.
#
#
#Geltungszeitraum von: 01.01.2021
Geltungszeitraum bis: 31.12.2022
Anwendungserlass gemäß § 66 Absatz 4 Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg (HO): Budgetierungs- und Bewirtschaftungsrichtlinie
vom 21. Juli 2020
Inhalt
1. Geltungsbereich und Grundlagen
###1.1 Geltungsbereich
Die Regelungen dieser Richtlinie sind für die Erzdiözese Freiburg K.d.ö.R. sowie deren unselbständige Einrichtungen und Stellen verbindlich.
#1.2 Grundlagen
1 Die Verpflichtung für einen verantwortungsvollen Umgang mit den anvertrauten Mitteln ergibt sich unmittelbar aus dem Kirchenrecht, insbesondere aus can. 1284 CIC sowie aus der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg. 2 Die dortigen Bestimmungen umschreiben den verbindlichen Rahmen und begründen die besonderen Sorgfaltspflichten der Finanz- und Vermögensverwaltung der Erzdiözese Freiburg.
3 Die vorliegende Richtlinie regelt gemäß § 66 Abs. 4 der Haushaltsordnung der Erzdiözese Freiburg Einzelheiten zur Budgetierung und Bewirtschaftung. 4 Neben der Haushaltsordnung stellen die Finanz- und Vermögensstrategie der Erzdiözese Freiburg vom 1. Januar 2019 sowie die Diözesanen Leitlinien vom 29. Juni 2017 Grundlagen für die vorliegende Richtlinie dar.
5 Diese Richtlinie gibt den Rahmen für eine ordnungsgemäße operative Planung und Budgetierung sowie für die sich anschließende Bewirtschaftung vor.
#1.3 Ziele der Budgetierung und Bewirtschaftung
1 Das Ziel der Budgetierung und Bewirtschaftung besteht darin, den Budgetverantwortlichen einen verbindlichen und verlässlichen Rahmen für eine zielführende und erfolgreiche Umsetzung ihrer Aufgaben und Aufträge, auf Basis der Diözesanen Leitlinien, zur Verfügung zu stellen.
2 Die dezentrale Fach- und Ressourcenverantwortung, die hieraus abgeleiteten Budgets sowie Maßnahmen, Projekte oder Initiativen zur Zielerreichung sind Kernelemente der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle für die Erzdiözese Freiburg.
3 Ein weiteres Ziel besteht darin, die für die Zielerreichung erforderlichen Kompetenzen der verantwortlichen Organisationseinheiten zu stärken. 4 Hierzu ist im Rahmen einer ergebnisorientierten Bewirtschaftung ein hinreichendes Maß an Flexibilität für die zur Verfügung gestellten finanziellen Ressourcen erforderlich.
5 Die Handelnden sollen mit den zur Zielerreichung erforderlichen Entscheidungsspielräumen und Kompetenzen ausgestattet werden, um hierdurch eigenverantwortlich, kostenbewusst und wirtschaftlich die operationalisierten Ziele erreichen zu können.
6 Darüber hinaus ist es erforderlich, die Ressourcen der Erzdiözese Freiburg noch gezielter auf gesellschaftliche und pastorale Bedürfnisse sowie neue Herausforderungen auszurichten.
7 Die Planung und Budgetierung unterstützen dies jedoch nur dann, wenn ihre Ausgestaltung im Sinne der Diözesanen Leitlinien erfolgt. 8 Dies bedeutet, dass mit der Budgetverantwortung gleichzeitig das Erfordernis einhergeht, konkrete und verbindliche Maßnahmen, Projekte oder Initiativen zur Zielerreichung festzulegen und die Zielerreichung durch qualitative sowie quantitative Merkmale transparent darzulegen.
Ziele der Budgetierung und Bewirtschaftung | ||
|
2. Budgetierung
##2.1 Begriffsdefinitionen
Budgetierung
1 Unter Budgetierung wird die Gesamtheit aller Prozesse, Maßnahmen, Aktivitäten und Regelungen zur Erstellung und Genehmigung eines Budgets verstanden.
2 Eine wirkungsvolle Budgetierung richtet dabei sämtliche Aktivitäten und Ressourcen auf die strategischen Ziele und inhaltlichen Schwerpunkte der Erzdiözese Freiburg aus. 3 Im Verlauf der Budgetierung werden einer Organisationseinheit finanzielle Ressourcen zur eigenverantwortlichen Erreichung zuvor festgelegter Maßnahmen, Projekte und Initiativen zur Verfügung gestellt.
4 Hieraus folgt, dass Budgets nur dann zur Verfügung stehen, sofern sich aus der zugrundeliegenden Strategie operationalisierte Ziele sowie konkrete Maßnahmen, Projekte und Initiativen ableiten. 5 Darüber hinaus ist es für eine zielorientierte Steuerung unerlässlich, den Grad der Zielerreichung anhand quantitativer und qualitativer Merkmale messen zu können.
6 Die nachfolgende Grafik bildet die Zusammenhänge ab:
Budget
1 Ein Budget stellt den monetären Maximalrahmen je Rechnungsjahr und Organisationseinheit zur Zielerreichung dar.
2 Ein Budget besteht aus einer oder mehreren Ertrags- und Aufwandsposition(en) und ist das Ergebnis der Budgetierung. 3 Dieses wird nach vollständiger und richtiger Ermittlung des Ressourcenbedarfs einer Organisationseinheit zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung übertragen.
4 Die zur Verfügung gestellten monetären Ressourcen sind stets zur Erreichung der zuvor vereinbarten Maßnahmen, Projekte oder Initiativen einzusetzen.
5 Zur zielorientierten Steuerung und Informationsversorgung für die Bistumsleitung und die Gremien ist es erforderlich, dass die Budgetverantwortlichen ihre Zielerreichung und Budgeteinhaltung fortlaufend evaluieren und deren Ergebnisse der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zur Verfügung stellen.
Budgetverantwortliche
1 Durch die Errichtung dezentraler Budgets erfolgt die Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung mit dem Ziel eines effektiven und effizienten Ressourceneinsatzes.
2 Budgetverantwortliche im Sinne dieser Richtlinie sind diejenige, denen die Verantwortung für die inhaltliche und zeitliche Zielerreichung sowie die Einhaltung des zur Verfügung stehenden Budgets obliegt.
3 Die dezentrale Verantwortung zur Erreichung der vereinbarten Ziele und die Zuordnung der zur Verfügung stehenden finanziellen Ressourcen erfolgt entlang der Budgethierarchie.
4 Die Budgethierarchie und Verantwortung wirkt sich dabei unmittelbar auf den Prozess zur Erstellung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg sowie auf die sich anschließende Bewirtschaftung aus.
#2.2 Budgethierarchie-Ebenen
1 Die Budgethierarchie orientiert sich an der Organisations- und Aufbaustruktur der Erzbischöflichen Kurie. 2 Jedes Budget ist somit eindeutig und transparent den jeweils für die Zielerreichung verantwortlichen Organisationseinheiten sowie deren Leitungspersonen zugeordnet.
3 In der Erzdiözese Freiburg werden vier Budgethierarchie-Ebenen unterschieden, deren Zusammenhänge in nachfolgender Grafik dargestellt werden:
Abbildung 2: Budgethierarchie-Ebenen
Ebene 1 – Globalbudget
1 Das Globalbudget bildet den durch die Kirchensteuervertretung beschlossenen maximal zur Verfügung stehenden Rahmen eines Haushaltsjahres für die Erzdiözese Freiburg. 2 Es setzt sich zusammen aus der Gesamtheit der einzelnen Hauptbudgets zuzüglich zentral verwalteter Mittel (z. B. Deckungsreserve gemäß § 13 HO).
3 Die Verantwortung für die Einhaltung des Globalbudgets obliegt der Leitung der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
Ebene 2 – Hauptbudget
1 Das Hauptbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen einer Hauptabteilung bzw. vergleichbaren Organisationseinheit dar. 2 Das Überschreiten eines Hauptbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 3 Treten allerdings im Zuge der Bewirtschaftung wesentliche Sachverhalte auf, die ein Überschreiten erforderlich machen, ist die für Finanzen zuständige Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats umgehend und rechtzeitig zu informieren (weitere Ausführungen vgl. Kapitel 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets). 4 Die Budgetverantwortung obliegt der Leitung der Organisationseinheit.
Ebene 3 – Referatsbudget
1 Das Referatsbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen eines Referats dar. 2 Es setzt sich zusammen aus dem originären Budget des Referates und ggf. aus den Budgets zugeordneter unselbständiger Einrichtungen. 3 Ein Überschreiten des Referatsbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 4 Treten allerdings im Zuge der Bewirtschaftung wesentliche Sachverhalte auf, die ein Überschreiten des Budgets erforderlich machen, ist die Leitung der entsprechenden Organisationseinheit umgehend und rechtzeitig zu informieren (weitere Ausführungen vgl. Kapitel 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets). 5 Die Budgetverantwortung obliegt der Leitung des Referates.
Ebene 4 – Fachbudget
1 Das Fachbudget stellt den maximal zur Verfügung stehenden Rahmen einer unselbständigen Einrichtung der Körperschaft Erzdiözese dar. 2 Ein Überschreiten des Fachbudgets ist grundsätzlich unzulässig. 3 Treten allerdings im Zuge der Bewirtschaftung wesentliche Sachverhalte auf, die ein Überschreiten des Budgets erforderlich machen, ist die Leitung desjenigen Referates umgehend und rechtzeitig zu informieren, dem die Einrichtung organisatorisch zugeordnet ist. 4 Die Budgetverantwortung obliegt der Einrichtungsleitung.
