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602

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05.01.2023

Grundsätze für die örtliche Rechnungsführung

vom 11. Februar 1992

(ABl. 1992, S. 311), zuletzt geändert am 21. Januar 2021 (ABl. 2021, S. 36)

Allgemeines

1 Im Rahmen ihrer Befugnisse und Verpflichtungen zur Verwaltung des örtlichen Kirchenvermögens (siehe §§ 4, 6 und 8 des III. Teiles der Kirchlichen Vermögensverwaltungsordnung – KVO III –) sind Stiftungsrat und Pfarrer (Pfarradministrator) auch für die örtliche Rechnungsführung verantwortlich (vgl. auch can. 1279, 1284 CIC).

2 Die nachfolgenden Grundsätze für die örtliche Rechnungsführung regeln im Vorgriff auf eine endgültige Ordnung des örtlichen Haushalts- und Rechnungswesens insbesondere das Verfahren für den rechnerischen Nachweis der beim Pfarramt anfallenden Einnahmen und Ausgaben. 3 Sie gelten auch für Gelder, die außerhalb des Pfarramtes durch rechtlich unselbständige Einrichtungen der Kirchengemeinde (z. B. Bildungswerk, Altenwerk) bzw. durch im Auftrag der Kirchengemeinde handelnde Arbeitskreise und Gruppen (z. B. Perukreis, Ministranten) verwaltet werden. 4 Hinsichtlich dieser Gelder ist, da sie zum örtlichen Kirchenvermögen gehören, eine Zuständigkeit des Stiftungsrates gegeben (§ 8 KVO III).

1. Kirchengemeinderechnung

( 1 ) 1 Alle Ausgaben, welche die Kirchengemeinde betreffen, sind grundsätzlich durch den

Rechner
(Verrechnungsstelle bzw. örtlicher Rechner)

zu vollziehen.

2 Die Überweisung solcher Zahlungen über das Pfarramtskonto und die anschließende Verrechnung mit dem Rechner sind unnötig und dienen nicht der Entlastung des Kassenbuchführers.

( 2 ) Barzahlungen zu Lasten der Kirchengemeinde sind auf unumgängliche Fälle zu beschränken (z. B. Postzustellgebühren, kleinere Barauslagen usw.).

( 3 ) 1 Die zum Vollzug der Einnahmen und Ausgaben in der Kirchengemeinde-Rechnung notwendigen Zahlungsanordnungen sind in der vorgeschriebenen Form durch den Vorsitzenden des Stiftungsrates oder durch eine hierzu durch Stiftungsratsbeschluss bevollmächtigte Person (§ 23 KVO III) zu erteilen. 2 Die Erteilung der Vollmacht bedarf der Schriftform, die Vollmachtsurkunde ist von zwei Mitgliedern des Stiftungsrates, darunter der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende, zu unterzeichnen, mit dem Dienstsiegel zu versehen und sodann dem Erzbischöflichen Ordinariat zur Genehmigung vorzulegen (§ 23 Absatz 3 KVO III i. V. m. § 7 Absatz 1 Ziffer 19 KVO V).

( 4 ) 1 Für den Auftrag zur Verwaltung von Geldern außerhalb des Pfarramtsbereiches (z. B. durch unselbständige Einrichtungen der Kirchengemeinde oder durch im Auftrag der Kirchengemeinde handelnde Arbeitskreise oder Gruppen) sind ebenfalls die Vorschriften des § 23 KVO III zu beachten.

2 In die Beauftragungen ist der Hinweis aufzunehmen, dass der jeweilige Verantwortliche (Rechner) dem Stiftungsrat die ordnungsgemäße Geschäftsführung/Geldverwaltung jährlich nachzuweisen hat.

( 5 ) 1 Die Regelungen des Absatz 4 gelten nicht für selbständige Vereinigungen innerhalb der Kirchengemeinde (z. B. Kolping, KAB, DJK, Pfadfinder, KLJB, CAJ), gleich, ob sie Rechtspersönlichkeit besitzen oder nicht. 2 Die Zuständigkeit für die Verwaltung von Geldern solcher Vereinigungen liegt bei den hierfür zuständigen Verantwortlichen oder Organen. 3 Sofern solche Vereinigungen Zuschüsse aus dem Haushalt der Kirchengemeinde erhalten, hat der Stiftungsrat zu regeln, in welcher Form die Verwendung dieser Zuschüsse gegenüber der Kirchengemeinde nachzuweisen ist.

