfassung der zu übertragenden Mittel sicherzustellen, obliegt es den Budgetverantwortlichen, die erforderlichen Informationen (Umfang der zu übertragenden Mittel sowie die sachliche Begründung) der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat mitzuteilen. 5 Hierzu zählt auch die Verpflichtung, die ursprünglich mitgeteilten Werte im Rahmen der Planung fortlaufend zu aktualisieren, um diese in den jeweiligen Haushaltsentwürfen vollständig und richtig abbilden zu können.
Zeitliche Übertragbarkeit vom 1. Haushaltsjahr in das 2. Haushaltsjahr eines Haushaltszeitraums
1 Bei Vorliegen folgender Voraussetzungen ist die Übertragung von Budgets in Höhe des bis zum Ende des 1. Haushaltsjahres nicht verwendeten Budgets in das 2. Haushaltsjahr möglich:
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr etatisiert,
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr nicht oder nicht vollständig umgesetzt und
- zur Umsetzung der etatisierten Maßnahme wird das Budget jedoch im 2. Haushaltsjahr ganz oder teilweise benötigt, da entsprechende Aufwendungen anfallen werden.
2 Die Übertragung erfolgt mittels Antrag der/des Hauptbudgetverantwortlichen an die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung. 3 Hierzu sind die Ursachen bzw. Gründe für die erforderlich werdende Übertragung sowie die Höhe (etatisiertes Budget abzgl. tatsächliche Aufwendungen) anzugeben. 4 Im Zuge der Budgetübertragung ist eine Überschreitung des ursprünglich etatisierten Budgets nicht möglich (vgl. § 19 HO Überplanmäßige Aufwendungen).
5 Sofern sich aus diesen Übertragungen positive Effekte auf das Jahresergebnis der Erzdiözese Freiburg im 1. Haushaltsjahr ergeben sollten, gilt eine Verwendungssperre in dieser Höhe.
#3.3.4 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets für Projekte – Maßnahmen und Initiativen
1 Im Sinne der Vollständigkeit, Richtigkeit und Transparenz sind Mittel, die im entsprechenden Haushaltszeitraum noch nicht benötigt wurden, als sog. 2 Verpflichtungsermächtigungen in den neuen Haushalt zu übertragen. 3 Die Auswirkungen der zeitlichen Übertragbarkeit liegen darin, dass sich der insgesamt zur Verfügung stehende monetäre Handlungsrahmen hierdurch im neuen Haushalt entsprechend vermindert.
4 Um die vollständige planerische Erfassung der zu übertragenden Mittel sicherzustellen, obliegt es den Budgetverantwortlichen, die erforderlichen Informationen (Umfang der zu übertragenden Mittel sowie die sachliche Begründung) der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat mitzuteilen. 5 Hierzu zählt auch die Verpflichtung, die ursprünglich mitgeteilten Werte im Rahmen der Planung fortlaufend zu aktualisieren, um diese in den jeweiligen Haushaltsentwürfen vollständig und richtig abbilden zu können.
Zeitliche Übertragbarkeit vom 1. Haushaltsjahr in das 2. Haushaltsjahr eines Haushaltszeitraums
1 Bei Vorliegen folgender Voraussetzungen ist die Übertragung von Budgets in Höhe des bis zum Ende des 1. Haushaltsjahres nicht verwendeten Budgets in das 2. Haushaltsjahr möglich:
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr etatisiert,
- die Maßnahme wurde im 1. Haushaltsjahr nicht oder nicht vollständig umgesetzt und
- zur Umsetzung der etatisierten Maßnahme wird das Budget jedoch im 2. Haushaltsjahr ganz oder teilweise benötigt, da entsprechende Aufwendungen anfallen werden.
2 Die Übertragung erfolgt mittels Antrag der/des Hauptbudgetverantwortlichen an die im Erzbischöflichen Ordinariat für Finanzen zuständige Hauptabteilung. 3 Hierzu sind die Ursachen bzw. Gründe für die erforderlich werdende Übertragung sowie die Höhe (etatisiertes Budget abzgl. tatsächliche Aufwendungen) anzugeben. 4 Im Zuge der Budgetübertragung ist eine Überschreitung des ursprünglich etatisierten Budgets nicht möglich (vgl. § 19 HO Überplanmäßige Aufwendungen).
5 Sofern sich aus diesen Übertragungen positive Effekte auf das Jahresergebnis der Erzdiözese Freiburg im 1. Haushaltsjahr ergeben sollten, gilt eine Verwendungssperre in dieser Höhe.
