Grundsätze zur Nutzung gesperrten kirchlichen
Schrift- und Dokumentationsgutes
aufgrund von Sondergenehmigungen

vom 23. August 1993

(ABl. 1994, S. 383)

1. Für wissenschaftliche Forschung kann in begründeten Ausnahmefällen eine Sondergenehmigung zur Nutzung von Archivgut erteilt werden, das noch einer Sperre unterliegt.
2. 1 Für eine Sondergenehmigung ist ein schriftliches Gesuch über das zuständige kirchliche Archiv an den Ortsordinarius zu richten. 2 Der Leiter des Diözesanarchivs übernimmt die Vorprüfung des Gesuches. 3 Er kann seinerseits Sachverständige beiziehen.
3. 1 Nach Abschluss der Vorprüfung fällt der Ortsordinarius die Entscheidung über das Gesuch. 2 Der Bescheid wird dem Gesuchsteller durch das Archiv eröffnet.

1. 1 Das Archiv ist der genuine Ort für die Verwaltung und Aufbewahrung des Schrift- und Dokumentationsgutes, das für die laufende Verwaltung nicht mehr benötigt wird. 2 Dieses Material ist darum baldmöglichst – spätestens aber 30 Jahre nach Schließung der Akte bzw. Erledigung des Vorganges – an das Archiv abzugeben (Archiv-Anordnung § 3 Abs. 3).
2. 1 Die Regelung bezüglich der Sondergenehmigung bezieht sich grundsätzlich nur auf solches Schrift- und Dokumentationsgut, das sich im Archiv befindet und archivarisch bearbeitet sowie benutzbar ist. 2 Da die Ergebnisse wissenschaftlicher Forschung überprüfbar sein müssen, sind einmal offengelegte und in wissenschaftlichen Werken zitierte Akten grundsätzlich auch anderen Wissenschaftlern auf begründeten Antrag hin zugänglich zu machen.
   3 Registraturgut sowie unverzeichnete bzw. ungeordnete Akten können für die Forschung grundsätzlich nicht freigegeben werden. 4 Ausnahmen sind nur für solche Forschungen möglich, die im Auftrag des Archiveigners bzw. mit einer gleichwertigen Einverständniserklärung des Ortsordinarius erfolgen. 5 Für die Erteilung der entsprechenden Genehmigung ist das in § 9 Abs. 2 und 3 vorgesehene Verfahren (insbesondere: Beteiligung des Diözesanarchivs; Entscheidung des Ortsordinarius) anzuwenden. 6 Die Nutzung von Registraturgut sollte ausschließlich im Archiv und unter Aufsicht erfolgen. 7 Wird die Genehmigung zur Nutzung der o. g. Aktenbestände im Einzelfall gewährt, stellt dies kein Präjudiz für gleiche oder ähnliche Nutzungsanträge anderer Wissenschaftler dar.
3. 1 Die Erteilung von Sondergenehmigungen wird umso schwieriger, je weiter das Thema gefasst ist bzw. je größer der Gegenwartsbezug ist. 2 Probleme ergeben sich u. a. auch dann, wenn die einschlägigen Materialien nicht als separate Aktengruppe, sondern mit anderen – gegebenenfalls sogar gesperrten – Materialien vermischt vorliegen. 3 Diese Schwierigkeiten sollten bereits bei der Formulierung des Forschungsthemas – insbesondere bei Doktordissertationen – bedacht und gegebenenfalls vorab mit dem Diözesanarchivar erörtert werden.
4. 1 Auch bei sorgfältiger Prüfung des Antrages und Begleitung des Forschungsvorhabens durch das Diözesanarchiv kann bei der Nutzung gesperrten Schrift- und Dokumentationsgutes nicht ausgeschlossen werden, dass Materialien eingesehen werden, die ihrer Natur nach nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind. 2 Diese Problematik sollte mit dem Forscher vorab erörtert werden. 3 Über die Erklärung zur Beachtung der berechtigten Interessen und des Personenschutzes Dritter (sogenannte „Verpflichtungserklärung“) hinaus muss er die Selbstverpflichtung eingehen, über derartige Dinge Stillschweigen zu bewahren.
   4 Mitgliedern und Mitarbeitern der Kommission für Zeitgeschichte, die ihre Forschungsschwerpunkte mit Zustimmung der Deutschen Bischofskonferenz setzt, kann grundsätzlich ein besonderer Vertrauensvorschuss entgegengebracht werden. 5 Man darf von ihnen erwarten, dass sie bei ihren Darstellungen und Quellenpublikationen – wie der Archivar – das Wohl der Kirche im Auge haben. 6 Bei der Themenvergabe durch Mitglieder der Kommission für Zeitgeschichte ergeben sich besondere Möglichkeiten und Notwendigkeiten, die Problematik des Zuganges zu den Quellen zu bedenken und mit den betroffenen Archivaren zu erörtern.
5. Ist die Hauptüberlieferung für die Behandlung eines Themas kirchlicherseits noch gesperrt, können Nebenüberlieferungen in anderen kirchlichen Archiven grundsätzlich nicht für die Forschung freigegeben werden.
6. Über die Erteilung einer Sondergenehmigung zur Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes wird der jeweilige Vorsitzende der Bundeskonferenz der kirchlichen Archive in Deutschland informiert, der anderen Archiven auf Anfrage Auskunft erteilt.
7. 1 Bei der Nutzung gesperrten kirchlichen Schrift- und Dokumentationsgutes finden § 6 und § 7 der Archiv-Anordnung Anwendung. 2 Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Nutzungsvoraussetzungen und der Nutzungsarten. 3 Eine Kopiermöglichkeit soll – außer bei der Vorbereitung von Editionen und Reproduktionen – in der Regel nicht gewährt werden.