( 6 ) 1 Die gemäß § 23 KVO III erteilten Beschlüsse sind zusammen mit einer Aufstellung, aus der alle außerhalb des Pfarramtes geführten Konten mit den jeweiligen Kontenbevollmächtigten ersichtlich sind, als Anlage zum Pfarramtskassenbuch aufzubewahren.

2 Der Stiftungsrat hat sich regelmäßig von der ordnungsgemäßen Verwaltung der außerhalb der Kirchengemeinde-Rechnung bzw. des Pfarramtes verwalteten Gelder zu überzeugen.

2. Einnahmen und Ausgaben im Bereich des Pfarramts

( 1 ) Alle im Verfügungsbereich des Pfarramts eingehenden Einnahmen und Erträge, z. B. Klingelbeutel, Spenden, Kollekten usw. und deren Ablieferungen, sowie die unumgänglichen örtlichen Zahlungen (Barzahlungen und Überweisungen) sind in einem

Kassenbuch

aufzuzeichnen.

( 2 ) Alle Zahlungen sind zu belegen (Rechnungen, Quittungen, Abrechnungsdurchschriften mit der Verrechnungsstelle bzw. dem örtlichen Rechner).

( 3 ) 1 Bei Aufbereitung des Kassenbuchs mittels eines EDV-Programms müssen die Daten regelmäßig gesichert sowie mindestens einmal auf Monatsende ausgedruckt und abgeschlossen werden. 2 Außerdem muss gewährleistet sein, dass im Fall längerer Abwesenheit oder bei Wechsel des Pfarrers oder sonstigen Beauftragten die Daten jederzeit einer entsprechenden Vertrauensperson im Bereich des Pfarramts bzw. den Beauftragten der Ortsrevision beim Erzbischöflichen Ordinariat zugänglich sind. 3 Ein etwaiges „Passwort“ ist beim Dekan zu hinterlegen. 4 Das verwendete EDV-System muss dem herkömmlichen Standard entsprechen.

3. Bewirtschaftungsgrundsätze

( 1 ) Die örtlich verwalteten Gelder sind

sorgfältig, wirtschaftlich und sparsam

zu verwalten.

( 2 ) Die an die Verrechnungsstelle bzw. den örtlichen Rechner und die Erzbischöfliche Kollektur weiterzuleitenden Gelder sind monatlich abzurechnen.

4. Kassenbestand – Kapitalkonten

( 1 ) 1 Für den unbaren Zahlungsverkehr ist ein Girokonto bei einem Geldinstitut oder Postgiroamt einzurichten. 2 Das Konto lautet auf den Titel

„Kath. Kirchengemeinde____________________
– Pfarramtskasse –“

3 Der Bestand auf dem Girokonto des Pfarramts ist möglichst gering zu halten.

4 Einem Bediensteten der Kirchengemeinde (z. B. Pfarrsekretärin) kann Unterschriftsvollmacht über Konten der Kirchengemeinde nur gemeinsam mit einer weiteren vom Stiftungsrat benannten Person, die nicht gemäß § 10 KVO III gehindert ist dem Stiftungsrat anzugehören, erteilt werden. 5 Einem Bediensteten der Kirchengemeinde darf jedoch keine rechtsgeschäftliche Vollmacht erteilt werden (§ 23 Absatz 2 Satz 2 KVO III).

( 2 ) 1 In der Pfarramtskasse darf kein Vermögen angesammelt werden. 2 Sammelgelder, Zuwendungen und Spenden werden mit Entgegennahme Bestandteil des örtlichen Kirchenvermögens und stehen damit der Kirchengemeinde zu. 3 Nicht zum örtlichen Kirchenvermögen gehören

1. Gelder aus Sammlungen und Kollekten aufgrund bischöflicher Anordnung gemäß can. 1266 CIC,

2. Treugut, das den Geistlichen als Amtsträgern von den Gebern für caritative oder seelsorgliche Aufgaben zur freien Verfügung oder für einen bestimmten, außerhalb der Vermögensverwaltung liegenden Zweck überlassen worden ist.