#3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets
1 Der Grundsatz der sachlichen Bindung (sachliche und qualitative Spezifität) verlangt, dass Aufwendungen ausschließlich für den von der Kirchensteuervertretung beschlossenen Zweck verausgabt werden. 2 Jedoch kann auch eine sorgfältige Planung nicht verhindern, dass unterjährig Anpassungen erforderlich werden. 3 Damit die Budgetverantwortlichen ihre Aufgaben zielgerichtet erfüllen und ihrer Verantwortung gerecht werden können, kann es deshalb erforderlich werden, auf unterjährig eintretende Veränderungen flexibel zu reagieren. 4 Um dieser Anforderung Rechnung zu tragen, steht den Budgetverantwortlichen durch die Deckungsfähigkeit ein automatischer Ausgleichsmechanismus und insofern eine Ausnahme vom Grundsatz der sachlichen Bindung zur Verfügung. 5 Das Erfordernis, die jeweils zur Verfügung stehenden Budgets in Summe einzuhalten, bleibt hiervon unberührt.
6 Im Folgenden werden die Übertragungsmöglichkeiten bzw. gegenseitigen Deckungsfähigkeiten der Budgets erläutert.
#3.4.1 Deckungsfähigkeit innerhalb eines Budgets
1 Die Deckungsfähigkeit soll den Budgetverantwortlichen eine flexible Bewirtschaftung ihrer Budgets innerhalb eines Haushaltsjahres ermöglichen. 2 Aus diesem Grund können erforderlich werdende Mehrkosten einer Kostenart mit Minderkosten einer anderen Kostenart ausgeglichen werden. 3 Hierzu wurden, auf Grundlage des jeweils geltenden Kontenrahmens für die Erzdiözese Freiburg, sog. Deckungskreise innerhalb der Fach-, Referats- und Hauptbudgets errichtet
- Personalkosten: Mehrkosten können durch Minderkosten zwischen den Kostenarten
ausgeglichen werden.-60(Personalaufwand)-61(Sonstiger Personalaufwand mit Gehaltscharakter) und-62(weiterer Personalaufwand)Der jeweils geltende Stellenplan bleibt hiervon unberührt. - Versorgung: Mehrkosten können mit Minderkosten zwischen den Kostenarten
ausgeglichen werden.-63(Versorgung) - Sachkosten: Mehrkosten können mit Minderkosten zwischen den Kostenarten
ausgeglichen werden, sofern keine zentrale Bewirtschaftung analog der zentralen Planung vgl. Ziffer 2.5 Zentrale und dezentrale Planungselemente, erfolgt.-64(Kultaufwand)-65(Versorgungs- und Wirtschaftsaufwand)-66(Versorgungs- und Wirtschaftsaufwand)-67(Honorare)-70(Bewirtschaftung Grundstücke und Gebäude)-71(Instandhaltung, Anschaffung und Baumaßnahmen)-72(Abschreibungen)-732(Umlagen an den VDD)-738(Interne Zuweisungen)-74(Kirchensteuer)-75(Zinsaufwendungen und Aufwendungen für Rechte)-76(Sonstige Aufwendungen) - Instandhaltung und Instandsetzung:Mehrkosten für erforderlich werdende Instandhaltungen und Instandsetzungen an Grundstücken, Gebäuden, technischen Anlagen oder sonstigen Vermögensgegenständen können mit Minderkosten für Instandhaltung und Instandsetzung für vergleichbare Vermögensgegenstände ausgeglichen werden.
4 Unter Instandhaltungen im Sinne dieses Anwendungserlasses werden Wartungen und Inspektionen verstanden. Instandsetzungen sind notwendige Reparaturen, um die jederzeitige Betriebsbereitschaft und Sicherheit der Anlagen im Rahmen gesetzlicher Vorgaben, gewährleisten zu können.
5 Darüber hinaus werden hierunter die üblicherweise fällig werdenden Schönheits- und Kleinreparaturen subsummiert.
6 Die wesentlichen Merkmale von Instandhaltungen und Instandsetzungen liegen somit darin, dass es sich hierbei nicht um Investitionsmaßnahmen gemäß der Investitionsliste Teil I und Teil II handelt und deren Volumen keine für den Haushalt entscheidungsrelevante Größenordnung erreichen.
7 Die gegenseitige Deckungsfähigkeit der Deckungskreise Personal und Versorgung mit den Deckungskreisen Sachkosten, Instandhaltung und Instandsetzung ist ausgeschlossen.
8 Hiervon gelten folgende Ausnahmen:
Mehrkosten im Deckungskreis Sachkosten sind mit Minderkosten der Deckungskreise Personal und Versorgung deckungsfähig, sofern Mitarbeitende insbesondere krankheitsbedingt längerfristig ausfallen und die Ausfallzeit durch Mitarbeitende externer Personaldienstleister kompensiert wird.
9 Sofern eine Besetzung von im Stellenplan genehmigten Stellen seit sechs Monaten nicht möglich war und auf unabsehbare Zeit nicht möglich sein wird, können 100 % der für die betroffene Stelle etatisierten Mittel für Sachkosten verwendet werden.