5 Die den Budgethierarchieebenen zugeordneten Organisationseinheiten der Körperschaft Erzdiözese Freiburg werden nachfolgend definiert.
Übersicht Hauptbudgets der Körperschaft Erzdiözese Freiburg
1 Die Budgethierarchie orientiert sich an der Organisationsstruktur der Erzbischöflichen Kurie. 2 Eine sich ändernde Aufbauorganisation (Wegfall oder Neuerrichtung) hat jedoch keine Novellierung dieser Richtlinie zur Folge. 3 Vielmehr ist diese Richtlinie insbesondere für hinzukommende Organisationseinheiten mit dem Tag ihrer Errichtung verbindlich. 4 Für die Planung und Bewirtschaftung findet der Geschäftsverteilungsplan in seiner jeweils gültigen Fassung entsprechende Anwendung.
Referatsbudgets und Fachbudgets innerhalb der Körperschaft Erzdiözese Freiburg
1 Die Referatsbudgets sind dem jeweils gültigen Organigramm des Erzbischöflichen Ordinariats zu entnehmen. 2 Die Fachbudgets ergeben sich aus der organisatorischen Zuordnung der Referate der jeweiligen Hauptabteilungen, Stabsstellen sowie Diözesanstellen im Erzbischöflichen Ordinariat.
Budgethierarchieebenen und Verantwortlichkeiten | ||||
Budget | Beschreibung | Budgetverantwortung | ||
Globalbudget | Global- oder Gesamthaushalt der Erzdiözese Freiburg | Leitung der für Finanzen zuständigen Abteilung im Erzbischöflichen Ordinariat | ||
Hauptbudget | Budget einer Hauptabteilung oder einer vergleichbaren Organisationseinheit der Erzbischöflichen Kurie | Leitung Hauptabteilung bzw. Leitung vergleichbarer Organisationseinheit | ||
Referatsbudget | Budget eines einer Organisationseinheit zugeordneten Referats | Leitung des Referats | ||
Fachbudget | Budget einer unselbständigen Einrichtung der Erzdiözese, welche einem Referat der Erzbischöflichen Kurie zugeordnet ist | Leitung der jeweiligen Einrichtungen | ||
2.3 Grundsätze der Budgetierung/Haushaltsplanung
Nachfolgend werden die für die Erzdiözese Freiburg geltenden Grundsätze der Budgetierung/Haushaltsplanung dargelegt.
#2.3.1 Haushaltsausgleich
1 Der Globalhaushalt der Erzdiözese Freiburg ist gemäß § 12 Absatz 2 Haushaltsordnung im Ergebnisplan auszugleichen. 2 Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Summe der geplanten Aufwendungen die Summe der geplanten Erträge nicht übersteigt. 3 Ein geplanter Jahresfehlbetrag ist in Ausnahmen nur dann zulässig, wenn ein Ausgleich unter Verwendung der allgemeinen Rücklage erfolgen kann.
#2.3.2 Haushaltszeitraum
1 Die operative Haushaltsplanung umfasst zwei Kalenderjahre (Doppelhaushalt). 2 Die Planung/Budgetierung erfolgt nach Jahren getrennt.
#2.3.3 Budgetermittlung im Rahmen der Haushaltsplanung
1 Die Verknüpfung langfristiger strategischer Ziele der Erzdiözese Freiburg mit den im Haushalt operationalisierten Zielen der jeweiligen Organisationseinheiten erfolgt durch die Planung im sog. Gegenstromverfahren. 2 Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus „Top-Down“- und „Bottom-Up“-Planung zur Budgetermittlung.
3 Die Budgetermittlung erfolgt durch Anwendung des Gegenstromverfahrens:
- Die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt den im Haushaltszeitraum maximal zur Verfügung stehenden finanziellen Handlungsrahmen des Globalbudgets auf Basis der Kirchensteuerprognose.
- Im Rahmen einer Hochrechnung (vgl. hierzu Kapitel 2.6 Hochrechnung) werden Aufwendungen und Erträge auf Grundlage der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat bekannten vertraglichen Verpflichtungen und Vereinbarungen ermittelt.
- Die aus bereits begonnenen, jedoch noch nicht abgeschlossenen Maßnahmen (insbesondere Investitionsmaßnahmen) der Vorjahre resultierenden Verpflichtungen werden entsprechend berücksichtigt (vgl. hierzu Kapitel 3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets).
4 Hieraus ergibt sich einerseits der nach Abzug oben genannter Positionen disponierbare monetäre Handlungsspielraum für die Bottom-Up-Planung und andererseits der Eckdatenentwurf, der durch den Diözesanvermögensverwaltungsrat und den Kirchensteuerausschuss freigegeben werden muss.
„Bottom-Up“
1 Damit den Hauptbudgetverantwortlichen bereits zu Beginn der Beratungen in den Budgetrunden der Leitungskonferenz aussagekräftige und möglichst vollständige Informationen zu den Bedarfen ihrer Organisationseinheit zur Verfügung stehen, ermitteln die Referatsbudgetverantwortlichen mit den Fachbudgetverantwortlichen im Vorfeld der Budgetrunden die zur jeweiligen Zielerreichung erforderlichen Mittel und melden diese jeweils der nächsthöheren Budgetebene.
2 Ein Anspruch auf Etatisierung der Mittel entsteht hierdurch nicht. 3 Vielmehr obliegt es dem Hauptbudgetverantwortlichen die gemeldeten Bedarfe zu gewichten und in die Budgetrunden der Leitungskonferenz einfließen zu lassen.
„Top-Down“
1 Im Rahmen der Top-Down-Planung werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen auf Basis der Strategie der Erzdiözese Freiburg und unter Berücksichtigung der Risiken (Risikobericht) sowie den daraus resultierenden inhaltlichen Schwerpunkten für den Haushaltszeitraum durch die Bistumsleitung gewichtet. 2 Dies stellt die Grundlage für die Beratungen zur Verteilung der Mittel der Leitungskonferenz im Rahmen der Budgetrunden dar.
3 Zur Erfassung im IT-System sind die Ergebnisse der Budgetrunden an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat weiterzuleiten.
4 Der Ablauf der Planung, einzelne Planungsschritte, Meilensteine und Termine sind dem jeweils geltenden Prozess zur Planung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg und dem jeweiligen Zeitplan zur Haushaltsplanung zu entnehmen.
#2.3.4 Ordnungsgemäße Planung
1 Um der Kirchensteuervertretung, als beschlussfassendem Gremium, valide Entscheidungsgrundlagen zur Verfügung stellen zu können, ist es erforderlich, allgemeingültige Grundsätze für eine ordnungsgemäße Planung festzulegen, deren Einhaltung den Budgetverantwortlichen obliegt.
2 Im Sinne der Transparenz müssen sich die Planungsergebnisse an folgenden Merkmalen ausrichten:
- Vollständigkeit
Der Planungsgrundsatz der Vollständigkeit soll gewährleisten, dass alle zur Zielerreichung relevanten Maßnahmen und hieraus resultierenden Finanzbedarfe, inklusive ggf. erforderlich werdender einmaliger oder dauernder Folgekosten (z. B. Wartung, Instandhaltung), vollständig berücksichtigt werden. Dieser Grundsatz trägt insbesondere § 12 Abs. 1 S. 1 HO Rechnung und soll die jederzeitige Aufgabenerfüllung und Zahlungsfähigkeit sicherstellen. - Wesentlichkeit
Der Grundsatz der Wesentlichkeit schränkt den Grundsatz der Vollständigkeit dahingehend ein, dass insbesondere diejenigen Informationen und Sachverhalte darzustellen sind, die aufgrund ihrer grundsätzlichen oder finanziellen Tragweite für die künftige Entwicklung der Erzdiözese Freiburg bedeutsam sind. Dies gilt insbesondere für investive Maßnahmen gemäß § 8 HO. - Richtigkeit
Der Grundsatz der Richtigkeit soll sicherstellen, dass im Haushaltsplan die Ausgangssituation und sämtliche Annahmen zur künftigen Entwicklung korrekt dargestellt werden. Darüber hinaus müssen die Angaben zutreffend, plausibel, rechnerisch und sachlich richtig sein und dürfen nicht im Widerspruch zu bereits gewonnenen Erkenntnissen stehen. - Wirtschaftlichkeit
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit trägt insbesondere § 3 Abs. 1 bis 3 HO Rechnung. Hiernach ist das Kirchenvermögen in seinem Wert zu erhalten und sowohl die nachhaltige Aufgabenerfüllung als auch die Zahlungsfähigkeit sind sicherzustellen. - Realisierbarkeit
Dieser Grundsatz erfordert die Planung von Maßnahmen, Initiativen und Projekten unter der Prämisse der Realisierbarkeit. Vor dem Hintergrund begrenzter Ressourcen und der Budgetsolidarität steht die handlungsleitende Frage: “Kann die Maßnahme / die Initiative / das Projekt innerhalb des Haushaltszeitraums und mit den zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen durchgeführt werden?“ im Vordergrund. - Messbarkeit
Eine ergebnisorientierte, effektive und effiziente Budgetierung und Steuerung durch die Gremien und die Bistumsleitung setzt voraus, dass mit der Zuweisung eines monetären Rahmens auch konkrete Zielvorgaben einhergehen. Deshalb ist es erforderlich, den Grad der Zielerreichung mittels quantitativer und qualitativer Kennzahlen objektiv messen zu können. Die Festlegung dieser Kennzahlen obliegt grundsätzlich den Budgetverantwortlichen. Insbesondere hinsichtlich der quantitativen Kriterien behält sich die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat das Recht vor, diese um betriebswirtschaftliche Kennzahlen zu ergänzen. - Dokumentation
Die Planungsgrundlagen und -ergebnisse sind angemessen zu dokumentieren, wodurch die Ordnungsmäßigkeit der Planung nachprüfbar wird. Die Planungsdokumentation muss auf den hierfür durch das Controlling zur Verfügung gestellten Formularen erfolgen und ist derart auszugestalten, dass die Ziele, Inhalte und finanziellen Bedarfe (einmalig oder fortlaufend) für das zentrale Controlling der Erzdiözese Freiburg innerhalb kurzer Zeit nachvollziehbar sind. - Einklang zur Zielsetzung
Die Planung muss im Einklang und ohne erkennbaren Widerspruch zur übergeordneten diözesanen Strategie und im Einklang mit der hieraus abgeleiteten Zielsetzung des Hauptbudgets der jeweiligen Organisationseinheit stehen.
