Richtlinien für die Erhaltung und Verwaltung
der kirchlichen Archive in Deutschland

vom 28. August 1970

(ABl. 1970, S. 137)

1. 1 Die Archive stellen die Dokumentation des kirchlichen Lebens dar und sind bestimmt, dem Wirken in Bistum, Pfarrei und Kloster zu dienen. 2 Sie werden im Interesse dieser Körperschaften gebildet und bleiben unter ausschließlicher Verantwortlichkeit der zuständigen kirchlichen Instanzen immer in deren dienst.
2. 1 Zum Archiv im Sinne dieser Richtlinien gehört wesensgemäß auch die laufende Registratur. 2 Die ältesten Dokumente bilden deshalb im Sinne des CIC mit den jüngsten archivarisch eine ideelle Einheit; die oberste Leitung des Ganzen kann verantwortlich nur bei einer Stelle liegen.
3. 1 Die Archive sollen von denjenigen Körperschaften oder denjenigen Institutionen erhalten und verwaltet werden, bei denen sie entstanden, und für die sie ihrer Natur und ihrem Zweck nach bestimmt sind. 2 Wenn dauernd für eine sachgemäße Verwaltung und Verwahrung keine Gewähr besteht, ist das betreffende Archiv unter Aufrechterhaltung seines rechtlichen Status im übergeordneten kirchlichen Archiv zu deponieren.
4. Anlässlich der kanonischen Visitation sollte durch einen Sachverständigen überprüft werden, ob und inwieweit die archivarischen Prinzipien bei der Verwaltung des betreffenden Archivs beachtet werden.
5. 1 Bei Aufhebung oder Untergang einer kirchlichen Körperschaft oder eines kirchlichen Instituts fällt das ganze Archiv dem Rechtsnachfolger oder der übergeordneten Instanz zu, bei Körperschaften innerhalb einer Pfarrei dem betreffenden Pfarrarchiv, sonst dem Bistumsarchiv. 2 Archive überdiözesaner Werke und Einrichtungen sind im Falle ihrer Auflösung an das für den Sitz des Werkes zuständige Bistumsarchiv abzugeben.
6. 1 Die Diözesanarchive und die Archive von überörtlicher Bedeutung dürfen nur solchen Personen anvertraut werden, die entsprechende Fachkenntnisse für die ordnungsmäßige Verwaltung derselben nachzuweisen haben. 2 Auch bei Klöstern außerhalb eines Provinzialverbandes sollte der Archivverwalter befähigt sein, das Akten- und Urkundenwesen ordnungsgemäß zu leiten.
7. 1 Der gemäß Ziffer 6 zu ernennende Archivar soll den Ordinarien und Oberen der Orden mit Provinzialverfassung bei Überwachung der Archive mit fachlichem Rat zur Seite stehen und sie gegebenenfalls auf Missstände und Abhilfemöglichkeiten hinweisen. 2 Er hat insbesondere für die Inventarisierung des gesamten schriftlichen Überlieferungsgutes in seinem Bereich Sorge zu tragen.
8. Von dem Inventar des Archivs ist der Aktenplan der Registratur zu unterscheiden, der nicht ohne organische Verbindung mit dem Ordnungssystem des Archivs sein darf.
9. Die Ausscheidung von Akten soll nach Prinzipien erfolgen, die von der Bischöflichen Hauptkommission im Einvernehmen mit den Kommissionen der einzelnen Kirchenprovinzen und der drei Ordensgruppen zu erarbeiten sind.
10. Neben der Ordnung und Inventarisierung eines Archivs ist die periodische Nachprüfung der Ordnung und der Vollständigkeit unerlässlich; es gilt dafür insbesondere die Richtlinie unter Nr. 4.
11. Archivraum und Schrank müssen möglichst verschließbar, feuersicher, luftig und technisch so eingerichtet sein, dass die gute Erhaltung des Archivmaterials gewährleistet erscheint.