10 Arbeitsrechtliche Regelungen und Erfordernisse bleiben hiervon unberührt. 11 Die Entscheidung darüber, ob die dargelegten Ausnahmen vorliegen, obliegt der für Personal zuständigen Stelle im Erzbischöflichen Ordinariat. 12 Bei Bedarf wird die für Finanzen zuständige Stelle im Erzbischöflichen Ordinariat, unter Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes, informiert.
13 Der Grundsatz der sachlichen Bindung erfordert im Bereich der Investitionsliste Teil I und II eine differenzierte Vorgehensweise, da diese in der Regel wesentliche Auswirkungen auf die operationalisierten Ziele entfalten.
#3.4.2 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A
1 Der Grundsatz der sachlichen Bindung schließt die sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A grundsätzlich aus. 2 Hieraus resultiert die Unzulässigkeit einer unterjährigen Initiierung neuer, nicht im Haushalt etatisierter Maßnahmen. 3 Dies gilt auch, sofern für die Umsetzung mehrerer Maßnahmen, die zur Verfügung stehenden Budgets nicht vollumfänglich benötigt werden und die Einhaltung des jeweiligen Budgets, trotz einer neu hinzukommenden Maßnahme, sichergestellt wäre. 4 § 19 HO bleibt unberührt.
5 Ausnahmen sind unter folgenden Voraussetzungen möglich:
- Erforderlich werdende Mehrkosten einer etatisierten Maßnahme können durch Minderkosten einer etatisierten und bereits abgeschlossenen Maßnahme ausgeglichen werden (eine Maßnahme gilt als abgeschlossen, sofern die budgetverantwortliche Organisationseinheit dies feststellt, die im Zusammenhang mit dieser Maßnahme erforderlichen Auszahlungen erfolgt sind und entsprechend buchhalterisch erfasst wurden).
6 Zur Kompensation unvorhersehbarer und sowohl zeitlich als auch sachlich unabweisbarer Beschaffungen, ist der jeweilige Sammelpool gemäß Investitionsliste Teil I B in Anspruch zu nehmen.
#3.4.3 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil II – Gebäude
1 Vor dem Hintergrund des Grundsatzes der sachlichen Bindung und der inhaltlichen Wesentlichkeit ist die Übertragung von Budgets der Investitionsliste Teil II grundsätzlich ausgeschlossen.
2 Ausnahmen sind unter folgenden Voraussetzungen möglich:
- Erforderlich werdende Mehrkosten einer etatisierten Maßnahme sollen durch Minderkosten einer ebenfalls etatisierten und bereits abgeschlossenen Maßnahme ausgeglichen werden (eine Maßnahme gilt als abgeschlossen, sofern die budgetverantwortliche Organisationseinheit dies feststellt, die im Zusammenhang mit dieser Maßnahme erforderlichen Auszahlungen erfolgt sind und entsprechend buchhalterisch erfasst wurden).
3 Nicht etatisierte Maßnahmen können nur initiiert werden sofern,
- die Maßnahme im Zuge der vorangegangenen Haushaltsberatungen- und Beschlussfassung nicht abgelehnt wurde,
- die Maßnahme mit den in der Diözesanstrategie festgelegten Zielen und den hieraus operationalisierten Zielen im Einklang steht,
- die Maßnahme unvorhersehbar sowie sachlich und zeitlich unabweisbar ist und somit den Anforderungen des § 19 HO entspricht,
- deren Mehrkosten durch Minderkosten aufgrund des Verzichts auf die Durchführung einer oder mehrerer etatisierter Maßnahme(n) ausgeglichen werden können.
4 Die Einschätzung, ob sachliche Übertragungen erforderlich werden, obliegt den Hauptbudgetverantwortlichen.
5 Im Sinne der Transparenz sind diese der für Finanzen zuständigen Stellen im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich anzuzeigen. 6 Darüber hinaus bedarf es einer Begründung sowie der Mitteilung, auf welche etatisierte(n) Maßnahme(n) zur Kompensation von Mehrkosten verzichtet wird. 7 Über diese Sachverhalte wird der Kirchensteuerausschuss im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattung unterrichtet.
5 Im Sinne der Transparenz sind diese der für Finanzen zuständigen Stellen im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich anzuzeigen. 6 Darüber hinaus bedarf es einer Begründung sowie der Mitteilung, auf welche etatisierte(n) Maßnahme(n) zur Kompensation von Mehrkosten verzichtet wird. 7 Über diese Sachverhalte wird der Kirchensteuerausschuss im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattung unterrichtet.
8 Sofern weiterhin Umsetzungsbedarf für hierdurch zurückgestellte(n) Maßnahme(n) bestehen sollte, bedarf es einer erneuten Beantragung im Folgehaushalt.
#3.4.4 Sachliche Übertragbarkeit diözesaner Zuschüsse an Dritte gemäß § 24 HO
1 Im Haushalt der Erzdiözese Freiburg werden jährlich zahl- und umfangreiche diözesane Zuschüsse an Dritte etatisiert. 2 Hierbei handelt es sich um rechtlich selbständige Verbände und Vereine mit caritativem, gemeinnützigem oder seelsorglichem Auftrag.
