Ausführungsbestimmungen zum Hinweisgebersystem

1 Zu einer guten Organisationskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und organisationsinterner Regelungen. 2 Fehlverhalten sollte frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden. 3 Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Organisationsverbesserung. 4 Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, an einer positiven Fehlerkultur mitzuwirken.

5 In der Handreichung „Kirchliche Corporate Governance (KCG) – Grundsätze guter Finanzwirtschaft in deutschen (Erz-)Bistümern“ des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD), wird die Implementierung von Hinweisgebersystemen als Instrument der Corporate Compliance empfohlen. 6 Die Erzdiözese Freiburg führt für die ihrer Aufsicht unterliegenden Rechtsträger, wie Kirchengemeinden und Dekanate, ein Hinweisgebersystem ein.

7 Hinweispersonen können sowohl Mitarbeitende als auch Außenstehende sein, die Kenntnis über Regelverstöße erlangt haben.

8 Mit diesem Hinweisgebersystem wird größtmöglicher Schutz für Hinweisgeber und Betroffene garantiert, so dass ihnen durch die Meldung keine Nachteile entstehen.

1 Das Hinweisgebersystem ermöglicht die Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinterne Regelungen. 2 „Fehlverhalten“ im Sinne dieser Regelung sind zum Beispiel: Betrug, Korruption, Verstoß gegen Datenschutz, Arbeitsschutzverstoß, sexualisierter Missbrauch oder Grenzüberschreitung.

1 Die Meldung von Verdachtsfällen kann an die unmittelbaren zuständigen Ansprechpersonen vor Ort erfolgen (wie Vorgesetzte, Organvertreter oder sonstige Verantwortliche).

2 Alternativ besteht die Möglichkeit, die Angelegenheit direkt mit der beim Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg angesiedelten unabhängigen Ombudsperson vertraulich zu besprechen. 3 Eine Kontaktaufnahme ist telefonisch oder schriftlich möglich.

4 Über das Hinweisgeberportal ist darüber hinaus eine anonyme Kontaktaufnahme möglich. 5 Das Hinweisgeberportal ist eine Meldeplattform und dient als Eingangskanal für Hinweise und Verstöße. 6 Mit dem Hinweisempfänger kann über dieses Portal anonym kommuniziert werden. 7 Die Anonymität kann nur von der Hinweisperson selbst aufgehoben werden.

1 Die Empfänger von Hinweisen sind verpflichtet, den Eingang des Hinweises zu bestätigen, die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen, Hinweispersonen den notwendigen Schutz zukommen zu lassen und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. 2 Sollte die unmittelbare Ansprechperson der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die zuständige Person oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert.

3 Die Ombudsperson wird sich mit jedem Hinweis befassen und jeder Meldung unabhängig, objektiv und vertraulich nachgehen:

1 Die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen sind zu wahren:

2 Es gilt das Verbot von Repressalien sowie Androhung und Versuch, Repressalien auszuüben. 3 Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind, durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann (z. B. ungerechtfertigte Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing …).

1 Die Erzdiözese Freiburg wird alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Hinweise vortragen. 2 Die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern die Identität bekannt ist), die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt. 3 Die Meldung wissentlich oder grob fahrlässig falscher Informationen kann strafrechtliche, haftungsrechtliche und arbeits- oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

1 Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern nicht anonym) oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung oder wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat, weitergegeben werden.

2 Die hinweisgebende Person ist vorab über die Weitergabe zu informieren. 3 Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden.

4 Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich darzulegen.

5 Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen an die zuständige Stelle weitergegeben werden, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist, in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.

Die personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie der Datenschutzerklärung behandelt.

Dieser Erlass tritt zum 7. Dezember 2021 in Kraft.

Freiburg im Breisgau, den 30. November 2021

Generalvikar Christoph Neubrand