₁Kirchenbücher sind als Amtsbücher und wegen ihrer intensiven Nutzung ein besonders wichtiger, aber auch rechtlich sensibler Teil kirchlichen Schriftgutes. ₂Für ihre Verwahrung und Nutzung ist – wie für alle anderen kirchlichen Archivalien – die „Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der katholischen Kirche (Kirchliche Archivordnung – KAO)“ vom 6. Februar (1. März) 2014 einschlägig (vgl. Protokoll Nr. 26). ₃Darüber hinaus hat der Ständige Rat der Deutschen Bischofskonferenz am 20. Januar 1992 empfohlen, die abgeschlossenen Kirchenbücher nach Möglichkeit in den Diözesanarchiven zu verwahren und zu verwalten. ₄Die Eigentumsverhältnisse werden davon nicht berührt (vgl. Protokoll Nr. 4). ₅Angesichts der wachsenden Zahl von Anträgen auf Einsichtnahme auch in jüngere Kirchenbücher sind folgende Präzisierungen bzw. Klarstellungen der bestehenden Regelungen notwendig.

₁Archivreife Kirchenbücher sollen der Empfehlung der Deutschen Bischofskonferenz entsprechend möglichst an das Diözesanarchiv abgegeben werden. ₂Archivreif sind Kirchenbücher, wenn die Bände abgeschlossen sind und mit großer Wahrscheinlichkeit keine Rückgriffe und keine Beischreibungen mehr erfolgen. ₃Dies ist in der Regel 30 Jahre, bei Taufbüchern spätestens 90 Jahre nach Schließung des Bandes der Fall.

₁Die Nutzung von Kirchenbüchern ist an die geltenden Schutzfristen gebunden (KAO § 9). ₂Die Schutzfristen beziehen sich jahrgangsweise auf die Eintragungen. ₃Sie betragen

₄Demnach ist die Vorlage ganzer Kirchenbuch-Bände nicht vor Ablauf der Schutzfrist für den jüngsten Eintrag möglich. ₅Ist die Schutzfrist noch nicht abgelaufen, kommen für bereits archivreife Bände folgende andere Möglichkeiten der Nutzung in Betracht:

₆Da Sterbebücher auch nach Ablauf dieser Schutzfrist noch schützenswerte Angaben über Dritte enthalten können, soll bei Bänden, deren Schlussdatum weniger als 100 Jahre zurückliegt, die Benutzung nicht durch Vorlage des kompletten Bandes, sondern durch schriftliche Auskunft auf Anfrage erfolgen.

₇Bei nicht archivreifen Bänden handelt es sich um Registraturgut, bei dem die Nutzung auf die durch die „Anordnung über den kirchlichen Datenschutz“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands vom 23. Juni 2003 (KDO §§ 3, 10, 13), in der Fassung vom 20. November 2014, vorgesehenen Fälle beschränkt ist (z. B. bei Einwilligung des Betroffenen und Erforderlichkeit für die Durchführung wissenschaftlicher Forschung).

₈Bei der Bearbeitung von Anträgen Dritter auf Nutzung von in den Pfarreien aufbewahrten Kirchenbüchern sollte das Diözesanarchiv unabhängig vom Ort der Nutzung in jedem Fall beteiligt werden. ₉Soweit im Diözesanarchiv Filme bzw. Kopien der Kirchenbücher vorliegen, ist deren Nutzung der Nutzung der Kirchenbücher in der Pfarrei vorzuziehen.