3 Den institutionellen Zuschüssen kommt dabei die Aufgabe zu, die Verbände und Vereine bei der Erfüllung ihrer satzungsgemäßen Aufgaben zu unterstützen. 4 Zuschüsse für Investitionen und Projekte werden zur Aufrechterhaltung, Erweiterung oder Verbesserung der Infrastruktur und zur Umsetzung zeitlich begrenzter Aufgaben gewährt.
5 Die etatisierten Mittel unterliegen, durch den Beschluss der Kirchensteuervertretung, dem Grundsatz der sachlichen Zweckbindung. 6 Ein Anspruch der Zuschussnehmer auf Bewilligung und Auszahlung der Finanzmittel leitet sich hieraus jedoch nicht ab.
7 Im Laufe der Bewirtschaftung können sich jedoch, trotz sorgfältiger Planung, Änderungsbedarfe ergeben. 8 Aus diesem Grund muss den Anforderungen der Budgetverantwortlichen an eine flexible Bewirtschaftung Rechnung getragen werden. 9 Dementsprechend entfaltet der Grundsatz der sachlichen Bindung nur insoweit Wirkung, als dass etatisierte Mittel lediglich dem Grunde nach für denselben Zweck zu verwenden sind, jedoch nicht an konkrete Maßnahmen eines Zuschussnehmers gebunden sind.
10 Es obliegt somit dem Budgetverantwortlichen, die ursprünglich für einen Zuschussnehmer etatisierten Mittel auf einen anderen Zuschussnehmer zu übertragen, sofern sich hierdurch der durch die Kirchensteuervertretung genehmigte Zweck dem Grunde nach nicht verändert.
11 Im Sinne eines transparenten Budgetmanagements wird die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischhöflichen Ordinariat über die erforderliche Budgetumsetzung – unter Darlegung der Gründe informiert, um die Veränderungen budgettechnisch abbilden zu können.
#3.4.5 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets zwischen Organisationseinheiten
1 Im Sinne der Grundsätze des Haushaltsausgleichs und der Budgetsolidarität besteht die Möglichkeit, Budgets sämtlicher Budgethierarchie-Ebenen (vgl. Ziffer 2.2 Budgethierarchie-Ebenen) zwischen Organisationseinheiten zu übertragen. 2 Dies bedeutet, ein Ausgleich zwischen Hauptbudgets der Organisationseinheiten ist möglich, sofern hierdurch eine Kompensation der Mehrkosten für unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Aufwände erreicht werden kann.
3 Aus Gründen der Praktikabilität und Transparenz ist von dieser Möglichkeit nur dann Gebrauch zu machen, wenn die Summe des zu übertragenden Budgets einen wesentlichen Umfang erreicht und hierdurch grundsätzlich geeignet wäre, das Entscheidungsverhalten der Kirchensteuervertretung zu beeinflussen.
4 Aus diesem Grund sind im Vorfeld die Informations- und Beispruchsrechte der Kurienkonferenz, des Diözesanvermögensverwaltungsrats, des Konsultorenkollegiums sowie der Kirchensteuervertretung zu wahren.
5 Im Anschluss daran sind Budgetübertragungen bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich einzureichen. 6 Neben der Begründung sind das abgebende und das empfangende Budget sowie der monetäre Umfang der zu übertragenden Mittel konkret zu benennen.
#3.5 Budgetumwidmungen/Budgetumsetzungen
1 Unterjährige organisatorische Veränderungen in der Aufbaustruktur sowie der Wechsel von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind im Sinne der Transparenz im Haushalt abzubilden. 2 Darüber hinaus ist es erforderlich, die Budgetverantwortlichen zeitnah mit den zur Aufgabenerfüllung und Zielerreichung zur Verfügung stehenden Budgets auszustatten. 3 Die Organisationshoheit obliegt dem Generalvikar.
4 Diesen Erfordernissen kann durch das Instrument der Budgetumwidmung unterjährig Rechnung getragen werden.
5 Grundlage der Budgetumwidmung ist eine Information durch den Generalvikar an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
6 Darüber hinaus können sich Budgetumwidmungen durch abteilungsübergreifende Vereinbarungen über einen Transfer von Zuständigkeiten ergeben.
7 Hierzu bedarf es einer Abstimmung der abgebenden und empfangenden Organisationseinheit über Art und Höhe der umzuwidmenden Budgets, da hiermit eine Überleitung der Budgetverantwortung einhergeht.
8 Budgetumwidmungen sind schriftlich bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu beantragen. 9 Über den Vollzug der Umwidmung erhalten die betroffenen Organisationseinheiten und der Generalvikar Nachricht.
