Ausführungsbestimmungen zur Rahmenordnung
über die Führung von Personalakten und Verarbeitung von Personalaktendaten von Klerikern und Kirchenbeamten (Personalaktenordnung – PAO) für
Ausbildungsakten von Alumnen

( 1 ) Für alle Seminaristen als Kandidaten gemäß § 3 lit. b) PAO, einschließlich aller Bewerber für den priesterlichen Dienst, die in ein Propädeutikum aufgenommen wurden, ist nach § 4 Absatz 1 und 2 PAO eine Personalakte zu führen.

( 2 ) Sie ist nach § 4 PAO in der Personalabteilung der zuständigen (Erz-)Diözese zu führen, in welcher der Bewerber als Alumnus durch den Diözesanbischof in das Priesterseminar aufgenommen wurde.

( 1 ) Bewerber sind Personen, die die Aufnahme als Alumnus in das Priesterseminar beantragt haben.

( 2 ) Seminaristen sind Bewerber, die als Alumnus durch den Erzbischof oder seinen Beauftragten in das Erzbischöfliche Priesterseminar Collegium Borromaeum aufgenommen sind bis zur Aufnahme in den Klerikerstand.

( 3 ) Die Ausbildungsakte ist eine Teilakte der Personalakte gemäß § 7 Absatz 5 PAO für den Zeitraum bis zur Priesterweihe.

( 4 ) 1 Akten, die im Rahmen der Ausbildung nach der Priesterweihe bis zum Pfarrexamen oder dem Abschluss der Ausbildung (II. Dienstprüfung) geführt werden, sind ebenfalls Teilakten der Personalakte gemäß § 7 Absatz 5 PAO. 2 Sie sind von diesen Ausführungsbestimmungen nicht erfasst, für sie gelten die Bestimmungen der Personalaktenordnung.

( 1 ) Jeder Bewerber als Alumnus hat einen schriftlichen Antrag auf Aufnahme ins Priesterseminar an den Erzbischof zu stellen.

( 2 ) 1 Wenn es Anhaltspunkte gibt, dass der Bewerber seinen Verpflichtungen zur Angabe von bereits erfolgten Bewerbungen oder der Entlassung aus bzw. dem Abbruch der Ausbildung in einem anderen Seminar nicht nachgekommen ist, darf der Erzbischof oder sein Bevollmächtigter bei den anderen Priesterseminaren der (Erz-)Diözesen oder Inkardinationsverbänden, insbesondere bei Ordensinstituten, Gesellschaften des apostolischen Lebens, Säkularinstituten oder sonstigen geistlichen Gemeinschaften im Bereich der Deutschen Bischofskonferenz, Nachforschungen anstellen und hat ein Zeugnis anzufordern¹#. 2 Der Bewerber ist in unmittelbarem Zusammenhang mit der Antragstellung auf Aufnahme in das Priesterseminar schriftlich darüber zu informieren, dass sowohl alle Bewerber, die nach ausführlicher Prüfung abgelehnt werden, als auch Seminaristen, die ihre Ausbildung abbrechen, gemäß can. 241 § 3 CIC mit Namen und Geburtsdatum sowie Ablehnungs- bzw. Abbruchsgrund gespeichert werden. 3 Alle weiteren vom abgelehnten Bewerber eingesandten Unterlagen sind zu vernichten oder dem Bewerber zurückzusenden. 4 Für Alumnen, die vor der Diakonenweihe ausscheiden, gilt § 7 Absatz 2.

( 3 ) Die Aufnahme in das Priesterseminar erfolgt durch Dekret des Erzbischofs oder seines Bevollmächtigten.

( 4 ) In einem Begleitschreiben soll auf die Geltung der Personalaktenordnung und der Ausführungsbestimmungen für Ausbildungsakten hingewiesen werden.

( 1 ) 1 Von der Aufnahme in das Priesterseminar an wird für den Seminaristen während der Ausbildung im Priesterseminar eine Ausbildungsakte als Teilakte der Personalakte im Priesterseminar geführt. 2 Die Führung der Ausbildungsakte ist nach § 7 Absatz 5 Satz 3 PAO in der Hauptpersonalakte nach § 1 zu vermerken.

( 2 ) Verantwortliche Person gemäß § 4 Absatz 2 Satz 2 PAO zur Führung der Ausbildungsakte ist bis zum Ende der Ausbildung der Regens des Priesterseminars.

( 3 ) 1 Die Regelungen der Personalaktenordnung in ihrer jeweils geltenden Fassung sind einzuhalten. 2 Besonders zu verweisen ist auf die Verpflichtung zur Paginierung ab dem Zeitpunkt des Inkrafttretens der PAO (§§ 5 Absatz 6, 23 Absatz 2 PAO), sowie die Anhörungspflicht (§ 12 PAO), das Einsichtsrecht (§ 13 PAO), die Regelungen zur Auskunft an Dritte (§ 15 PAO) und zur Entfernung von Personalaktendaten (§ 16 PAO).