2.3.5 Budgetgarantie
1 Damit die Budgetverantwortlichen ihrer umfassenden Verantwortung zur Zielerreichung nachkommen können, können sie grundsätzlich darauf vertrauen, dass sich die genehmigten Budgets nicht ändern (Budgetgarantie).
2 Eine Ausnahme hiervon bildet eine drohende Gefährdung des Gesamthaushaltes (Globalbudget). 3 Dies ist beispielsweise dann gegeben, wenn sich die Kirchensteuerprognosen gravierend verändern und dadurch der Ausgleich des Gesamthaushaltes gefährdet ist. 4 In diesen Fällen kann die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat gemäß § 23 HO Budgets ganz oder teilweise sperren oder die Anordnung erteilen, dass nur mit ihrer Einwilligung Verpflichtungen und Verfügungen von Budgets geleistet werden dürfen (sog. haushaltswirtschaftliche Sperre).
5 Greift das Verfahren der Nachtragshaushaltsplanung gemäß § 17 der Haushaltsordnung, ist die Budgetgarantie außer Kraft gesetzt.
6 Parallel zur Budgetgarantie kann in diesem Zusammenhang der Budgetsolidarität (vgl. Ziffer 2.3.7) ggf. eine wesentliche Bedeutung zukommen, um die Umsetzung der aus der Strategie operationalisierten diözesanen Ziele sicherstellen zu können.
#2.3.6 Budgetdisziplin
1 Ansprüche oder Verbindlichkeiten werden gemäß § 3 Abs. 6 HO durch den Haushaltsplan weder begründet noch aufgehoben.
2 Die Budgetverantwortlichen sind verpflichtet, ihre Budgets einzuhalten und die vereinbarten Ziele zu erreichen.
3 Budgetüberschreitungen sind grundsätzlich nur zulässig, sofern diese für die Zielerreichung unvermeidlich sind und trotz aktiver Gegensteuerungsmaßnahmen durch den Budgetverantwortlichen nicht vermieden werden können. 4 Darüber hinaus kommen Budgetüberschreitungen nur dann in Betracht, wenn sich unterjährig, aufgrund geänderter gesetzlicher oder strategischer Vorgaben, die Ziele und die hieraus resultierenden Ressourcenbedarfe verändern.
5 Sofern Budgetüberschreitungen zur Zielerreichung erforderlich werden, ist zunächst durch die Budgetverantwortlichen zu prüfen, ob innerhalb des entsprechenden Hauptbudgets Kompensationsmöglichkeiten zur Vermeidung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen bestehen (vgl. Ziffer 3.4 bis 3.7).
#2.3.7 Budgetsolidarität
1 Wenn die Erreichung der diözesanen Ziele zur Umsetzung der Strategie es erfordert, sind die Budgetverantwortlichen zur Erreichung des Haushaltsausgleichs im Rahmen der Budgetsolidarität verpflichtet, über die Grenzen ihrer Organisationseinheit hinweg zu kooperieren.
2 Die solidarische Unterstützung zwischen den Budgetverantwortlichen bedeutet einen unverzichtbaren Bestandteil der dezentralen Budgetverantwortung. 3 Hierdurch wird es möglich, erforderliche Mehraufwände innerhalb des Globalhaushaltes auszugleichen, übergeordnete Ziele zu erreichen sowie dem Erfordernis des Haushaltsausgleichs angemessen Rechnung zu tragen. 4 Im Einzelfall kann nicht ausgeschlossen werden, dass Budgetverantwortliche zur Erreichung der diözesanen Ziele sowie des ausgeglichenen Haushalts inhaltliche und budgettechnische Abstriche zugunsten eines anderen Budgets machen müssen.
5 Sofern keine einvernehmliche Lösung des Solidarfalls gefunden werden kann, kann eine Entscheidung durch den Generalvikar unter Zuhilfenahme des Kirchensteuerausschusses herbeigeführt werden.
#2.4 Bestandteile des Haushaltsplanes
1 Das Ergebnis der Budgetierung wird im Haushaltsplan der Erzdiözese Freiburg weiterverarbeitet. 2 Dieser besteht gemäß § 5 HO aus den folgenden Bestandteilen:
- Lagebericht
- Ergebnisplan
- Investitionsplan
- Mittelfristige Ergebnisplanung
- Kapitalflussrechnung
- Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres
- Budgets nach Organisations- und Aufgabenbereichen
- Stellenplan
- eine nach pastoralen Handlungsfeldern dargestellte Verteilung der Haushaltsmittel.
2.5 Zentrale und dezentrale Planungselemente
1 Die Erstellung des Haushalts und seiner Bestandteile erfolgt sowohl durch zentrale als auch durch dezentrale Planungselemente. 2 Die Steuerung und Letztverantwortung für die Planung liegen in der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
Dezentrale Planungselemente – Budgetverantwortliche
1 Dezentrale Planungselemente werden von den Budgetverantwortlichen geplant. 2 Diese beinhalten:
- Ableitung der Zielbeiträge für die Organisationseinheit aus der Gesamtstrategie der Erzdiözese Freiburg
- Ermittlung des zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcenbedarfs
- Darlegung qualitativer und quantitativer Kennzahlen/Merkmale zur Messbarkeit der Zielerreichung
Zentrale Planungselemente
Folgende zentrale Planungselemente sind im Einsatz:
- Der Lagebericht, der Ergebnisplan, der Investitionsplan, die mittelfristige Ergebnisplanung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres werden durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat erstellt.
- Der Stellenplan sowie der dazugehörige Planungs- und Antragsprozess wird durch die für Personal zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat geführt und für den jeweiligen Haushalt final erstellt. Die Personalaufwendungen (Löhne und Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge der Zusatzversorgungskasse, Beiträge Sozialversicherung) werden in Kooperation zwischen der für Personal zuständigen Abteilung und der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt und budgetiert. Die Personalkostenplanung erfolgt auf Grundlage des Planstellenplans.
- Einen weiteren Bestandteil der zentralen Planung stellen die Aufwendungen und Erträge aus Mieten sowie Betriebs- und Nebenkosten dar. Diese werden durch die für Immobilien zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt.
2.6 Hochrechnung
1 Im Haushalt der Erzdiözese Freiburg sind zahlreiche Aufwendungen und Erträge zu berücksichtigen, die unabhängig von der Ertragslage, der Anzahl durchgeführter Veranstaltungen, Maßnahmen, Initiativen und Projekten zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes fortlaufend und wiederkehrend anfallen.
2 Hierzu zählen insbesondere Aufwendungen und Erträge für:
- Abschreibungen
- Zinsen
- Mieten, Leasing
- Energieversorgung (Strom, Wasser, Gas)
- Verwaltungs- und Wirtschaftsaufwand (Telefon, Bürobedarf, Porto usw.)
- laufende Instandhaltung und Instandsetzung (Wartungen, Inspektionen, Schönheits- und Kleinreparaturen)
- Versicherungen
- Lizenzen
- sowie sämtliche weitere auf Grundlage eines Vertrages oder schriftlichen Vereinbarung eingegangenen Zahlungsverpflichtungen oder Erstattungsansprüche.
3 Die Systematik der Hochrechnung verfolgt dabei insbesondere zwei Ziele:
- Zum einen soll der zeitliche Aufwand für eine dezidierte Planung durch die Budgetverantwortlichen vermieden werden und
- zum anderen soll eine valide Aussage zur Höhe der frei planbaren Mittel im jeweiligen Haushaltszeitraum getroffen werden können, da sich hieraus der monetäre Handlungsspielraum des Globalhaushaltes und der jeweiligen Organisationseinheiten ableitet.
2.6.1 Hochrechnungsparameter
1 Aufgrund allgemeiner oder inflationsbedingter Preissteigerungen ist es erforderlich, die Kosten mit Parametern hochzurechnen, um ein realistisches Bild über die grundsätzlich erforderlichen Aufwendungen und Erträge im zu planenden Haushaltszeitraum zu erhalten.
