Grundsätze für die örtliche Rechnungsführung
in Tageseinrichtungen für Kinder

vom 3. Juli 1995

(ABl. 1995, S. 233), zuletzt geändert am 14. August 2001 (ABl. 2001, S. 95)

1. Allgemeines

2. Elternbeitrag

3. Einzug und Abrechnung der Elternbeiräte

3.1

₁Der Einzug und die Abrechnung der Elternbeiträge mit der rechnungsführenden Stelle erfolgen grundsätzlich bargeldlos.

₂Die mit dem Einzug der Elternbeiträge beauftragte Person hat den Geldeingang zu überwachen und die Gelder mit der rechnungsführenden Stelle abzurechnen.

3.2

₁Die Elternbeiträge sind monatlich in einer Beitragsliste (Muster s. Anlage 1) festzuhalten, aus der die erforderlichen Angaben (Name, Beitragshöhe, Nummer des Kontoauszuges) ersichtlich sind.

₂Diese Beitragsliste wird Beleg zum Kassenbuch. ₃Sofern die Elternbeiträge mittels Lastschriftverfahren eingezogen werden, tritt der Sammellastschriftbeleg (Bankliste) an die Stelle der Beitragsliste.

3.3

₁Ausstehende Beiträge sind in der Bemerkungsspalte der Beitragsliste des folgenden Monats festzuhalten. ₂Nach Abschluss der Beitragsliste darf diese nicht mehr verändert werden.

₃Beim Rückstand eines Monatsbeitrages ist dessen Zahlung anzumahnen. ₄Sind zwei Monatsbeiträge rückständig, ist der Stiftungsrat zu unterrichten; dieser mahnt schriftlich oder entscheidet, wie sonst vorgegangen werden soll.

4. Örtliche Konten

4.1

₁Für jede Einrichtung ist nur ein Girokonto erforderlich; es dient dem Einzug der Elternbeiträge, deren Abrechnung sowie der Abwicklung des Kassenvorschusses (s. Ziff. 5.2). ₂Sparkonten und andere Kapitalanlagen sind nicht zulässig.

4.2

Das Konto lautet auf „Kath. Kirchengemeinde – Kindergarten N. N.“.

4.3

₁Der Leiterin kann Unterschriftsvollmacht für das Girokonto nur gemeinsam mit einer weiteren, vom Stiftungsrat benannten Person erteilt werden.

₂Für die Leiterin darf deshalb für das Konto auch keine Bank- oder EC-Karte mit Geheimnummer ausgestellt werden, da ansonsten Geldabhebungen durch nur eine Person möglich sind.

4.4

₁Spenden und Erlöse aus Aktivitäten der Einrichtung (Feste u. ä.) sind unter Angabe der Zweckbindung umgehend, spätestens mit der nächsten Monatsabrechnung an die rechnungsführende Stelle weiterzuleiten. ₂Gegebenenfalls ist dort eine zweckgebundene Rücklage zu bilden. ₃Der Monatsabrechnung ist eine Abrechnung über die örtlichen Aktivitäten beizufügen, die von zwei Verantwortlichen zu unterschreiben ist.

5. Örtliche Kasse/Kassenvorschuss

5.1

₁Die notwendigen Barausgaben (z. B. Beschaffung von Verbrauchsmaterial in geringem Umfang, Porto, Zustellgebühren, Lebensmittel u. ä., soweit diese bar bezahlt werden müssen) sind über eine örtliche Kasse zu bestreiten. ₂Die Verwaltung dieser Kasse erfolgt in der Regel durch die Leiterin.

₃Werden in den Gruppen eigene Kassen geführt, ist die Leiterin auch für deren ordnungsgemäße Führung (Kassenbuch, belegmäßige Nachweise, monatlicher Abschluss) verantwortlich.

5.2

₁Für die unumgänglichen Barzahlungen aus der örtlichen Kasse legt der Stiftungsrat einen Vorschussbetrag fest (Richtsätze: bei Regelkindergärten 60 Euro pro Gruppe; in Kindertagheimen, sofern die Essenszubereitung in der Einrichtung erfolgt, pro Woche ca. 20 Euro pro Kind).

₂Der im Laufe eines Monats verbrauchte Vorschussbetrag ist im Rahmen der Monatsabrechnung zu ermitteln. ₃In dieser Höhe ist die Kasse dann aufzustocken, so dass der ursprüngliche Vorschussbetrag wieder erreicht wird.

5.3

₁Aus versicherungsrechtlichen Gründen muss das Bargeld in einer einfachen handelsüblichen Geldkassette aufbewahrt werden. ₂Die verschlossene Geldkassette ist wiederum in einem abgeschlossenen Schrank o. ä. aufzubewahren, wobei die jeweiligen Schlüssel getrennt in einem anderen Raum zu verwahren sind.

6. Kassenbuch

6.1

₁Alle baren Einnahmen und Ausgaben sind vom Verwalter der Kasse in zeitlicher Reihenfolge in einem Kassenbuch aufzuzeichnen. ₂Die fortlaufenden Eintragungen sind mit Nummern zu versehen, die mit den Belegnummern übereinstimmen müssen.