#3.6 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen
1 Der Haushaltsplan ermächtigt die Verwaltung, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen. 2 Er wird von der Kirchensteuervertretung beschlossen. 3 Der Kirchensteuervertretung obliegt das grundsätzliche Budgetrecht, also die Entscheidung darüber, welche Maßnahmen etatisiert werden und welche nicht. 4 Jedoch können sich im Laufe eines Jahres Ereignisse oder Sachverhalte ergeben, die unvorhersehbare Abweichungen zum beschlossenen Haushalt erforderlich werden lassen.
5 Unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Maßnahmen, deren Aufwendungen nicht mittels der dargelegten Deckungsfähigkeiten und Übertragbarkeiten ausgeglichen werden können, stellen auf Grundlage von § 19 HO über- oder außerplanmäßige Aufwendungen dar.
6 Sofern die nachfolgenden Regelungen eine Abweichung von § 19 HO darstellen, wird eine Dispens erteilt.
7 Überplanmäßige Aufwendungen im Sinne dieses Anwendungserlasses sind Mehraufwendungen, die zur Zielerreichung erforderlich werden und ein hierfür vorhandenes Budget übersteigen.
8 Außerplanmäßige Aufwendungen im Sinne dieses Anwendungserlasses liegen vor, sofern Aufwendungen zur Zielerreichung erforderlich werden und hierfür kein entsprechendes Budget vorhanden ist.
9 Bei der Inanspruchnahme von im Globalhaushalt etatisierten pauschalen Sonderbudgets und der gemäß § 13 HO etatisierten Deckungsreserve handelt es sich formal um über- oder außerplanmäßige Aufwendungen. 10 Das Verfahren wird in Ziffer 3.7 Ausgleichsmechanismen des Globalhaushalts geregelt.
11 Das Verfahren zur Beantragung und Genehmigung über- oder außerplanmäßigen Stellen erfolgt auf Grundlage der Stellenplanordnung der Erzdiözese Freiburg K.d.ö.R in ihrer jeweils gültigen Fassung.
#3.6.1 Prüfung der Voraussetzungen
1 Die Prüfung der Voraussetzungen obliegt den Budgetverantwortlichen und beinhaltet:
- die Prüfung, ob sämtliche zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit in Betracht gezogen wurden;
- eine Begründung, weshalb von diesen Möglichkeiten kein Gebrauch gemacht werden kann;
- eine Darlegung, weshalb die Maßnahme unvorhersehbar und
- sowohl sachlich als auch zeitlich unabweisbar ist.
2 Sofern durch neue Investitionen (Invest I und II), Maßnahmen, Initiativen und Projekte der Erzdiözese Freiburg oder diözesane Zuschüsse an rechtlich selbständige Verbände und Vereine außerplanmäßige Aufwendungen erforderlich werden, bedarf es, analog zur Haushaltsplanung, der Prüfung der Strategiekonformität und einer Priorisierung sowie gegebenenfalls einer Information der Kurienkonferenz.
#3.6.2 Wertgrenzen der Genehmigung
1 Für die Genehmigung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen ist grundsätzlich die für Finanzen zuständige Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats zuständig. 2 Dabei sind folgende Wertgrenzen zu berücksichtigen:
- Anträge bis 500.000 € je Sachverhalt werden durch den Diözesanökonom der Erzdiözese Freiburg genehmigt.
- Anträge über einem Betrag von 500.000 € je Sachverhalt bedürfen der Anhörung des Diözesanvermögensverwaltungsrates und des Konsultorenkollegiums gemäß Artikel 1 Absatz 1 Nr. 4 des Allgemeinen Ausführungsdekrets zu den „actus maioris momenti“ des can. 1277 CIC.
3 Die Aufteilung eines Sachverhalts, mit dem Ziel die Wertgrenzen zu unterschreiten, ist unzulässig.
4 Überoder außerplanmäßige Aufwendungen im originären Aufgabenbereich der für Finanzen im Erzbischöflichen Ordinariat zuständigen Hauptabteilung bedürfen der Genehmigung des Generalvikars.
#3.6.3 Unvorhersehbare Aufwendungen
1 Unvorhersehbarkeit liegt vor, sofern der Bedarf, gleich aus welchen Gründen, weder von den (Haupt-) Budgetverantwortlichen, noch von sonst an der Planung beteiligten Person oder einer Organisationseinheit während der Beratung und Beschlussfassung vorherzusehen war.
2 Unvorhersehbarkeit liegt hingegen nicht vor, wenn zunächst für eine Maßnahme Aufwendungen in einem Haushaltsentwurf vorgesehen waren, der Generalvikar und der Diözesanökonom bzw. die Kirchensteuervertretung diese jedoch in Kenntnis aller Umstände ganz oder teilweise gestrichen wurde, denn dies würde gegen das eingangs dargelegte Budgetrecht verstoßen.
3 Vorhersehbare Aufwendungen können genehmigt werden, sofern diese sachlich und zeitlich unabweisbar sind und der Generalvikar und Diözesanökonom diesen, unabhängig vom monetären Volumen, zustimmen. 4 Über diese Sachverhalte wird der Kirchensteuerausschuss im Rahmen der regelmäßigen Berichterstattung unterrichtet.