( 3 ) Zweckspenden sind möglichst zeitnah und ggf. in Abschlagszahlungen an die zentrale Kirchengemeinde-Rechnung bei der Verrechnungsstelle bzw. bei dem örtlichen Rechner abzuführen.

( 4 ) 1 Kapitalkonten zählen zum Kassenbestand.

2 Abhebungen von Kapitalkonten dürfen nur unbar, d. h. über ein kirchliches Girokonto abgewickelt werden.

( 5 ) Im Deckblatt des Kassenbuchs oder einer Beilage sind alle im Pfarramtsbereich bestehenden Giro- und Kapitalkonten mit genauer Bezeichnung und Kontonummer aufzuführen.

5. Kassenabschlüsse

( 1 ) 1 Kassenzeitraum ist das Kalenderjahr.

2 Zur Erleichterung der gemäß Ziffer 3 Absatz 2 einzuhaltenden monatlichen Abrechnungen sind regelmäßig auf Ende des Monats Zwischenabschlüsse durchzuführen. 3 Dabei ist der tatsächliche Kassenbestand (Kassen-Istbestand) zu ermitteln und im Kassenbuch dem buchmäßigen Bestand (Kassen-Sollbestand) gegenüberzustellen. 4 Unstimmigkeiten sind abzuklären. 5 Geringfügige Differenzen können im Kassenbuch ausgebucht werden.

( 2 ) 1 Nach Abschluss des Monats Dezember sind die Monats-Ergebnisse – vermindert um die jeweiligen Überträge des Kassenbestandes – in einer Jahres-Gesamtübersicht zusammenzufassen. 2 Sodann ist das Kassenbuch abzuschließen und vom Vorsitzenden des Stiftungsrates unterschriftlich zu bestätigen, dass die Eintragungen vollständig sowie sachlich und rechnerisch richtig sind.

6. Kassenübergabe

( 1 ) 1 Bei einem Pfarrerwechsel ist das Kassenbuch abzuschließen und dem Nachfolger zu übergeben. 2 Die Übergabe ist im Kassenbuch zu vermerken und gleichzeitig ist von allen Beteiligten ein Übergabeprotokoll gemäß Anlage 1 zu fertigen und unterschriftlich anzuerkennen.

( 2 ) Außerdem zeichnet der stellvertretende Vorsitzende des Stiftungsrates das Übergabeprotokoll mit „Gesehen...“ unterschriftlich ab.

7. Aufbewahrungsfristen

1 Bis zum Erlass einer allgemeinen Regelung über Aufbewahrungsfristen für kirchliche Akten usw. gelten für die örtliche Rechnungsführung folgende Fristen: Das Kassenbuch ist dauernd aufzubewahren. 2 Die Belege sowie die Kontoauszüge usw. sind 7 Jahre aufzubewahren, mindestens jedoch bis zur Prüfung der zeitgleichen Kirchengemeinderechnung durch die Revision des Erzbischöflichen Ordinariats.

8. Prüfungsrecht – Einsichtnahme in das Kassenbuch

( 1 ) 1 Das Kassenbuch und die Belege unterliegen in vollem Umfang dem Prüfungsrecht durch die Revision beim Erzbischöflichen Ordinariat. 2 Ferner steht dem Dekan im Rahmen seiner Dienstaufsicht gemäß § 5 Abs. 5 und § 6 (2) Ziff. 1 des Dekanats-Status vom 8. Januar 1980 (Amtsblatt S. 277) ein Einsichtsrecht zu.

( 2 ) Der Stiftungsrat hat das Recht und die Pflicht, Einsicht in das Pfarramtskassenbuch einschließlich der Belege zu nehmen.

9. Inkrafttreten, Kassenbuch

( 1 ) Nach den vorstehenden Grundsätzen ist ab 1. März 1992 zu verfahren.

( 2 ) 1 Das empfohlene Kassenbuch incl. Musterkassenbuch mit Buchungsbeispielen ist beim BADENIA-Verlag (Postfach 21 02 48, 7500 Karlsruhe 21) zu beziehen (Bestell-Nr. 2210 bis 2217).