2 Hierzu werden die Parameter im Vorfeld durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat ermittelt und im Rahmen der Eckdatensitzung vom Kirchensteuerausschuss freigegeben.
#2.6.2 Durchführung der Hochrechnung
1 Die freigegebenen Hochrechnungsparameter werden durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat mit den in der Buchhaltung erfassten Ist-Werten des Vorvorjahres des zu planenden Zeitraums multipliziert. 2 Die hieraus resultierenden Ansätze werden den Budgetverantwortlichen auf Ebene der untersten Kostenstellenebene zur Prüfung zur Verfügung gestellt. 3 Es obliegt den Budgetverantwortlichen, diese Werte auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität zu prüfen. 4 Ebenso ist es erforderlich, diese Werte um ggf. eingetretene Sondereffekte innerhalb des Basisjahres der Hochrechnung oder auf zu erwartende Sondereffekte innerhalb des Planungszeitraums zu prüfen. 5 Hierbei gilt es, insbesondere die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung und der Budgetsolidarität zu beachten, da sachlich unbegründete Anpassungen zu einer Minderung der frei planbaren Mittel des Globalhaushaltes und damit innerhalb der Organisationseinheiten führen.
6 Nach erfolgter Prüfung der hochgerechneten Kostenarten durch die Budgetverantwortlichen sind wesentliche, sachlich begründete Korrekturen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich mitzuteilen, um diese im System entsprechend hinterlegen zu können.
#2.6.3 Hochzurechnende Kostenarten
1 Die Hochrechnung erfolgt auf Grundlage der im Kontenrahmen der Erzdiözese Freiburg festgelegten Kostenarten.
2 Die Festlegung der in die Hochrechnung einzubeziehenden Kostenarten obliegt der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat und wird im Rahmen der jeweiligen Haushaltsplanung dargelegt.
#2.7 Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung
1 Insbesondere der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert die transparente Darlegung sämtlicher Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung innerhalb einer Haushaltsperiode. 2 Dies ermöglicht es den Entscheidungsträgern, einen Bezug der im Haushalt operationalisierten Maßnahmen zu den übergeordneten strategischen Zielen herzustellen. 3 Darüber hinaus ist dies erforderlich, um die Zielerreichung, auf Basis der finanziellen Rahmenbedingungen, nachhaltig sicherstellen zu können. 4 Aus diesem Grund bezieht sich die Wesentlichkeit einer Maßnahme nicht ausschließlich auf monetäre Aspekte.
5 Als Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung im Sinne dieser Richtlinie gelten:
- Investitionen
- Initiativen und
- Projekte der Pastoral und der Verwaltung (insbesondere Kirchenentwicklung 2030)
2.7.1 Investitionen
1 Als Investitionen gelten Maßnahmen, die einerseits ressourcenintensiv sind und andererseits die zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel langfristig binden, weshalb der Investitionsplan gemäß § 5 HO ein verpflichtender Bestandteil des Haushaltsplanes ist.
2 Das Ziel der Investitionsplanung besteht unter anderem darin, den Verantwortlichen die wirtschaftliche Tragweite von Investitionsentscheidungen transparent darzulegen. 3 Vor diesem Hintergrund kommt der Investitionsplanung in der Erzdiözese Freiburg ein besonderer Stellenwert zu.
4 Die Investitionsstrategie der Erzdiözese Freiburg gibt die inhaltlichen Handlungsrahmen und Schwerpunkte vor und bildet somit den handlungsleitenden Maßstab für die operative Planung. 5 Konkrete Investitionsvorhaben sind dementsprechend zunächst auf Grundlage der jeweiligen Ziele (qualitative Prämissen) zu kalkulieren, und im Anschluss daran, von den Budgetverantwortlichen innerhalb der finanziellen Rahmenvorgaben zu priorisieren. 6 Darüber hinaus ist bei konkurrierenden Investitionsobjekten durch Kostenvergleiche das zur Zielerreichung günstigste Objekt zu ermitteln.
7 Hieraus erwachsen den Budgetverantwortlichen auf Grundlage von § 8 Abs. 2 und 4 HO umfangreiche Sorgfaltspflichten, insbesondere deshalb, da aus Investitionen Folgekosten in nicht unerheblichem Umfang zu Lasten kommender Haushalte resultieren können.
8 Der Investitionsplan der Erzdiözese Freiburg gliedert sich in zwei Teile.
#2.7.1.1 Investitionsplan Teil I
1 Der Investitionsplan Teil I beinhaltet
- Investitionen zur Anschaffung und Herstellung von zu aktivierenden (Aktivierungspflicht) oder aktivierbaren (Aktivierungswahlrecht) beweglichen sowie immateriellen Gegenständen des Anlagevermögens.
2 Im Rahmen der Planung obliegt die Entscheidung, ob es sich um einen aktivierungspflichtigen oder aktivierbaren Gegenstand und somit um eine Investition im Sinne dieser Richtlinie handelt, grundsätzlich den Budgetverantwortlichen. 3 Hierzu wird den Budgetverantwortlichen auf Grundlage der Regelungen des Handelsrechts eine Handreichung zur Verfügung gestellt. 4 Im Zweifel entscheidet das für das Rechnungswesen zuständige Referat in der für Finanzen zuständigen Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats.
Investitionsplan Teil I A
1 Im Investitionsplan Teil I A sind folgende Maßnahmen aufzunehmen:
- Sachinvestitionen (Neu-, Erzsatz- oder Erweiterungsbeschaffungen)
- Immaterielle Investitionen (Lizenzen und Rechte).
2 Im Rahmen der Investitionsplanung gemäß Teil I sind bestehende Rahmenverträge der Erzdiözese Freiburg entsprechend zu berücksichtigen. 3 Hierdurch kann einerseits der zeitliche Aufwand zur Ermittlung der Aufwendungen reduziert werden und andererseits bietet diese Vorgehensweise eine hinlängliche monetäre Planungssicherheit für die Budgetverantwortlichen. 4 Informationen und Hilfestellung werden hierzu durch das Referat Vergabe und Beschaffung in der für Finanzen zuständigen Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats zur Verfügung gestellt.
Investitionsplan Teil I B – Sammelpool
1 Unbeschadet der Grundsätze ordnungsgemäßer Planung wird zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes in Einrichtungen mit Publikumsverkehr ein sog. Sammelpool errichtet. 2 Einrichtungen mit Publikumsverkehr im Sinne dieser Richtlinie sind insbesondere die Bildungs- und Tagungshäuser der Erzdiözese Freiburg.
3 Der Sammelpool steht dabei ausschließlich für notwendig werdende und in Anlehnung an § 19 HO zum Zeitpunkt der Planung unvorhersehbaren sowie sachlich und zeitlich unabweisbaren Ersatzbeschaffungen zur Verfügung. 4 Er ermöglicht den Budgetverantwortlichen unbürokratisch und zeitnah die zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes erforderlichen Ersatzbeschaffungen vorzunehmen, um die jeweilige Zielerreichung nicht zu gefährden.
5 Die Regelungen der Vergabeordnung, insbesondere die Beachtung der für die Erzdiözese Freiburg bestehenden Rahmenverträge, bleiben hiervon unberührt.
6 Die Entscheidung, welchen Einrichtungen ein Sammelpool zur Verfügung gestellt wird und über dessen Umfang, liegt im pflichtgemäßen Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
7 Die Laufzeit des Sammelpools beträgt ein Kalenderjahr. 8 Ganz oder teilweise nicht in Anspruch genommene Budgets können nicht in Folgejahre übertragen werden.
#2.7.1.2 Investitionen Teil II – Gebäude
1 Der Investitionsplan Teil II beinhaltet
- Investitionen zur Anschaffung und Herstellung von zu aktivierenden (Aktivierungspflicht) oder aktivierbaren (Aktivierungswahlrecht) unbeweglichen Gegenständen des Anlagevermögens (Gebäuden).
2 Im Rahmen der Planung obliegt die Entscheidung, ob es sich um einen aktivierungspflichtigen oder aktivierbaren Gegenstand und somit um eine Investition im Sinne dieser Richtlinie handelt, grundsätzlich den Budgetverantwortlichen. 3 Hierzu wird den Budgetverantwortlichen auf Grundlage der Regelungen des Handelsrechts eine Handreichung zur Verfügung gestellt. 4 Im Zweifel entscheidet das für das Rechnungswesen zuständige Referat in der für Finanzen zuständigen Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats.
5 Im Investitionsplan Teil II sind folgende Maßnahmen aufzunehmen:
- Investitionen an Gebäuden im Rahmen der erstmaligen Errichtung, der Erweiterung oder wesentlichen Verbesserung
6 Durch die langfristige Bindung finanzieller Mittel können Investitionen gemäß Investitionsliste Teil II nur dann veranschlagt werden, wenn Pläne, Kostenberechnungen und Erläuterungen vorliegen, aus denen die Art der Ausführung, die Kosten der Baumaßnahmen, der Einrichtung, des Grundstückserwerbs, der entstehenden Folgekosten und Verpflichtungen für kommende Rechnungsjahre sowie die vorgesehene Finanzierung und ein Zeitplan ersichtlich sind.