#3.6.4 Sachlich und zeitlich unabweisbare Aufwendungen
1 Unter sachlich und zeitlich unabweisbaren Aufwendungen sind diejenigen Maßnahmen zu verstehen, die zur Abwehr von Risiken oder konkreten Gefahren für die Erzdiözese Freiburg erforderlich sind (sog. betriebssichernde Maßnahmen). 3 Hierunter zählen insbesondere:
- Maßnahmen des Brandschutzes auf Grundlage eines Brandschutzgutachtens oder einer behördlichen Verfügung,
- Maßnahmen zur Sicherung der Betreiberverantwortung hinsichtlich der allgemeinen Betriebsfähigkeit. 4 Hierzu zählen insbesondere die Abwehr von Folgeschäden für Heizungen, Solaranlagen, Anlagen der Energieversorgung und Photovoltaikanlagen,
- Maßnahmen, die bei Nichtdurchführung eine erhebliche Gefahr für den Bestand des Gebäudes darstellen (Dachsanierung, Wassereintritt),
- Maßnahmen, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen (z. B. Arbeits- und Gesundheitsschutz, Infektionsschutz) oder
- Maßnahmen, um Gefahren für die Gesundheit von Mitarbeitenden, Besuchern oder Gästen zu vermeiden.
3.6.5 Information der Kirchensteuervertretung
1 Die Kirchensteuervertretung wird im Rahmen der ordentlichen Sitzungen über die innerhalb eines Jahres erforderlich gewordenen über- und außerplanmäßigen Aufwendungen informiert. 2 Hierzu wird seitens der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat eine Übersicht aller eingegangenen Anträge auf Genehmigung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen erstellt. 3 Darüber hinaus wird über den Umsetzungsgrad der jeweiligen Maßnahme sowie die bis dahin tatsächlich benötigten Mittel berichtet.
4 Sofern im laufenden Haushalt Einzelmaßnahmen die Wertgrenze von 500.000 € übersteigt, wird die Kirchensteuervertretung außerordentlich hierüber informiert.
#3.7 Ausgleichsmechanismen des Globalhaushalts
Sofern unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Maßnahmen, deren Kosten nicht im Rahmen der im Kapitel 3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets und 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets dargelegten Deckungsfähigkeiten und Übertragbarkeiten ausgeglichen werden können, vorliegen, greifen die im folgenden dargestellten Mechanismen auf Ebene des Globalhaushalts.
#3.7.1 Sonderbudget für Brandschutzmaßnahmen
1 Um den besonderen Risiken und Anforderungen brandschutztechnischer Regelungen und Bestimmungen angemessen, zeitnah und unbürokratisch begegnen zu können, stehen dem Globalhaushalt jährlich Mittel aus dem Sonderbudget für Brandschutzmaßnahmen zur Verfügung. 2 Über dessen Höhe entscheidet die Kirchensteuervertretung.
3 Die ordnungsgemäße Verwaltung und Bewirtschaftung des Sonderbudgets obliegt der für Immobilien und Bau zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Die Errichtung eines Sonderbudgets entbindet die Budgetverantwortlichen jedoch nicht von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung, insbesondere nicht von der Anforderung an eine vollständige Planung (vgl. Ziffer 2.3.4).
5 Dementsprechend sind, sofern die Budgetverantwortlichen im Zeitpunkt der Planung Kenntnis über entsprechende Bedarfe erhalten, Maßnahmen stets als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung zu beantragen.
4 Die Errichtung eines Sonderbudgets entbindet die Budgetverantwortlichen jedoch nicht von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung, insbesondere nicht von der Anforderung an eine vollständige Planung (vgl. Ziffer 2.3.4).
5 Dementsprechend sind, sofern die Budgetverantwortlichen im Zeitpunkt der Planung Kenntnis über entsprechende Bedarfe erhalten, Maßnahmen stets als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung zu beantragen.
6 Hieraus folgt, dass sich die Antragsprüfung und Entscheidung durch die für Immobilien und Bau zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat grundsätzlich an den Voraussetzungen des § 19 HO ausrichtet, dies jedoch monetär nicht zu über- oder außerplanmäßigen Aufwendungen führt.
7 In der Praxis wird jedoch dem Vorliegen des Merkmals der Unvorhersehbarkeit, vor dem Hintergrund der inhärenten Risiken, regelmäßig eine untergeordnete Bedeutung beizumessen sein.
7 In der Praxis wird jedoch dem Vorliegen des Merkmals der Unvorhersehbarkeit, vor dem Hintergrund der inhärenten Risiken, regelmäßig eine untergeordnete Bedeutung beizumessen sein.
8 Dementsprechend kommt der transparenten Bewirtschaftung und Dokumentation der Sachverhalte dieses Sonderbudgets durch die für Immobilien und Bau zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat eine besondere Bedeutung zu.