2 Das neue Kassenbuch tritt an Stelle des bisherigen Kollektenbuchs.

( 3 ) 1 Falls im Einzelfall notwendig, kann stattdessen eine andere Kassenbuchform mit mehr Spalten (z. B. ein amerikanisches Journal) verwendet werden. 2 Voraussetzung hierfür ist, dass auch hierbei alle Geldbewegungen und die Geldbestände in der vorgeschriebenen Weise vollständig erfasst werden sowie die regelmäßigen Kassenabschlüsse eingehalten werden.

( 4 ) Die gemäß Anlage 2 abgedruckten Erläuterungen zum Kassenbuch sind Bestandteil dieser Rechnungsgrundsätze.

Anlage 1

Katholisches Pfarramt St. ____________________ in ____________________ ____________________

Übergabe der Pfarramtskasse bzw. örtlichen kirchlichen Gelder

Übergabeprotokoll

1.

Anlass: Dienstwechsel des Pfarrgeistlichen

in ____________________

zum ____________________

2.0

Das Kassenbuch des Pfarramts weist lt. Kassenabschluss

vom ____________________

folgenden Stand aus:

‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗€

Dieser Bestand gliedert sich wie folgt auf:
– ggfs. Untergliederung auf besonderem Blatt –

2.1

Girokonto Nr.

____________________

____________________€

Bezeichnung:

____________________

bei:

____________________

2.2

Sparkonto Nr.

____________________

____________________€

Bezeichnung:

____________________

bei:

____________________

2.3

Barbestand im Pfarrhaus:

____________________€

____________________

Gesamtsumme:

‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗‗€

2.4

Weitere kirchliche Gelder sind nicht vorhanden.

2.5

Die Richtigkeit und Vollständigkeit der oben aufgeführten örtlichen kirchlichen Geldbestände wird hiermit bestätigt.

2.6

[1]Die Sparbücher und das Bargeld sind im Kassenschrank verwahrt. Sie werden hiermit dem neuen Pfarrer/Pfarradministrator als zuständigem Verwalter zu treuen Händen übergeben. Der Empfang wird hiermit bestätigt.

2.7

Ebenso wird die Übergabe des Kassenbuchs einschließlich der sonstigen Aufzeichnungen an den neuen Pfarrer/Pfarradministrator bestätigt.

3.

Fahrnisse im Pfarrhaus

3.1

[2]Ein Verzeichnis über die zum Kircheneigentum zählenden Fahrnisse im Pfarrhaus liegt vor. Die Richtigkeit der aufgeführten Gegenstände wird hiermit bestätigt.

3.2

[3]Ein solches Fahrnisverzeichnis ist nicht vorhanden. Zur Verdeutlichung werden folgende Geräte im Pfarrhaus/Pfarrbüro als kirchliches Eigentum genannt und die richtige Übergabe an den Amtsnachfolger bestätigt:

____________________

____________________

____________________

____________________

____________________

____________________

3.3

Bei besonders wertvollen Gegenständen im Pfarrhaus (künstlerischer Ausstattungsbereich, z. B. Bilder, Figuren o. ä.) sind diese im Folgenden namentlich aufzuführen:

____________________

____________________

____________________

____________________

4.

Bemerkungen:

____________________

____________________

Für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieses Protokolls:

____________________, den ____________________

Übergebender:

Übernehmender:

Gesehen:
Stellvertretender Vorsitzender des Stiftungsrats

____________________

____________________

____________________

Anlage 2

Erläuterungen zum Kassenbuch

1.0

Sämtliche Geschäftsvorfälle beim Pfarramt (Einnahmen und Ausgaben) sind in diesem Kassenbuch zu erfassen. Die Verpflichtung zur genauen Rechnungsführung und Rechnungslegung ergibt sich aus can. 1279 und 1284 ff. CIC.

Die Buchungen erfolgen jeweils in der Kontrollspalte und entsprechend dem Verwendungszweck in der entsprechenden Sachspalte. Sie sind erst dann vorzunehmen, wenn die betreffenden Einnahmen und Ausgaben abgewickelt werden (Ist-Prinzip).