7 Auf Grundlage der Haushaltsgrundsätze von Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist es erforderlich, verschiedene Handlungsalternativen (Kostenvergleichsrechnungen) je Maßnahme darzulegen. 8 Im Falle konkurrierender Investitionsobjekte stellen die Strategie und die sich hieraus ableitenden Ziele den handlungsleitenden Maßstab zur Priorisierung eines Investitionsprojekts dar.
9 Erforderliche Investitionen, die zum Zeitpunkt der Planung noch nicht den Grundsätzen und Anforderungen ordnungsgemäßer Planung entsprechen (vgl. § 8 Absatz 2 HO), können in die Investitionsplanung Teil II aufgenommen werden, sofern sachliche Gründe einer vollumfänglichen Darlegung des Investitionsvorhabens entgegenstehen. 10 In diesen Fällen ist das Investitionsvorhaben gemäß § 16 HO mit einem Sperrvermerk zu versehen und in der Investitionsplanung kenntlich zu machen.
11 Auf Grundlage obiger Ausführungen stellt die Investitionsplanung somit einen integralen Bestandteil der „Bottom-Up-Planung“ dar und unterliegt dabei den durch die Budgetverantwortlichen wahrzunehmenden Sorgfaltspflichten im besonderen Maße.
12 Der Ablauf der Investitionsplanung ist dem jeweils gültigen Prozess zur Erstellung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg zu entnehmen.
#2.7.2 Initiativen
1 Zur Zielerreichung kann es erforderlich werden, Initiativen ins Leben zu rufen, um Impulse und Anstöße für innovatives pastorales Handeln und Wirken zu schaffen. 2 Die zur Zielerreichung erforderlich werdenden Sach- und Personalressourcen sind transparent darzulegen, da diese die Entscheidungsgrundlage darstellen. 3 Bei den aus Initiativen resultierenden Folgekosten handelt es sich um Verpflichtungen für folgende Haushalte, weshalb diese in die Planung miteinzubeziehen sind.
4 Die Planung von Initiativen enthält somit neben der Zielbeschreibung und der Darlegung konkreter Maßnahmen zur Zielerreichung insbesondere die hieraus unmittelbar und künftig begründeten finanziellen und personellen Bedarfe sowie einen Zeitplan bzw. die Dauer der Initiative. 5 Darüber hinaus obliegt es den Budgetverantwortlichen, deren Inhalt und Detaillierungsgrad den Gremien vorzustellen und darzulegen.
#2.7.3 Projekte der Pastoral und der Verwaltung
1 Unter Projekten im Sinne dieser Richtlinie werden einmalige, zeitlich klar begrenzte zusätzliche Aufgaben verstanden, die zur Erreichung eines zumeist abteilungsübergreifenden, übergeordneten Ziels von der Leitungsebene initiiert werden.
2 Projekte zeichnen sich insbesondere durch einen eindeutigen von einem Auftraggeber erteilten Auftrag mit konkreter Zielsetzung aus. 3 Darüber hinaus verfügt jedes Projekt mindestens über eine Projektleitung, ein Projektteam, einen Zeitplan und ein feststehendes Projektbudget.
4 Die Projektplanung und Budgetierung unterliegt dabei – analog der Planung von Investitionsmaßnahmen und Initiativen – insbesondere den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung. 5 Insofern wird an dieser Stelle auf die Ausführungen unter Kapitel 2.3 Grundsätze der Budgetierung/Haushaltsplanung verwiesen.
6 Um Projekte in der Haushaltsplanung berücksichtigen zu können sind durch die Budgetverantwortlichen folgende Planungsunterlagen einzureichen:
- Projektbeschreibung
- Zeitplan
- Aufgabenplan (z. B. Arbeitspakete)
- vollständige Darlegung der für eine erfolgreiche Projektumsetzung erforderlichen personellen, technischen, räumlichen und finanziellen Ressourcen
- vollständige Darlegung der aus der Projetumsetzung resultierenden künftigen Ressourcenbedarfe (personell, technisch, räumlich, finanziell).
2.7.4 Planerische Darstellung von Maßnahmen mit wesentlicher Bedeutung
1 Die unter Kapitel 2.7 benannten Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung werden einheitlich auf sog. Aufträgen geplant. 2 Hierzu steht ein entsprechendes Formular zur Verfügung, welches durch die Budgetverantwortlichen vollständig ausgefüllt und an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat weitergeleitet wird.
3 Zur Unterstützung der Budgetverantwortlichen und Verwaltungsvereinfachung erfolgt die Eingabe von Planwerten – analog der übrigen Werte - zentral durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Im Ergebnis entsteht hierdurch einerseits der Gesamtinvestitionsplan der Erzdiözese Freiburg und andererseits eine transparente Übersicht aller innerhalb der Haushaltsperiode geplanten Initiativen und Projekte (I & P Plan).
#2.8 Erfassung von Budgets (Planwerte)
1 Die Erfassung von Budgets (Planwerte) im IT-System Wilken erfolgt unabhängig von der Art des Planungselementes ausschließlich durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat. 2 Etwaige Anpassungen oder Ergänzungen bzw. Streichungen werden durch die jeweils Budgetverantwortlichen im dafür vorgesehenen Formular vorgenommen. 3 Die Überführung in das IT-System Wilken erfolgt durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
4 Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage des jeweiligen Planungsprozesses sowie anhand der jeweiligen zur Verfügung stehenden Formulare.
#2.9 Beratung, Beschlussfassung, Verabschiedung und Genehmigung des Haushalts der Erzdiözese Freiburg
1 Der Planung und Budgetierung kommt für die Verknüpfung langfristiger, strategischer Ziele der Erzdiözese Freiburg mit dem Haushalts- und Rechnungswesen eine große Bedeutung zu, da die verbindlich vereinbarten Leistungsziele und die hieraus resultierenden Finanzbedarfe/Budgets ihre Legitimation durch den Haushaltsbeschluss der Kirchensteuervertretung erhalten.
2 Die Einbringung der jeweiligen Haushaltsentwürfe erfolgt durch die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
3 Die Schritte der Beratung, Beschlussfassung, Verabschiedung und Genehmigung des Haushaltsplans der Erzdiözese Freiburg durch die Gremien und das Kultusministerium des Landes Baden-Württemberg gestaltet sich, auf Grundlage der geltenden Rechtsnormen, wie folgt:
- Der Eckdaten-Entwurf wird dem Diözesanvermögensverwaltungsrat (DVVR) zur Freigabe vorgelegt und freigegeben.
- Die Eckdaten werden durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird auf Grundlage der Eckdaten erstellt.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird durch den DVVR vorgelegt und freigegeben.
- Der 1. Entwurf des Haushalts wird durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 2. Entwurf des Haushalts wird durch den Kirchensteuerausschuss beraten.
- Der 3. Entwurf des Haushalts wird der Kirchensteuervertretung zur Beratung und Beschlussfassung vorgelegt.
- Einholung staatliche Genehmigung.
3. Bewirtschaftung
##3.1 Begriffsdefinition
Bewirtschaftung
1 Unter Bewirtschaftung wird der sparsame und wirtschaftliche Einsatz von im Haushaltsplan (inkl. Stellenplan) bereitgestellten Ressourcen verstanden. 2 Die Bewirtschaftung erfolgt auf Grundlage der Haushaltsordnung sowie auf Grundlage dieser Richtlinie.
#1 Unter Bewirtschaftung wird der sparsame und wirtschaftliche Einsatz von im Haushaltsplan (inkl. Stellenplan) bereitgestellten Ressourcen verstanden. 2 Die Bewirtschaftung erfolgt auf Grundlage der Haushaltsordnung sowie auf Grundlage dieser Richtlinie.
3.2 Grundsätze der Bewirtschaftung
Die in Kapitel 2.3 aufgeführten Grundsätze der Budgetgarantie, der Budgetdisziplin sowie der Budgetsolidarität finden im Rahmen der Bewirtschaftung analoge Anwendung.
#3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets
1 Eine Übertragung von Budgets in nachfolgende Haushaltsjahre ist grundsätzlich nicht möglich. 2 Allerdings besteht trotz sorgfältiger Planung das Risiko, dass die unter Kapitel 2.7 aufgeführten Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung nicht innerhalb des ursprünglich dafür vorgesehenen Zeitraums vollständig realisiert werden können. 3 Deshalb kann in begründeten Einzelfällen die Übertragung von Budgets in Folgejahre erforderlich werden. 4 Nachfolgend werden die Voraussetzungen für eine Übertragung von Budgets bei Maßnahmen von wesentlicher Bedeutung dargelegt.
5 Hierbei gilt grundsätzlich, dass die Gründe und die Notwendigkeit der Übertragung von Budgets durch die Budgetverantwortlichen schriftlich darzulegen und bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat einzureichen sind. 6 Die Entscheidung über die Übertragung von Budgets liegt, auf Basis der durch die Budgetverantwortlichen eingereichten Begründung, im pflichtgemäßen Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
#3.3.1 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A
1 Da es sich bei Maßnahmen gemäß Investitionsliste Teil I A mehrheitlich um Einzelmaßnahmen der Beschaffung handelt, ist die Übertragung von Budgets in kommende Haushaltsperioden, d.h. in den neuen (Doppel-)Haushalt nur möglich, sofern mit der Umsetzung der geplanten Maßnahme im ursprünglichen Haushaltszeitraum bereits begonnen wurde. 2 Diese Voraussetzung gilt als erfüllt, sofern im entsprechenden Zeitraum zumindest verbindliche Bestellungen oder Auftragsvergaben erfolgten.
