Ausführungsbestimmungen zum Hinweisgebersystem

1 Zu einer positiven und offenen Organisationskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und organisationsinterner Regelungen. 2 Wesentlich ist, dass Fehlverhalten frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt wird. 3 Dafür bedarf es der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, auf Regelverstöße hinzuweisen. 4 Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Behebung von Missständen. 5 Hinweisgebenden Personen ist daher größtmöglicher Schutz zu garantieren, so dass ihnen durch die Meldung keine ungerechtfertigten Nachteile entstehen. 6 Gleichzeitig haben Betroffene und Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, Anspruch auf angemessenen Schutz.

7 In der Handreichung „Kirchliche Corporate Governance (KCG) – Grundsätze guter Finanzwirtschaft in deutschen (Erz-)Bistümern“ des Verbands der Diözesen Deutschlands (VDD), wird die Implementierung von Hinweisgebersystemen als Instrument des Corporate Compliance empfohlen.

8 Mit dem „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (HinSchG) hat der staatliche Gesetzgeber zudem eine rechtlich verbindliche Regelung in Bezug auf ein Hinweisgebersystem getroffen.

9 In Erfüllung dieser gesetzlichen Verpflichtung sowie der genannten Empfehlung folgend wurde in § 8 des Statuts des Rechnungshofs eine Interne Meldestelle für Hinweise über Complianceverstöße geschaffen und ein Hinweisgebersystem eingeführt. 10 Die vorliegenden Ausführungsbestimmungen ergänzen das als staatliches Gesetz zu beachtende HinSchG sowie § 8 des Status des Rechnungshofs und treffen diesbezüglich nähere Regelungen.

Über den persönlichen Anwendungsbereich des HinSchG hinaus gelten § 8 des Statuts des Rechnungshofs sowie diese Ausführungsbestimmungen auch für Meldungen, die im Zusammenhang mit einer ehrenamtlichen Tätigkeit stehen oder durch externe Personen erfolgen.

Über den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG hinaus gelten § 8 des Statuts des Rechnungshofs sowie diese Ausführungsbestimmungen auch für Meldungen über sonstige Verstöße gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinterne Regelungen.

Es stehen folgende Meldewege zur Verfügung:

Soweit das HinSchG keine gesonderte Regelung trifft, gilt das Kirchliche Datenschutzgesetz (KDG), wobei § 16 KDG mit der Maßgabe gilt, das eine Unterrichtung später erfolgen oder unterbleiben kann, wenn dies die ordnungsgemäße Bearbeitung des Hinweises beeinträchtigen würde.

( 1 ) Für Meldungen von Verstößen nach § 8 des Statuts des Rechnungshofs sowie dieser Ausführungsbestimmungen, die nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, gilt das HinSchG entsprechend, sofern keine abweichende Regelung getroffen ist.

( 2 ) § 7 Absatz 1 und Absatz 3 Satz 1 und 3, §§ 19 bis 31 und § 40 HinSchG finden keine Anwendung.

( 1 ) Von den Regelungen dieser Ausführungsbestimmungen bleibt die Möglichkeit, Meldungen über den Dienstweg an unmittelbare Ansprechpersonen wie Vorgesetzte, Organvertreter oder sonstige Verantwortliche abzugeben, unberührt.

( 2 ) 1 Die Empfänger von Meldungen sind verpflichtet, den Eingang des Hinweises zu bestätigen, die Angelegenheit zu bewerten, der Hinweisperson den notwendigen Schutz zukommen zu lassen insbesondere diese vor ungerechtfertigten Nachteilen in Folge des Hinweises zu bewahren und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. 2 Das Vorgehen ist unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren.

( 3 ) Sollte die unmittelbare Ansprechperson der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die zuständige Person oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert.

( 4 ) Die Vorschriften des HinSchG finden abweichend von § 5 keine Anwendung.