( 4 ) 1 Weitergehende Notizen und Aufzeichnungen eines Vorstehers, welche dieser während der Ausbildung als Gedächtnisstützen im Hinblick auf den Zweck der Ausbildung benötigt, sind als solche zu kennzeichnen und von ihm gesondert zu verwahren. 2 Sie sind umgehend datenschutzkonform zu vernichten, sobald dieser Zweck erfüllt ist, spätestens vor Überführung der Ausbildungsakte in die Personalakte zur Priesterweihe.

( 1 ) In überdiözesanen Priesterseminaren ist vergleichbar wie in § 14 PAO für die auswärtige Tätigkeit definiert zu verfahren:

( 2 ) Bei Abschluss der Ausbildung oder bei Beendigung des Ausbildungsabschnitts im überdiözesanen Priesterseminar wird die gesamte Ausbildungsakte an die zuständige (Erz-)Diözese oder den Inkardinationsverband gesandt.

( 1 ) Der Inhalt der Ausbildungsakte richtet sich nach den §§ 7 und 9 PAO.

( 2 ) So ist gemäß § 7 Absatz 2 lit. j) PAO in der Ausbildungsakte nur ein Vermerk zur Einleitung einer Plausibilitätsprüfung aufzunehmen, mit einem Hinweis darüber, wo diese Vorgangsakten zu finden sind sowie gemäß § 7 Absatz 2 lit. g) PAO abschließende Dekrete oder Urteile einer kanonischen Voruntersuchung eines Disziplinar- oder Strafprozesses (ggf. in Kopie) mit einem Vermerk darüber, wo die vollständigen Unterlagen zu diesen Verfahren zu finden sind.

( 3 ) Semester- und Jahresgespräche sind zu protokollieren, dem Seminaristen zur Kenntnis zu geben, von ihm gegenzuzeichnen und in die Personalakte aufzunehmen, siehe §§ 7, 10 PAO.

( 4 ) Schriftliche Prüfungsarbeiten sind gemäß § 7 Absatz 3 PAO nicht Teil der Ausbildungsakte.

( 5 ) Mentorinnen/Mentoren und Gutachterinnen/Gutachter im Rahmen der Ausbildung erhalten vom Regens einen Hinweis, dass ihre Gutachten in die Ausbildungsakte eingehen und der Seminarist nach § 13 PAO ein Einsichtsrecht besitzt.

( 6 ) 1 Psychologische Begutachtungen und eignungsdiagnostische Verfahren jeder Art im Rahmen des Aufnahmeverfahrens und der Ausbildung sind nach § 7 Absatz 2 lit. f) PAO besonders gesichert in der Ausbildungsakte zu verwahren. 2 Eine mündliche Beratung des Regens durch die Erstellerin/den Ersteller eines psychologischen Gutachtens darf in Ausnahmefällen erfolgen und bedarf stets der schriftlichen Einwilligung des Bewerbers bzw. des Seminaristen, die ebenfalls in der Ausbildungsakte abzulegen ist. 3 Dabei hat der Seminarist das Recht, auf eigenen Wunsch an einem Gespräch mit der Gutachterin/dem Gutachter und dem Regenten teilzunehmen.

( 1 ) Mit der Priesterweihe wird die Ausbildungsakte in die Personalakte überführt.

( 2 ) 1 Im Fall des Ausscheidens eines Alumnus aus dem Seminar vor der Diakonenweihe geht die Ausbildungsakte gemäß § 17 Absatz 1, 2 und 4 PAO nach Ablauf von fünf Jahren in das Archiv über. 2 Das Entlassungsdekret wird der Ausbildungsakte beigefügt.

( 3 ) Im Fall des Ausscheidens eines Diakons vor der Priesterweihe wird die Ausbildungsakte ebenfalls an die zuständige (Erz-)Diözese bzw. den Inkardinationsverband überführt und geht nach Ablauf von fünf Jahren in deren Archiv über.

( 4 ) Ein Personalstammblatt mit dem Hinweis, dass die Personalakte in der zuständigen (Erz-)Diözese bzw. beim Inkardinationsverband weitergeführt wird, verbleibt im Priesterseminar.

 

( 1 ) Die vorstehenden Ausführungsbestimmungen sind vom Zeitpunkt ihres Inkrafttretens an auf Seminaristen anzuwenden, die ab diesem Zeitpunkt ihre Ausbildung in einem Seminar beantragen.

( 2 ) 1 Alle Regelungen dieser Bestimmung finden mit dem Zeitpunkt ihres Inkrafttretens unmittelbare Anwendung auch auf Ausbildungsakten der Seminaristen, die bereits aufgenommen wurden. 2 Es ist zum Stichtag des Inkrafttretens eine deutliche Zäsur einzufügen und die Ausbildungsakte ab diesem Zeitpunkt nach Satz 1 zu führen.

( 3 ) Die vorstehenden Ausführungsbestimmungen treten am 1. Juli 2023 in Kraft.