3 Hierdurch wird den Grundsätzen ordnungsgemäßer Planung im Allgemeinen und der zentralen Frage der Realisierbarkeit im Besonderen Rechnung getragen.
4 Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass geplante jedoch nicht begonnene Maßnahmen gemäß Investitionsliste Teil I A nicht übertragen werden können. 5 Sofern an der Investition aus sachlichen Gründen festgehalten werden soll, bedarf es eines erneuten Antrags im Rahmen der jeweiligen Haushaltsplanung.
#3.3.2 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I B – Sammelpool
Das Budget des Sammelpools ist aufgrund seiner Funktion als unbürokratisches, flexibles und ausschließlich im Falle unvorhersehbarer Ersatzbeschaffungen zur Verfügung stehendes Finanzierungsinstrument von der Übertragung in Folgejahre ausgeschlossen.
#3.3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil II – Gebäude
1 Budgets für Investitionen Teil II (Gebäude) stehen grundsätzlich bis zum Abschluss der Maßnahme, für die das Budget ursprünglich vorgesehen war, zur Verfügung, da es insbesondere bei Maßnahmen an Gebäuden zu zeitlichen Verzögerungen in der Umsetzung kommen kann.
2 Im Sinne der Vollständigkeit, Richtigkeit und Transparenz sind Mittel, die im entsprechenden Haushaltszeitraum noch nicht benötigt wurden, als sog. Verpflichtungsermächtigungen in den neuen Haushalt zu übertragen. 3 Die Auswirkungen der zeitlichen Übertragbarkeit liegen darin, dass sich der insgesamt zur Verfügung stehende monetäre Handlungsrahmen hierdurch im neuen Haushalt entsprechend vermindert.
4 Um die vollständige planerische Erfassung der zu übertragenden Mittel sicherzustellen, obliegt es den Budgetverantwortlichen, die erforderlichen Informationen (Umfang der zu übertragenden Mittel sowie die sachliche Begründung) der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zur Verfügung zu stellen. 5 Hierzu zählt auch die Verpflichtung, die ursprünglich mitgeteilten Werte im Rahmen der Planung fortlaufend zu aktualisieren, um diese in den jeweiligen Haushaltsentwürfen vollständig und richtig abbilden zu können.
#3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets
1 Der Grundsatz der sachlichen Bindung (sachliche und qualitative Spezifität) verlangt, dass Aufwendungen ausschließlich für den von der Kirchensteuervertretung beschlossenen Zweck verausgabt werden. 2 Jedoch kann auch eine sorgfältige Planung nicht verhindern, dass unterjährig Anpassungen erforderlich werden. 3 Damit die Budgetverantwortlichen ihre Aufgaben zielgerichtet erfüllen und ihrer Verantwortung gerecht werden können, kann es deshalb erforderlich werden, auf unterjährig eintretende Veränderungen flexibel zu reagieren. 4 Um dieser Anforderung Rechnung zu tragen, steht den Budgetverantwortlichen durch die Deckungsfähigkeit ein automatischer Ausgleichsmechanismus und insofern eine Ausnahme vom Grundsatz der sachlichen Bindung zur Verfügung. 5 Das Erfordernis, die jeweils zur Verfügung stehenden Budgets in Summe einzuhalten, bleibt hiervon unberührt.
6 Im Folgenden werden die Übertragungsmöglichkeiten bzw. gegenseitigen Deckungsfähigkeiten der Budgets erläutert.
#3.4.1 Deckungsfähigkeit innerhalb eines Budgets
1 Die Deckungsfähigkeit soll den Budgetverantwortlichen eine flexible Bewirtschaftung ihrer Budgets innerhalb eines Haushaltsjahres ermöglichen. 2 Aus diesem Grund können erforderlich werdende Mehrkosten einer Kostenart mit Minderkosten einer anderen Kostenart ausgeglichen werden. 3 Hierzu wurden, auf Grundlage des jeweils geltenden Kontenrahmens für die Erzdiözese Freiburg, sog. Deckungskreise innerhalb der Fach-, Referats- und Hauptbudgets errichtet.
4 Folgende Kostenarten werden zu einem Deckungskreis zusammengefasst und hierdurch für gegenseitig deckungsfähig erklärt:
- Personalkosten: Mehrkosten können durch Minderkosten zwischen den Kostenarten
- 60 (Personalaufwand)
- 61 (Sonstiger Personalaufwand mit Gehaltscharakter) und
- 62 (weiterer Personalaufwand)
ausgeglichen werden.Der jeweils geltende Stellenplan bleibt hiervon unberührt. - Versorgung: Mehrkosten können mit Minderkosten zwischen den Kostenarten
- 63 (Versorgung)
ausgeglichen werden. - Sachkosten: Mehrkosten können mit Minderkosten zwischen den Kostenarten
- 64 (Kultaufwand)
- 65 (Versorgungs- und Wirtschaftsaufwand)
- 66 (Erstattungen, Verwaltungsgebühren)
- 67 (Honorare)
- 70 (Bewirtschaftung Grundstücke und Gebäude)
- 73 (Zuschüsse und Zuweisungen) mit Ausnahme der Kostenart 735
- 75 (Zinsaufwendungen und Aufwendungen für Rechte)
- 76 (Sonstige Aufwendungen)
ausgeglichen werden, sofern keine zentrale Bewirtschaftung analog der zentralen Planung vgl. Ziffer 2.5 Zentrale und dezentrale Planungselemente, erfolgt. - Instandhaltung und Instandsetzung:Mehrkosten für erforderlich werdende Instandhaltungen und Instandsetzungen an Grundstücken, Gebäuden, technischen Anlagen oder sonstigen Vermögensgegenständen können mit Minderkosten für Instandhaltung und Instandsetzung für vergleichbare Vermögensgegenstände ausgeglichen werden.Unter Instandhaltungen im Sinne dieser Richtlinie werden Wartungen und Inspektionen verstanden. Instandsetzungen sind notwendige Reparaturen, um die jederzeitige Betriebsbereitschaft und Sicherheit der Anlagen im Rahmen gesetzlicher Vorgaben gewährleisten zu können.Darüber hinaus werden hierunter die üblicherweise fällig werdenden Schönheits- und Kleinreparaturen subsummiert.Die wesentlichen Merkmale von Instandhaltungen und Instandsetzungen liegen somit darin, dass es sich hierbei nicht um Investitionsmaßnahmen gemäß der Investitionsliste Teil I und Teil II handelt und deren Volumen keine für den Haushalt entscheidungsrelevante Größenordnung erreichen.
5 Der Grundsatz der sachlichen Bindung erfordert im Bereich der Investitionsliste Teil I und II eine differenzierte Vorgehensweise, da diese in der Regel wesentliche Auswirkungen auf die operationalisierten Ziele entfalten.
6 Die gegenseitige Deckungsfähigkeit der Deckungskreise Personal und Versorgung mit den Deckungskreisen Sachkosten, Instandhaltung und Instandsetzung ist ausgeschlossen.
7 Hiervon gelten folgende Ausnahmen:
8 Mehrkosten im Deckungskreis Sachkosten sind mit Minderkosten der Deckungskreise Personal und Versorgung deckungsfähig, sofern Mitarbeitende insbesondere krankheitsbedingt längerfristig ausfallen und die Ausfallzeit durch Mitarbeitende externer Personaldienstleister kompensiert wird.
9 Sofern eine Besetzung von im Stellenplan genehmigten Stellen seit sechs Monaten nicht möglich war und auf unabsehbare Zeit nicht möglich sein wird, können 100% der für die betroffene Stelle etatisierten Mittel für Sachkosten verwendet werden.
10 Arbeitsrechtliche Regelungen und Erfordernisse bleiben hiervon unberührt. 11 Die Entscheidung darüber, ob die dargelegten Ausnahmen vorliegen, obliegt der für Personal zuständigen Stelle im Erzbischöflichen Ordinariat. 12 Bei Bedarf wird die für Finanzen zuständige Stelle im Erzbischöflichen Ordinariat, unter Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes, informiert.
#3.4.2 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A
1 Der Grundsatz der sachlichen Bindung schließt die sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil I A grundsätzlich aus. 2 Hieraus resultiert die Unzulässigkeit einer unterjährigen Initiierung neuer, nicht im Haushalt etatisierter Maßnahmen. 3 Dies gilt auch, sofern für die Umsetzung mehrerer Maßnahmen, die zur Verfügung stehenden Budgets nicht vollumfänglich benötigt werden und die Einhaltung des jeweiligen Budgets, trotz einer neu hinzukommenden Maßnahme, sichergestellt wäre.
4 Ausnahmen sind unter folgenden Voraussetzungen möglich:
- Erforderlich werdende Mehrkosten einer etatisierten Maßnahme können durch Minderkosten einer etatisierten und bereits abgeschlossenen Maßnahme ausgeglichen werden (eine Maßnahme gilt als abgeschlossen, sofern die budgetverantwortliche Organisationseinheit dies feststellt, die im Zusammenhang mit dieser Maßnahme erforderlichen Auszahlungen erfolgt sind und entsprechend buchhalterisch erfasst wurden).