9 Um den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abbilden zu können, ist nach Prüfung der Sachverhalte die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu informieren, damit das jeweils benötigte Budget entsprechend umgesetzt werden kann.
9 Um den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abbilden zu können, ist nach Prüfung der Sachverhalte die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu informieren, damit das jeweils benötigte Budget entsprechend umgesetzt werden kann.
10 Darüber hinaus erstellt die für Immobilien und Bau zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat für die Gremien einen jährlichen Bericht über die Mittelverwendung des Sonderbudgets und den jeweiligen Umsetzungsstand der Maßnahmen. 11 Wird zur Umsetzung einer Maßnahme ein Budgetvolumen in Höhe von 500.000 € erforderlich, gelten die in diesem Anwendungserlasse getroffenen Regelungen zu den Wertgrenzen der Genehmigung (vgl. Ziffer 3.6.2).
12 Sofern das Sonderbudget für Brandschutz nicht ausreicht, um unterjährig, sachlich und zeitlich unabweisbare Bedarfe zu decken, greift das Antragsverfahren gemäß § 19 HO an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
13 Eine zeitliche Übertragung von in einem Jahr nicht benötigten Mitteln auf das Folgejahr ist ausgeschlossen.
#3.7.2 Sonderbudget Umsetzung der diözesanen Immobilien- und Baustrategie
1 Dem Globalhaushalt steht jährlich ein Sonderbudget zur Umsetzung der diözesanen Immobilien- und Baustrategie zur Verfügung. 2 Über dessen Höhe entscheidet die Kirchensteuervertretung.
3 Das Budget dient der Finanzierung von Maßnahmen, die im Rahmen der Haushaltsplanung nicht vorhersehbar waren, die jedoch mit Blick auf eine zielführende und erfolgreiche Umsetzung der diözesanen Immobilien- und Baustrategie kurzfristig benötigt werden.
3 Das Budget dient der Finanzierung von Maßnahmen, die im Rahmen der Haushaltsplanung nicht vorhersehbar waren, die jedoch mit Blick auf eine zielführende und erfolgreiche Umsetzung der diözesanen Immobilien- und Baustrategie kurzfristig benötigt werden.
4 Die ordnungsgemäße Verwaltung und Bewirtschaftung des Sonderbudgets obliegt der für Immobilien und Bau zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
5 Die Errichtung eines Sonderbudgets entbindet die Budgetverantwortlichen jedoch nicht von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung, insbesondere nicht von der Anforderung an eine vollständige Planung (vgl. Ziffer 2.3.4).
6 Dementsprechend sind, sofern die Budgetverantwortlichen im Zeitpunkt der Planung Kenntnis über entsprechende Bedarfe erhalten, Maßnahmen im Bereich Immobilien- und Baustrategie stets als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung zu beantragen.
6 Dementsprechend sind, sofern die Budgetverantwortlichen im Zeitpunkt der Planung Kenntnis über entsprechende Bedarfe erhalten, Maßnahmen im Bereich Immobilien- und Baustrategie stets als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung zu beantragen.
7 Hieraus folgt, dass sich die Antragsprüfung und Entscheidung durch die für Immobilien und Bau zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat an den Voraussetzungen des § 19 HO ausrichtet. 8 Sofern Maßnahme(n) im Sinne des § 19 HO nicht unvorhersehbar sind, ist darzulegen, welche Auswirkungen ein Aufschub in kommende Haushaltsperioden auf die erfolgreiche Umsetzung der diözesanen Immobilien- und Baustrategie nimmt.
9 Dementsprechend kommt der transparenten Bewirtschaftung und Dokumentation der Sachverhalte dieses Sonderbudgets durch die für Immobilien und Bau zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat eine besondere Bedeutung zu.
10 Um den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abbilden zu können, ist nach Prüfung der Sachverhalte die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu informieren, damit das jeweils benötigte Budget entsprechend umgesetzt werden kann.
10 Um den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht abbilden zu können, ist nach Prüfung der Sachverhalte die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu informieren, damit das jeweils benötigte Budget entsprechend umgesetzt werden kann.
11 Darüber hinaus erstellt die für Immobilien und Bau zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat für die Gremien einen jährlichen Bericht über die Mittelverwendung des Sonderbudgets und den jeweiligen Umsetzungsstand der Maßnahmen. 12 Wird zur Umsetzung einer Maßnahme ein Budgetvolumen in Höhe von 500.000 € erforderlich, gelten die in diesem Anwendungserlass getroffenen Regelungen zu den Wertgrenzen der Genehmigung (vgl. Ziffer 3.6.2).
13 Darüber hinaus erstellt die für Immobilien und Bau zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat einen jährlichen Bericht über die Mittelverwendung des Sonderbudgets.