2.0

Klingelbeutel- und Spendengelder, Erträge aus örtlichen Veranstaltungen und dgl. werden an die zentrale Kirchengemeinde-Rechnung weitergeleitet. Die Erträge der Diözesan-Kollekten sind nach dem Kollektenplan an die Erzbischöfliche Kollektur abzuliefern.

3.0

Örtlich verwaltete Geldmittel (z. B. Spenden caritativer Art, Zeitschriftengelder usw.) werden als Bestand der Pfarramtskasse nachgewiesen.

4.0

Das Messstipendienbuch steht als Hilfskassenbuch zur Verfügung.

5.0

Zur Abwicklung weiterer Umsätze (z. B. Schriftenstand) sind auf der Einnahmen- und Ausgabenseite weitere, nicht belegte Spalten eingerichtet.

6.0

Bei Eröffnung des Kassenbuchs sind alle örtlichen Geldbestände (Girokonten, Sparkonten und sonstige Kapitalanlagen sowie alle Bargelder) als Saldo-Vortrag zu übernehmen (Spalte 8 und Spalte 7) (siehe Eröffnungsvortrag Januar 1991 im Musterkassenbuch).

7.1

Kassenzeitraum ist das Kalenderjahr, wobei im Hinblick auf die gemäß Ziffer 2 oben abzuführenden Gelder jeweils „monatliche Zwischenabschlüsse“ zu bilden sind.

Dabei sind spätestens auf Ende des Monats die an die Kirchengemeinde-Rechnung und die Erzbischöfliche Kollektur abzuliefernden Gelder abzurechnen.

7.2

Das Ablieferungs-Soll an die Kirchengemeinde-Rechnung errechnet sich im Regelfall aus den Summen der Einnahmen Spalte 1 und 2 abzüglich etwaiger Ausgaben Spalte 13 (vgl. Abrechnung Januar 1991 im Musterkassenbuch):

Einnahmen Spalte 1:

965 €

Einnahmen Spalte 2:

4557 €

Ausgaben Spalte 13:

33 €

Ablieferungs-Soll = Ablieferungs-Hat Januar 1991:

5489 €

In Ausnahmefällen können Ablieferungsreste des laufenden Monats bzw. der Vormonate das Ablieferungs-Soll vermindern oder erhöhen (vgl. Abrechnungen Februar und März 1991 im Musterkassenbuch).

7.3

Das Ablieferungs-Soll an die Erzbischöfliche Kollektur ergibt sich im Regelfall aus der Summe der Einnahmen Spalte 3 – ggf. vermindert um bereits abgeführte Kollekten – (vgl. Abrechnung im Musterkassenbuch Ende Januar 1991):

Einnahmen Spalte 3 = Ablieferung Spalte 14: 850 €.

Auch hier sind bei Ablieferungsresten analog Ziffer 7.2 oder in sonstigen Sonderfällen (z. B. bei der Kollekte der Fastenopferwoche und der Kollekte zur Förderung der Pfarrbüchereien) „Abweichungen“ möglich.

7.4

Danach ist der Sollbestand des Kassenbuchs (Summe der Einnahmen abzüglich der Ausgaben) dem Ist-Bestand der Pfarramtskasse (Barbestand + Bankguthaben) gegenüberzustellen (siehe Abrechnung im Musterkassenbuch Ende Januar 1991).

8.0

Etwaige Unstimmigkeiten sind sofort aufzuklären. Geringfügige Differenzen (unter 10 Euro) können durch eine Ausgleichsbuchung in Spalte Sonstige Einnahmen bzw. Sonstige Ausgaben bereinigt werden.

9.0

Der vorhandene Kassenbestand wird in den nächsten Abrechnungszeitraum/Monat vorgetragen (Spalte 8 und Spalte 7, vgl. Übertrag im Musterkassenbuch für Februar 1991).

10.0

10.0 Am Jahresende sind die Monats-Umsätze der einzelnen Spalten – vermindert um den jeweils vorgetragenen Kassenbestand – in einer Gesamtübersicht darzustellen (vgl. Muster Kassenbuch).

[1]

Nichtzutreffendes streichen!

[2]

Nichtzutreffendes streichen!

[3]

Nichtzutreffendes streichen!