5 Zur Kompensation unvorhersehbarer und sowohl zeitlich als auch sachlich unabweisbarer Beschaffungen ist der jeweilige Sammelpool gemäß Investitionsliste Teil I B in Anspruch zu nehmen.
#3.4.3 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets der Investitionsliste Teil II – Gebäude
1 Vor dem Hintergrund des Grundsatzes der sachlichen Bindung und der inhaltlichen Wesentlichkeit ist die Übertragung von Budgets der Investitionsliste Teil II grundsätzlich ausgeschlossen.
2 Ausnahmen sind unter folgenden Voraussetzungen möglich:
- Erforderlich werdende Mehrkosten einer etatisierten Maßnahme sollen durch Minderkosten einer ebenfalls etatisierten und bereits abgeschlossenen Maßnahme ausgeglichen werden (eine Maßnahme gilt als abgeschlossen, sofern die budgetverantwortliche Organisationseinheit dies feststellt, die im Zusammenhang mit dieser Maßnahme erforderlichen Auszahlungen erfolgt sind und entsprechend buchhalterisch erfasst wurden).
3 Nicht etatisierte Maßnahmen können nur initiiert werden,
- sofern diese mit der Investitionsstrategie und den hieraus operationalisierten Zielen im Einklang stehen,
- die Maßnahmen unvorhersehbar sowie sachlich und zeitlich unabweisbar sind und
- deren Mehrkosten durch Minderkosten aufgrund des Verzichts auf die Durchführung einer oder mehrerer etatisierter Maßnahme(n) ausgeglichen werden können.
4 Die Einschätzung darüber, ob sachliche Übertragungen erforderlich werden, obliegt den Budgetverantwortlichen. 5 Im Sinne der Transparenz sind diese der für Finanzen zuständigen Stellen im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich anzuzeigen. 6 Darüber hinaus bedarf es einer Begründung sowie der Mitteilung, auf welche etatisierte(n) Maßnahme(n) zur Kompensation von Mehrkosten verzichtet wird.
7 Sofern weiterhin Umsetzungsbedarf für hierdurch zurückgestellte(n) Maßnahme(n) bestehen sollte, bedarf es einer erneuten Beantragung im Folgehaushalt.
#3.4.4 Sachliche Übertragbarkeit von Investitions-
oder Betriebsmittelzuweisungen an Dritte
1 Im Haushalt der Erzdiözese Freiburg werden jährlich zahlreiche und umfangreiche Investitions- oder Betriebsmittelzuweisungen an Dritte etatisiert. 2 Hierbei handelt es sich um rechtlich selbständige Verbände und Vereine mit caritativem, gemeinnützigem oder seelsorglichem Auftrag.
3 Insbesondere den Investitionszuweisungen kommt dabei die Aufgabe zu, die zur Aufrechterhaltung oder Erweiterung der Infrastruktur notwendig werdenden Maßnahmen finanziell zu unterstützen bzw. überhaupt erst zu ermöglichen.
4 Dabei unterliegen die etatisierten Mittel grundsätzlich – analog den sonstigen Ansätzen – der sachlichen Zweckbindung durch den Beschluss der Kirchensteuervertretung. 5 Wohingegen ein Anspruch der externen Dritten auf Auszahlung der Mittel hieraus allerdings nicht abzuleiten ist.
6 Im Laufe der Bewirtschaftung können sich jedoch, trotz sorgfältiger Planung, Änderungsbedarfe ergeben, woraus das Erfordernis einer flexiblen Bewirtschaftung für die Budgetverantwortlichen erwächst.
7 Dementsprechend entfaltet der Grundsatz der sachlichen Bindung nur insoweit Wirkung, als dass etatisierte Mittel lediglich dem Grunde nach für denselben Zweck zu verwenden sind, jedoch nicht an Maßnahmen eines konkreten rechtlich selbständigen Verbandes oder Vereins gebunden sind.
8 Es obliegt somit dem Budgetverantwortlichen im Falle erforderlich werdender Veränderungen, die ursprünglich für eine Einrichtung etatisierten Mittel auf eine andere Einrichtung zu übertragen, sofern sich hierdurch der ursprüngliche durch die Kirchensteuervertretung genehmigte Zweck dem Grunde nach nicht verändert.
9 Im Sinne der Transparenz und Auswertbarkeit ist die für Finanzen zuständige Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats über Veränderungen, unter Darlegung der Gründe, zu informieren.
#3.4.5 Sachliche Übertragbarkeit von Budgets zwischen Organisationseinheiten
1 Im Sinne der Grundsätze des Haushaltsausgleichs und der Budgetsolidarität besteht die Möglichkeit, Budgets sämtlicher Budgethierarchie-Ebenen (vgl. Ziffer 2.2 Budgethierarchie-Ebenen) zwischen Organisationseinheiten zu übertragen. 2 Dies bedeutet, ein Ausgleich zwischen Hauptbudgets der Organisationseinheiten ist möglich, sofern hierdurch eine Kompensation der Mehrkosten für unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Aufwände erreicht werden kann.
3 Aus Gründen der Praktikabilität und Transparenz ist von dieser Möglichkeit nur dann Gebrauch zu machen, wenn die Summe des zu übertragenden Budgets einen wesentlichen Umfang erreicht und hierdurch grundsätzlich geeignet wäre, das Entscheidungsverhalten der Kirchensteuervertretung zu beeinflussen.
4 Aus diesem Grund sind im Vorfeld die Informations- und Beispruchsrechte der Kurienkonferenz, des Diözesanvermögensverwaltungsrats, des Konsultorenkollegiums sowie der Kirchensteuervertretung zu wahren.
5 Im Anschluss daran sind Budgetübertragungen bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat schriftlich einzureichen. 6 Neben der Begründung sind das abgebende und das empfangende Budget sowie der monetäre Umfang der zu übertragenden Mittel konkret zu benennen.
#3.5 Budgetumwidmungen/Budgetumsetzungen
1 Unterjährige organisatorische Veränderungen in der Aufbaustruktur sowie der Wechsel von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind im Sinne der Transparenz im Haushalt der Erzdiözese Freiburg abzubilden. 2 Darüber hinaus ist es erforderlich, die Budgetverantwortlichen zeitnah mit den zur Aufgabenerfüllung und Zielerreichung zur Verfügung stehenden Budgets auszustatten. 3 Die Organisationshoheit obliegt dem Generalvikar.
4 Diesen Erfordernissen kann durch das Instrument der Budgetumwidmung unterjährig Rechnung getragen werden.
5 Grundlage der Budgetumwidmung ist eine Information durch den Generalvikar an die für Finanzen zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
6 Darüber hinaus können sich Budgetumwidmungen durch abteilungsübergreifende Vereinbarungen über einen Transfer von Zuständigkeiten ergeben.
7 Hierzu bedarf es einer Abstimmung der abgebenden und empfangenden Organisationseinheit über Art und Höhe der umzuwidmenden Budgets, da hiermit eine Überleitung der Budgetverantwortung einhergeht.
8 Budgetumwidmungen sind schriftlich bei der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat zu beantragen. 9 Über den Vollzug der Umwidmung erhalten die betroffenen Organisationseinheiten und der Generalvikar Nachricht.
#3.6 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen
1 Unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Maßnahmen, deren Kosten nicht im Rahmen der im Kapitel 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets dargelegten Deckungsfähigkeiten und Übertragbarkeiten ausgeglichen werden können, stellen auf Grundlage von § 19 HO über- oder außerplanmäßige Aufwendungen dar.
2 Sofern die nachfolgenden Regelungen eine Abweichung von § 19 HO darstellen, wird eine Dispens erteilt.
3 Überplanmäßige Aufwendungen im Sinne dieser Richtlinie sind Mehraufwendungen, die zur Zielerreichung erforderlich werden und ein hierfür vorhandenes Budget übersteigen.
4 Außerplanmäßige Aufwendungen im Sinne dieser Richtlinie liegen vor, sofern Aufwendungen zur Zielerreichung erforderlich werden und hierfür kein entsprechendes Budget vorhanden ist.
5 Hiervon ausgenommen sind über- und außerplanmäßige Stellen. 6 Die Beantragung von über- und außerplanmäßigen Stellen erfolgt über die für Personal zuständige Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat unter Wahrung der Rechte der Stellenkommission gemäß Dekret über die Errichtung einer Stellenkommission für den Bereich der kirchlichen Verwaltung (ABl. 2018 Nr. 271).1#
#3.6.1 Prüfung der Voraussetzungen
Die Prüfung der Voraussetzungen obliegt den Budgetverantwortlichen und beinhaltet
- die Prüfung, ob sämtliche zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der Deckungsfähigkeit und Übertragbarkeit in Betracht gezogen wurden;
- eine Begründung, weshalb von diesen Möglichkeiten kein Gebrauch gemacht werden kann;
- eine Darlegung, weshalb die Maßnahme unvorhersehbar und
- sowohl sachlich als auch zeitlich unabweisbar ist.
- Sofern durch neue Maßnahmen, Initiativen und Projekte außerplanmäßige Aufwendungen erforderlich werden, bedarf es darüber hinaus eines Abgleichs mit den übergeordneten strategischen Zielen und im Falle von Maßnahmen mit wesentlicher Bedeutung der Einbindung und Information der Kurienkonferenz.