6.2

₁Der Stand und die Bewegungen des in Ziff. 4.1 erwähnten Girokontos sind ebenfalls in einem Kassenbuch festzuhalten.

₂Zur Vereinfachung können die anhand der Beitragsliste (siehe Ziff. 3.2) erfassten Zahlungen in einer Summe in das Kassenbuch übertragen werden.

6.3

Werden Girokonto und Kasse von derselben Person geführt, ist nur ein Kassenbuch zu führen, das sowohl den Bar- als auch den Kontenbestand dokumentiert.

6.4

₁Das Kassenbuch ist zeitgleich mit der Abrechnung der Elternbeiträge (s. Ziff. 7) abzuschließen. ₂Der durch Abzug der Ausgaben von den Einnahmen ermittelte Soll-Bestand ist mit dem tatsächlichen Ist-Bestand abzustimmen und das Guthaben in den nächsten Monat vorzutragen.

6.5

₁Bei Aufbereitung des Kassenbuches mittels eines EDV-Programms müssen die Daten regelmäßig gesichert sowie mindestens einmal auf Monatsende ausgedruckt und abgeschlossen werden. ₂Außerdem muss gewährleistet sein, dass im Fall längerer Abwesenheit oder bei einem Wechsel in der Person des Kassenbuchführers die Daten jederzeit einer entsprechenden Vertrauensperson im Bereich der Kirchengemeinde bzw. den Beauftragten der Ortsrevision beim Erzbischöflichen Ordinariat zugänglich sind. ₃Ein etwaiges „Passwort“ ist im Pfarramt zu hinterlegen. ₄Das verwendete EDV-System muss dem herkömmlichen Standard entsprechen.

7. Abrechnung mit der rechnungsführenden Stelle

7.1

Die Abrechnung mit der rechnungsführenden Stelle hat spätestens zum 20. des jeweils laufenden Monats zu erfolgen.

7.2

Dem Abrechnungsbogen, von dem eine Mehrfertigung in der Tageseinrichtung für Kinder verbleiben muss, sind die Belege über die getätigten Barausgaben beizufügen.

7.3

Bis auf den Vorschussbetrag für die Kasse (s. Ziff. 5.2) sind sämtliche Gelder an die rechnungsführende Stelle abzuführen.

7.4

₁Alle Einnahmen und Ausgaben sind vom Vorsitzenden bzw. stellvertretenden Vorsitzenden des Stiftungsrates oder von einer vom Stiftungsrat beauftragten Person anzuweisen und über die Kindergartenbetriebsrechnung abzuwickeln.

₂Aufgrund § 23 Absatz 2 Satz 2 KVO III können Arbeitnehmer der Kirchengemeinde (Kindergartenleiterin, Pfarrsekretärin usw.) nicht beauftragt werden.

7.5

Außer den unumgänglichen Barzahlungen dürfen örtlich keine Rechnungen aus Mitteln der Elternbeiträge, Spenden o. ä. beglichen werden.

8. Übergabeprotokoll

8.1

Bei einem Wechsel in der Leitung ist das Kassenbuch abzuschließen und zu übergeben.

8.2

Die Übergabe ist im Kassenbuch zu vermerken; gleichzeitig ist von allen Beteiligten ein Übergabeprotokoll zu fertigen und unterschriftlich anzuerkennen (Muster s. Anlage 2).

8.3

Wenn die Aufgaben der Leitung nur vorübergehend einer anderen Person übergeben werden, genügt ein entsprechender Vermerk im Kassenbuch.

9. Aufbewahrungsfrist

10. Prüfung

10.1

Das Kassenbuch und die Kassenunterlagen sind dem Träger oder dessen Beauftragten am Ende eines Kalenderjahres oder bei Übergabe der Kassengeschäfte zur Prüfung vorzulegen.

10.2

₁Unabhängig davon hat der Träger oder dessen Beauftragter nicht nur das Recht, sondern auch die Pflicht, mindestens einmal jährlich einen Kassensturz durchzuführen. ₂Dieser ist im Kassenbuch zu vermerken, ein entsprechendes Protokoll (Muster s. Anlage 3) ist zu fertigen und als Anlage zu den Kassenbelegen zu nehmen.

10.3

₁Das Kassenbuch und sämtliche Belege unterliegen in vollem Umfang dem Prüfungsrecht durch die Revision beim Erzbischöflichen Ordinariat. ₂Ferner steht dem Dekan im Rahmen seiner Dienstaufsicht gemäß § 5 Absatz 5 und § 6 Absatz 2 Ziffer 1 des Dekanats-Statuts vom 8. Januar 1980 (ABl. S. 277) ein Einsichtsrecht zu.

11. Inkrafttreten

11.1

Die vorstehenden Grundsätze sind ab dem Kindergartenjahr 1995/96, spätestens ab 1. Januar 1996 verbindlich.

11.2

₁Für die Vordrucke¹#

• Beitragsliste (Anlage 1),
• Übergabeprotokoll (Anlage 2),
• Kassensturzprotokoll (Anlage 3)

fügen wir in der Anlage Muster bei. ₂Diese können bei Bedarf per Fotokopie vervielfältigt werden.