14 Sofern das Sonderbudget für Brandschutz nicht ausreicht, um unterjährig, sachlich und zeitlich unabweisbare Bedarfe zu decken, greift das Antragsverfahren gem. § 19 HO an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
15 Eine zeitliche Übertragung von in einem Jahr nicht benötigten Mitteln auf das Folgejahr ist ausgeschlossen.
#3.7.3 Deckungsreserve
1 Zur Deckung wesentlicher, im Rahmen der Planung unvorhersehbarer Aufwendungen, wird gemäß § 13 HO im Haushalt der Erzdiözese Freiburg jährlich eine Deckungsreserve gebildet. 2 Die Festlegung der Höhe der Deckungsreserve erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
3 Auf die Deckungsreserve kann erst dann zurückgegriffen werden, wenn zuvor sämtliche Kompensationsmöglichkeiten zur Vermeidung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen geprüft wurden und kein Ausgleich möglich war. 4 Bei der Deckungsreserve handelt es sich somit um das zuletzt zur Verfügung stehende Mittel (ultima ratio).
5 Ein Rückgriff auf die Deckungsreserve kommt dementsprechend grundsätzlich ausschließlich für Maßnahmen in Betracht, die die Voraussetzungen des § 19 HO erfüllen.
#5 Ein Rückgriff auf die Deckungsreserve kommt dementsprechend grundsätzlich ausschließlich für Maßnahmen in Betracht, die die Voraussetzungen des § 19 HO erfüllen.
4 Begriffserläuterungen und Glossar
Budget
1 Ein Budget ist das Ergebnis der operativen Planung. 2 Es bildet den innerhalb eines Haushaltszeitraumes maximal zur Verfügung stehenden monetären Rahmen und umfasst sämtliche zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcen (Personal, Sach- und Investitionsaufwendungen). 3 Darüber hinaus spiegeln sich in einem Budget die Ergebnisse strategischer Planungen wider. 4 Ein Budget kann nur zur Verfügung gestellt werden, sofern dem Ressourcenverbrauch definierte Ziele zugrunde liegen und die zur Zielerreichung erforderlichen Schritte detailliert dargelegt wurden.
Budgetierung
1 Der Prozess der Budgetierung ist ein wichtiges Instrument der zielorientierten Steuerung. 2 Durch die Budgetierung werden den fachlich zuständigen und verantwortlichen Organisationseinheiten die zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcen zur selbständigen und eigenverantwortlichen Bewirtschaftung übertragen.
Budgetverantwortung – Inhalt
Den Budgetverantwortlichen obliegt folgende Verantwortung:
- Die Planung sowie die finanzielle und inhaltliche Zielerreichung, auf Grundlage der Strategie in vereinbarter Quantität und Qualität.
- Die vollständige und richtige Ermittlung der zur Zielerreichung benötigten Ressourcen im Rahmen der Haushaltsplanung.
- Die Darlegung der Ziele unter Angabe quantitativer und qualitativer Kennzahlen oder Merkmalen zur Messbarkeit der Zielerreichung.
- Die Einhaltung der geltenden Normen und Richtlinien; insbesondere der Haushalts- und Kassenordnung sowie dieser Richtlinie.
- Die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und Anweisung der Mittel.
- Die Einhaltung sämtlicher zugeordneter Budgets.
- Die Weiterleitung der für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung relevanten Informationen an nachgeordnete Stellen.
- Die Aggregation und zeitnahe Weiterleitung relevanter Informationen innerhalb der Budgethierarchie sowie an genehmigende oder zu informierende Stellen im Sinne dieser Richtlinie.
- Die Repräsentation/Vertretung des Budgets in Gremien.
Budgetverantwortung – Personen
1 Durch die Budgetierung liegen die Fach- und Ressourcenverantwortung in einer Hand, um hierdurch eine effektive und effiziente Bewirtschaftung garantieren zu können.
2 Budgetverantwortliche bezeichnet damit einen Personenkreis, welchem die Verantwortung für die inhaltliche Zielerreichung und die Einhaltung des zur Verfügung stehenden Budgets obliegt.
3 Budgetverantwortliche im Sinne dieser Richtlinie sind somit Personen, die eine der nachfolgend dargestellten Funktionen übernehmen:
- Für das Globalbudget ist die Leitung der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat verantwortlich.
- Für das Hauptbudget ist die für die Leitung der jeweiligen Organisationseinheit verantwortlich.
- Für das Referatsbudget ist die Leitung des jeweiligen Referats verantwortlich.
- Für das Fachbudget ist die Leitung der jeweiligen rechtlich unselbständigen Einrichtung verantwortlich.
Instandhaltung und Investitionen – Abgrenzung
1 Bei der bilanziellen Behandlung dieser Maßnahmen ist zwischen aktivierungspflichtigen Herstellungskosten und nicht aktivierbarem Erhaltungsaufwand zu differenzieren.1#
2 Nach § 255 Absatz 2 Satz 1 HGB sind Aufwendungen als Herstellungskosten zu aktivieren, wenn eine der drei folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Herstellung eines Vermögensgegenstands
- Erweiterung eines Vermögensgegenstands