3.6.2 Wertgrenzen der Genehmigung
1 Für die Genehmigung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen ist grundsätzlich die für Finanzen zuständige Abteilung des Erzbischöflichen Ordinariats zuständig. 2 Dabei sind folgende Wertgrenzen zu berücksichtigen:
- Anträge bis 500.000 € je Sachverhalt werden durch den Leiter der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat genehmigt.
- Anträge über einem Betrag von 500.000 € je Sachverhalt bedürfen der Anhörung des Diözesanvermögensverwaltungsrates und des Konsultorenkollegiums gemäß Art. 1 Abs. 1 Nr. 4 des Allgemeinen Ausführungsdekrets zu den „actus maioris momenti“ des can. 1277 CIC.
3 Eine Aufteilung des Sachverhalts, mit dem Ziel, die Wertgrenzen zu unterschreiten, ist unzulässig.
4 Über- oder außerplanmäßige Aufwendungen im Bereich der Hauptabteilung 8 Finanzen bedürfen der Genehmigung des Generalvikars.
#3.6.3 Sachlich und zeitlich unabweisbare Aufwendungen
1 Unter sachlich und zeitlich unabweisbaren Aufwendungen sind diejenigen Maßnahmen zu verstehen, die zur Abwehr von Risiken oder konkreten Gefahren für die Erzdiözese Freiburg erforderlich sind (sog. betriebssichernde Maßnahmen). 2 Hierunter zählen insbesondere:
- Maßnahmen des Brandschutzes auf Grundlage eines Brandschutzgutachtens oder einer behördlichen Verfügung,
- Maßnahmen an der Haustechnik zur Sicherung der allgemeinen Betriebsfähigkeit und zur Abwehr von Folgeschäden (Heizung, Solar, Photovoltaik),
- Maßnahmen, die bei Nichtdurchführung eine erhebliche Gefahr für den Bestand des Gebäudes darstellen (Dachsanierung, Wassereintritt),
- Maßnahmen, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen (z. B. Arbeits- und Gesundheitsschutz, Infektionsschutz) oder
- Maßnahmen, um Gefahren für die Gesundheit von Mitarbeitenden, Besuchern oder Gästen zu vermeiden.
3.6.4 Information der Kirchensteuervertretung
1 Die Kirchensteuervertretung wird im Rahmen der ordentlichen Sitzung über die innerhalb eines Jahres erforderlich gewordenen über- und außerplanmäßigen Aufwendungen informiert. 2 Hierzu wird seitens der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat eine Übersicht aller eingegangenen Anträge auf Genehmigung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen erstellt. 3 Darüber hinaus wird über den Umsetzungsgrad der jeweiligen Maßnahme sowie die bis dahin tatsächlich benötigten Mittel berichtet.
4 Sofern im laufenden Haushalt Einzelmaßnahmen die Wertgrenze von 500.000 € übersteigt, wird die Kirchensteuervertretung außerordentlich hierüber informiert.
#3.7 Ausgleichsmechanismen des Globalhaushalts
Sofern unvorhersehbare sowie sachlich und zeitlich unabweisbare Maßnahmen, deren Kosten nicht im Rahmen der im Kapitel 3.3 Zeitliche Übertragbarkeit von Budgets und 3.4 Sachliche Übertragbarkeit/Deckungsfähigkeit von Budgets dargelegten Deckungsfähigkeiten und Übertragbarkeiten ausgeglichen werden können, vorliegen, greifen die im folgenden dargestellten Mechanismen auf Ebene des Globalhaushalts.
#3.7.1 Sonderbudget für Brandschutzmaßnahmen
1 Um den besonderen Risiken und Anforderungen brandschutztechnischer Regelungen und Bestimmungen angemessen, zeitnah und unbürokratisch begegnen zu können, stehen dem Globalhaushalt der Erzdiözese jährlich Mittel aus dem Sonderbudget für Brandschutzmaßnahmen (ehem. „Brandschutztopf“) zur Verfügung.
2 Die Bewirtschaftung und damit insbesondere die Festlegung von Vergabekriterien, die Prüfung, Genehmigung oder Ablehnung eingehender Anträge sowie die Überwachung der im jeweiligen Jahr noch zur Verfügung stehenden Mittel obliegen der für Liegenschaften zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
3 Eine zeitliche Übertragung von in einem Jahr nicht benötigten Mittel auf das Folgejahr ist ausgeschlossen.
#3.7.2 Deckungsreserve
1 Zur Deckung wesentlicher, im Rahmen der Planung unvorhersehbarer Aufwendungen, wird gemäß § 13 HO im Haushalt der Erzdiözese Freiburg jährlich eine Deckungsreserve gebildet. 2 Die Festlegung der Höhe der Deckungsreserve erfolgt nach pflichtgemäßem Ermessen der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat.
3 Auf die Deckungsreserve kann erst dann zurückgegriffen werden, wenn zuvor sämtliche Kompensationsmöglichkeiten zur Vermeidung über- oder außerplanmäßiger Aufwendungen geprüft wurden und kein Ausgleich möglich war. 4 Bei der Deckungsreserve handelt es sich somit um das zuletzt zur Verfügung stehende Mittel (ultima ratio). 5 Ein Rückgriff auf die Deckungsreserve kommt dementsprechend grundsätzlich ausschließlich für Maßnahmen in Betracht, die die Voraussetzungen des § 19 HO erfüllen.
#4. Begriffserläuterungen und Glossar
Budget
1 Ein Budget ist das Ergebnis der operativen Planung. 2 Es bildet den innerhalb eines Haushaltszeitraumes maximal zur Verfügung stehenden monetären Rahmen und umfasst sämtliche zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcen (Personal, Sach- und Investitionsaufwendungen). 3 Darüber hinaus spiegeln sich in einem Budget die Ergebnisse strategischer Planungen wider. 4 Ein Budget kann nur zur Verfügung gestellt werden, sofern dem Ressourcenverbrauch definierte Ziele zugrunde liegen und die zur Zielerreichung erforderlichen Schritte detailliert dargelegt wurden.
Budgetierung
1 Der Prozess der Budgetierung ist ein wichtiges Instrument der zielorientierten Steuerung. 2 Durch die Budgetierung werden den fachlich zuständigen und verantwortlichen Organisationseinheiten die zur Zielerreichung erforderlichen Ressourcen zur selbständigen und eigenverantwortlichen Bewirtschaftung übertragen.
Budgetverantwortung – Inhalt
Den Budgetverantwortlichen obliegt folgende Verantwortung:
- Die Planung sowie die finanzielle und inhaltliche Zielerreichung auf Grundlage der Strategie in vereinbarter Quantität und Qualität.
- Die vollständige und richtige Ermittlung der zur Zielerreichung benötigten Ressourcen im Rahmen der Haushaltsplanung.
- Die Darlegung der Ziele unter Angabe quantitativer und qualitativer Kennzahlen oder Merkmalen zur Messbarkeit der Zielerreichung.
- Die Einhaltung der geltenden Normen und Richtlinien; insbesondere der Haushalts- und Kassenordnung sowie dieser Richtlinie.
- Die ordnungsgemäße Bewirtschaftung und Anweisung der Mittel.
- Die Einhaltung sämtlicher zugeordneter Budgets.
- Die Weiterleitung der für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung relevanten Informationen an nachgeordnete Stellen.
- Die Aggregation und zeitnahe Weiterleitung relevanter Informationen innerhalb der Budgethierarchie sowie an genehmigende oder zu informierende Stellen im Sinne dieser Richtlinie.
- Die Repräsentation/Vertretung des Budgets in Gremien.
Budgetverantwortung – Personen
1 Durch die Budgetierung liegen die Fach- und Ressourcenverantwortung in einer Hand, um hierdurch eine effektive und effiziente Bewirtschaftung garantieren zu können.
2 Budgetverantwortliche bezeichnet damit einen Personenkreis, welchem die Verantwortung für die inhaltliche Zielerreichung und die Einhaltung des zur Verfügung stehenden Budgets obliegt.
3 Budgetverantwortliche im Sinne dieser Richtlinie sind somit Personen, die eine der nachfolgend dargestellten Funktionen übernehmen:
- Für das Globalbudget ist die Leitung der für Finanzen zuständigen Hauptabteilung im Erzbischöflichen Ordinariat verantwortlich.
- Für das Hauptbudget ist die Leitung der jeweiligen Organisationseinheit verantwortlich.
- Für das Referatsbudget ist die Leitung des jeweiligen Referats verantwortlich.
- Für das Fachbudget ist die Leitung der jeweiligen rechtlich unselbständigen Einrichtung verantwortlich.
Instandhaltung und Investitionen – Abgrenzung
1 Bei der bilanziellen Behandlung dieser Maßnahmen ist zwischen aktivierungspflichtigen Herstellungskosten und nicht aktivierbarem Erhaltungsaufwand zu differenzieren.2#
2 Nach § 255 Absatz 2 Satz 1 HGB sind Aufwendungen als Herstellungskosten zu aktivieren, wenn eine der drei folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:
- Herstellung eines Vermögensgegenstands
- Erweiterung eines Vermögensgegenstands
5. Inkraftsetzung
1 Diese Budgetierungs- und Bewirtschaftungsrichtlinie tritt zum 1. Januar 2021 in Kraft.
2 Die bisherige Budgetierungsrichtlinie tritt hierdurch außer Kraft.